Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Einführung und Nutzung des e-Procurement-Tools für eine reibungslose Benutzererfahrung.
- Unternehmen: Ärzte ohne Grenzen (MSF) - eine internationale, unabhängige humanitäre Organisation.
- Vorteile: Festanstellung mit flexibler Arbeitszeit und einem unterstützenden Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Beschaffungsprozesse in einer globalen Organisation und mache einen echten Unterschied.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung im Bereich Beschaffung oder IT.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Standort: Irgendein MSF-Büro
Vertrag: Befristeter Vertrag zu 80% oder 100%
Dauer: 12 Monate
Beginn: ASAP
Bewerbungsfrist: 9. August 2026
Vergütung und Leistungen: MSF bietet das C&B-Paket an, das in der MSF-Einheit, die den Vertrag abschließt, aktuell ist.
MSF INTERNATIONAL
Ärzte ohne Grenzen (MSF) ist eine internationale, unabhängige, medizinische humanitäre Organisation, die Nothilfe für Menschen leistet, die von bewaffneten Konflikten, Epidemien, Gesundheitsausgrenzung und Naturkatastrophen betroffen sind. MSF bietet Hilfe ausschließlich basierend auf Bedarf und unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlecht oder politischer Zugehörigkeit an.
POSITIONSHINTERGRUND
Die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ist eine kritische Aktivität für die MSF-Operationen und macht etwa die Hälfte der Ausgaben von MSF aus. Daher hat MSF in den letzten Jahren erhebliche Anstrengungen unternommen, um die Beschaffungsfunktion zu stärken und neu zu organisieren, was zur Schaffung der Global Procurement Unit (GPU) geführt hat. Das Hauptziel der GPU ist es, die Beschaffungsaktivitäten zu optimieren und die Einhaltung, Effizienz und Risikomanagement zu erhöhen.
Die Rolle der Global Procurement Unit innerhalb des MSF International Office besteht darin, globale Beschaffungsstrategien zu leiten, die Beschaffungsbemühungen in der Organisation zu koordinieren und die Entwicklung der Beschaffungsfunktion in allen MSF-Einheiten zu unterstützen, um effizient zur sozialen Mission von MSF beizutragen.
Als Teil der Global Procurement Unit wird der E-Procurement System Officer:
- Hierarchisch an den Procurement System Project Manager berichten
- Funktional an den Global Procurement Processes & Systems Manager berichten
- Eng mit dem E-Procurement System Implementation Officer, GPU-Teams und MSF-Einheiten sowie Softwareanbieter-Supportteams zusammenarbeiten
- Mit Benutzern und anderen Interessengruppen zusammenarbeiten
ZWECK DER STELLE
Das Ziel dieser Rolle ist es, die effektive Einführung, Akzeptanz und Stabilisierung von MePP (MSF e-Procurement Portal) zu unterstützen, indem der Fokus auf Datenmigration, Benutzersupport, Schulung, Dokumentation und Systemqualität gelegt wird. Die Rolle ist stark daten- und operationsorientiert und trägt zu einer reibungslosen Benutzererfahrung und kontinuierlichen Verbesserung des Tools bei.
