Medical Department Support Officer

Position Overview

Join MSF OCG as a Medical Department Support Officer. Unterstützen Sie den medizinischen Direktor und den stellvertretenden medizinischen Direktor, um das effektive und effiziente Funktionieren der medizinischen Abteilung sicherzustellen, indem Sie Aktivitäten koordinieren, Informationen verwalten und Entscheidungsprozesse erleichtern.

Verantwortlichkeiten

• Planung, Koordination und Unterstützung der Abteilung
  • Beitragen zur Entwicklung, Konsolidierung und Überwachung von jährlichen und mehrjährigen medizinischen Plänen, Fahrplänen und strategischen Orientierungen.
  • Präsentationen, Berichte, Informationsnotizen und Synthesedokumente vorbereiten und strukturieren, um die Entscheidungsfindung und Kommunikation auf Abteilungs- und Institutionsebene zu unterstützen.
  • Abteilungs- und intersektorale Meetings organisieren, koordinieren und nachverfolgen, einschließlich der Vorbereitung von Agenden, Dokumentation und Protokollverfolgung.
  • Die Organisation von Workshops, Seminaren und strategischen Meetings in Genf koordinieren und sicherstellen, dass logistische und administrative Vorbereitungen getroffen werden.
  • Sicherstellen, dass transversale Plattformen und Foren, die medizinische, operationale und strategische Themen behandeln, ordnungsgemäß funktionieren.
• Information und medizinisches Wissensmanagement
  • Die systematische Sammlung, Organisation und Archivierung der Projektbesuchsberichte der medizinischen Berater koordinieren und sicherstellen, dass eine strukturierte Speicherung und Zugänglichkeit gewährleistet ist.
  • Den jährlichen medizinischen Berichterstattungsprozess koordinieren, einschließlich der Planung von Beiträgen, Zusammenstellung von Eingaben, Strukturierung von Inhalten und Sicherstellung der Qualitätskontrolle.
  • Gemeinsame Repositories, Datenbanken und Werkzeuge, die mit medizinischen Prioritäten, Projekten, Missionen und Feldaktivitäten verbunden sind, pflegen und aktualisieren.
  • Die Briefing- und Debriefing-Prozesse des medizinischen Personals im Feld organisieren und koordinieren, um einen angemessenen Informationsfluss mit relevanten medizinischen Referenten sicherzustellen.
  • Die Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter innerhalb der medizinischen Abteilung aus administrativer und koordinierender Perspektive unterstützen.
• Transversale Projekte und Analysen
  • Transversale Dossiers und Initiativen, die vom medizinischen Direktor oder stellvertretenden medizinischen Direktor delegiert wurden, nachverfolgen und sicherstellen, dass Fortschritte und Koordination zeitgerecht erfolgen.
  • Quantitative und qualitative Daten zu medizinischen Aktivitäten, Prioritäten und operationale Trends sammeln, analysieren und synthetisieren.
  • Analytische Ergebnisse wie Notizen, Zusammenfassungen und Dashboards vorbereiten, um die strategische und operationale Entscheidungsfindung zu unterstützen.
  • Zur Entwicklung, Verbesserung und Überwachung von Werkzeugen beitragen, die die Umsetzung medizinischer Strategien unterstützen.
• Humanressourcen – administrative Unterstützung
  • HR-bezogene administrative Prozesse innerhalb der medizinischen Abteilung koordinieren, einschließlich Positionsmanagement und Vertragsnachverfolgung.
  • Mit HR für Stellenanzeigen, Vorauswahl von Kandidaten und Organisation von Interviews kommunizieren.
  • Nachverfolgung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen, Reiseplanung und anderen administrativen Anforderungen sicherstellen.
  • Überwachung und Validierung von Abwesenheitsaufzeichnungen, Ausgaben und administrativen Dokumenten gemäß internen Verfahren.
• Finanzen und Budgetüberwachung
  • Zur Vorbereitung und Überwachung des Budgets der medizinischen Abteilung beitragen.
  • Budgetverbrauch verfolgen und proaktiv Inkonsistenzen oder potenzielle Risiken identifizieren.
  • Rechnungen und Ausgaben im Zusammenhang mit Abteilungsaktivitäten kontrollieren, überprüfen und validieren.
• Lernen, Veranstaltungen und externe Kontakte
  • Als Ansprechpartner für die Organisation, Koordination und Nachverfolgung medizinischer Konferenzen, Seminare und Lernveranstaltungen fungieren.
  • Die Verbindung zu internen MSF-Abteilungen und, wenn erforderlich, externen Interessengruppen, Beratern und Institutionen sicherstellen.
  • Die Zusammenarbeit mit den Teams für Lernen und Entwicklung bei medizinischen Einarbeitungsprozessen, Schulungsaktivitäten und strategischen Initiativen unterstützen.

Qualifikationen

• Kaufmännisches Angestelltenzertifikat (CFC), Zertifikat als Executive Assistant oder gleichwertig, kombiniert mit relevanter Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Ein Hochschulabschluss (Bachelor oder Master) in Public Health, Gesundheitswissenschaften, Internationalen Beziehungen, Humanitären Studien oder einem verwandten Bereich wird als Vorteil angesehen.
• Erfahrung in einer Koordinations-, Unterstützungs- oder leitenden Verwaltungsrolle innerhalb eines komplexen Umfelds.
• Erfahrung im Informationsmanagement, in der transversalen Unterstützung oder in Projektkoordinationstätigkeiten.
• Erfahrung in multikulturellen und multidisziplinären Umgebungen.
• Frühere Erfahrung mit MSF oder einer ähnlichen humanitären Organisation ist von Vorteil.
• Fließende Englisch- und Französischkenntnisse (mündlich und schriftlich) sind zwingend erforderlich; zusätzliche Sprachen werden als Vorteil angesehen.
• Starke organisatorische, planungs- und priorisierungsfähigkeiten.
• Starke analytische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Informationen zu synthetisieren.
• Beherrschung gängiger IT-Tools, einschließlich Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint.
• Gutes Verständnis des humanitären Kontexts ist von Vorteil.
• Starke Fähigkeit, über mehrere Interessengruppen und Funktionen hinweg zu koordinieren.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig effektiv zur Teamdynamik beizutragen.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig unter Zeitdruck zu managen.
• Starke Sensibilität für multikulturelle Umgebungen und Übereinstimmung mit den Werten und Prinzipien von MSF.

Beschäftigungsbedingungen

• Vollzeitstelle (40h/Woche), 100%.
• Unbefristeter Vertrag.
• Arbeitsort: Genf, Schweiz.
• Ideales Startdatum: 1. September 2026.
• Bruttojahresgehalt (für 100%): von CHF 87.372 bis CHF 100.608.
• Bezahlter Urlaub: 25 Tage pro Jahr, anteilig, plus anwendbare Schweizer Feiertage.
• Pensionskasse: 3/4 von MSF, 1/4 von den Mitarbeitern getragen.
• Umzugshilfe für berechtigte Kandidaten verfügbar.

Chancengleichheitserklärung

MSF ist eine inklusive, nicht diskriminierende Organisation, die Bewerbungen aus allen Hintergründen, Überzeugungen und Identitäten begrüßt. Alle Bewerber werden Referenzprüfungen unterzogen.