HAUPTAUFGABEN
Roll-out und Implementierungsunterstützung
- Unterstützung beim Roll-out des e-Procurement-Tools für neue Einheiten und Benutzergruppen
- Hilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Go-Live- und Hypercare-Aktivitäten
- Folgen definierter Rollout-Schritte und Verbesserung des Rollout-Kits und der Vorlagen basierend auf den gesammelten Erfahrungen
- Unterstützung der Koordination mit internen Stakeholdern und dem Softwareanbieter-Team
Datenmigration und Datenqualität
- Unterstützung bei der Sammlung, Bereinigung und Migration von Daten (Benutzer, Lieferanten, Verträge, grundlegende Systemdaten)
- Durchführung von Datenprüfungen zur Sicherstellung von Vollständigkeit, Konsistenz und Genauigkeit
- Erstellung von Werkzeugen und Prozessen zur Bewertung und Verbesserung der Datenqualität
- Überwachung der Datenqualität nach dem Go-Live und Meldung von Problemen oder Inkonsistenzen
- Unterstützung von Korrekturen und Verbesserungen zusammen mit dem Projektteam und dem Softwareanbieter
Benutzersupport
- Erster Ansprechpartner für Benutzer während der Hypercare-Phase
- Beantwortung von Benutzerfragen, Fehlersuche bei grundlegenden Problemen und Protokollierung von Fehlern oder Vorfällen
- Nachverfolgung gemeldeter Probleme und Koordination mit dem Softwareanbieter zur Lösung
- Verfolgung wiederkehrender Probleme und Unterstützung bei der Identifizierung praktischer Verbesserungen
Schulung, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung
- Unterstützung bei der Benutzeranmeldung, Schulungen und Systemdemos
- Pflege und Vereinfachung der Benutzerdokumentation und -leitfäden (einschließlich Übersetzungen)
- Unterstützung bei Tests, Fehlerbehebungen und laufenden Systemverbesserungen
- Pflege des funktionalen Konfigurationsleitfadens
Praktische / Technische Kenntnisse
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Beschaffung, Lieferkette, IT oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung
- Etwa 2–3 Jahre Erfahrung in einer operativen oder unterstützenden Rolle innerhalb einer komplexen Organisation
- Erfahrung in der Unterstützung oder Teilnahme an einem Systemrollout, Systemsupport oder Datenmigration (ERP, SRM, e-Procurement oder ähnliche Tools)
- Verständnis von Beschaffungs- oder Lieferkettenprozessen
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ist ein großer Vorteil
- Frühere Erfahrung bei MSF oder einer anderen NGO ist von Vorteil
Planung und Organisation
- Fähigkeit, tägliche Aufgaben zu organisieren und in einem Projektumfeld zu arbeiten
- Komfortabel im Umgang mit Checklisten, Aktionsverfolgern und Vorlagen
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und Fristen einzuhalten
- Sorgfältig und strukturiert im Umgang mit Daten und Systemkonfigurationen
Kommunikation und Einflussnahme
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Durchsetzungsvermögen
- Fähigkeit, in einem interkulturellen und funktionsübergreifenden Umfeld zu arbeiten
- Serviceorientierte Denkweise und Bereitschaft, Benutzer zu unterstützen
- Bereitschaft, Fragen zu stellen und Probleme bei Bedarf zu eskalieren
Praktische Anforderungen
- Starke Kenntnisse in Excel für Datenmanagement und -analyse; grundlegende PowerPoint-Kenntnisse sind von Vorteil
- Fließende mündliche und schriftliche Englischkenntnisse. Gute Kenntnisse in Spanisch und/oder Französisch sind ein großer Vorteil
Nur ausgewählte Kandidaten werden kontaktiert. Bei MSF setzen wir uns für eine inklusive Kultur ein, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeiter fördert und unterstützt. Wir begrüßen Bewerbungen von Personen aller Geschlechter, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Nationalitäten, Rassen, Religionen, Überzeugungen, Fähigkeitsstatus und aller anderen Diversitätsmerkmale.
MSF verpflichtet sich, Missbrauch, unangemessenes Verhalten, mangelnde Integrität und finanzielle Fehlverhalten in seiner Arbeit und seinen Pflegebereichen zu verhindern. MSF erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie sich zu diesem Engagement bekennen und ein Umfeld fördern, in dem Missbrauch und Fehlverhalten nicht toleriert werden.
Wir setzen uns dafür ein, Barrieren für Menschen mit spezifischen Zugangsbedürfnissen abzubauen. Wenn Sie eine Anpassung des Rekrutierungsprozesses benötigen, um für die Rolle in Betracht gezogen zu werden, lassen Sie es uns bitte zu Beginn des Auswahlprozesses wissen.
Hinweis: Alle Stellenangebote unterliegen Referenzprüfungen und angemessenen Screening-Prüfungen. Mit der Einreichung einer Bewerbung bestätigt der Bewerber sein/ihr/ihr Verständnis dieser Rekrutierungsverfahren.
E-Procurement System Officer Arbeitgeber: Médecins Sans Frontierès
Médecins Sans Frontières ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive Arbeitsumgebung in einem multikulturellen Umfeld fördert. In unserem Büro in Genf bieten wir nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt und großzügige Urlaubstage, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und ein starkes Engagement für inklusive Praktiken. Hier haben Sie die Chance, einen bedeutenden Einfluss auf die HR-Strategien zu nehmen und Teil einer Organisation zu sein, die sich für humanitäre Hilfe einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so E-Procurement System Officer erhalten könntest
✨Networking in der Einkaufswelt
Nutze spezielle Einkaufs- und Beschaffungs-Events oder Messen, um direkt mit Firmen wie Médecins Sans Frontierès in Kontakt zu treten. Diese Events sind perfekt, um persönliche Beziehungen aufzubauen und deine Motivation direkt zu zeigen.
✨Finde deine Chance über Praktikumsprogramme
Viele Unternehmen im Einkaufsbereich bieten spezielle Praktikumsprogramme an, die dir den Einstieg ermöglichen. Halte Ausschau nach solchen Angeboten bei Médecins Sans Frontierès und zögere nicht, deren Karriere-Website regelmäßig zu besuchen.
✨Werde aktiv in Online-Communities
Schau dir Plattformen wie XING oder LinkedIn an, auf denen du dich in Einkaufs-Communities einbringen kannst. Hier kannst du Freunde treffen, die bereits in der Branche sind, und von ihren Erfahrungen lernen – unabdingbar für deinen Erfolg!
✨Direkte Bewerbung auf befristete Stellen
Wenn du eine Stelle bei Médecins Sans Frontierès siehst, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website! Befristete Stellen sind oft sehr gefragt und schnell vergeben, also zögere nicht, deine Bewerbung einzureichen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um E-Procurement System Officer mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deinen Verhandlungsskill!:Im Einkauf und in der Beschaffung sind starke Verhandlungsfähigkeiten super wichtig. Achte darauf, dass du in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele anführst, wo du erfolgreich Verträge ausgehandelt oder Kosten gesenkt hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst und direkt umsetzbare Erfahrungen mitbringst.
Referenzen und Nachweise sind Gold wert:Wenn du Zertifikate oder Nachweise über Weiterbildungen im Bereich Einkauf hast, pack die unbedingt mit in deine Bewerbung! Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern auch deine Fachkenntnis. Hierauf wollen die Arbeitgeber in der befristeten Anstellung besonders achten.
Motivation und Lernbereitschaft zeigen:Bei einer befristeten Anstellung ist es wichtig, dass du deine Motivation und Lernpotential im Anschreiben zum Ausdruck bringst. Erkläre, warum du gerade bei Médecins Sans Frontierès arbeiten möchtest und wie du dich in der Zeit weiterentwickeln willst. Das kann echt den Unterschied machen.
Präzision im Lebenslauf:Im Einkauf kommt es auf Details an! Pass deine Aufzählungen im Lebenslauf an, ohne Floskeln, aber präzise und klar. Fokus auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Stelle passen – das macht einen Unterschied! Und vergiss nicht, dich über unser Portal zu bewerben, da sind alle Details gut sichtbar!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Médecins Sans Frontierès vorbereitet
✨Kenntnis von Verhandlungen
Einkauf und Beschaffung sind ganz stark auf Verhandlungen angewiesen. Mach dich also mit den gängigen Verhandlungstechniken vertraut. Im Interview könnten wir gefragt werden, wie wir bei einer bestimmten Situation mit Lieferanten verhandeln würden.
✨Analytische Fähigkeiten zeigen
Einkauf erfordert ein gutes Gespür für Zahlen und Daten. Mach dich mit gängigen Analysetools vertraut, wie z.B. Excel oder spezielle Software, die in der Branche genutzt wird. Sei bereit, konkrete Beispiele für deine bisherigen Analysen oder Strategien zu geben.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Da es sich um einen befristeten Vertrag handelt, wollen die Arbeitgeber wissen, wie gut wir uns schnell in neue Strukturen und Prozessen einfühlen können. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du dich in der Vergangenheit schnell auf Veränderungen eingestellt hast.
✨Teamarbeit betonen
Einkauf ist oft teamorientiert. Wir sollten Beispiele parat haben, die zeigen, wie wir erfolgreich in Teams gearbeitet und dabei vielleicht auch interdisziplinäre Zusammenarbeit gefördert haben. Das zeigt, dass wir nicht nur für uns selbst, sondern auch für das gesamte Team einen Mehrwert bringen können.
