Customer Support Specialist (w/m/d)

Als Customer Support Specialist bei medflex bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden (Kliniken, MVZs und Praxen) und sorgst dafür, dass sie unsere KI Patientenanfrage Software effizient, zufrieden und erfolgreich nutzen. Du verstehst die Probleme unserer Kunden wirklich, denkst mit, erkennst Zusammenhänge und bringst proaktiv Lösungen ein. Dabei kombinierst du starke Kommunikationsfähigkeiten mit technischer Affinität und einem Blick für Verbesserungspotenziale. In dieser Rolle gestaltest du aktiv die Weiterentwicklung unseres Supports hin zu einem echten Premium Service mit Fokus auf Geschwindigkeit, Qualität und erstklassige Kundenbetreuung. Du hast ein Auge für Details und hilfst uns unsere hohen Standards lückenlos zu halten. Läuft etwas nicht optimal, ergreifst du die Initiative, genau das zu ändern.

Deine Aufgaben

• Du betreust unsere Kunden (Praxen, MVZs, Kliniken) über verschiedene Kanäle (Telefon, E-Mail, ggf. Chat) und sorgst für eine schnelle und lösungsorientierte Bearbeitung ihrer Anliegen über First Level Support hinaus.
• Du analysierst Probleme eigenständig, statt sie vorschnell weiterzugeben, und findest nachhaltige Lösungen.
• Du gehst souverän mit kritischen oder emotionalen Kundensituationen um und deeskalierst professionell.
• Du priorisierst Anfragen auch unter Zeitdruck und bei parallelen Themen.
• Du erkennst wiederkehrende Probleme und nimmst mit, wie Prozesse verbessert oder automatisiert werden können.
• Du arbeitest eng mit Produkt, Tech und anderen Teams zusammen und fungierst als wichtige Schnittstelle im Unternehmen.
• Du hilfst dabei, interne Prozesse, Tools und Wissensdatenbanken kontinuierlich zu verbessern.
• Du bringst dich in Testing-/QA-Themen ein (z. B. Nachvollziehen von Bugs, strukturierte Weitergabe an Tech).

Das bringst du mit

• Erfahrung im Customer Support oder in einer vergleichbaren kundenorientierten Rolle.
• Optional: Erfahrung im Health-/MedTech-Umfeld (z. B. Klinik, Praxis, MFA oder Digital Health Unternehmen).
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke: klar, empathisch und lösungsorientiert.
• Eine außergewöhnliche Fähigkeit, auch in stressigen oder schwierigen Situationen ruhig und professionell zu bleiben.
• Analytisches Denken und echtes Interesse daran, Probleme zu verstehen (nicht nur zu “bearbeiten”).
• Eine hohe Eigenverantwortung und Proaktivität.
• Technisches Grundverständnis bzw. hohe Affinität für Softwareprodukte.
• Freude an direktem Kundenkontakt, auch telefonisch.
• Erfahrung mit Tools wie CRM-Systemen (z. B. HubSpot), Ticketing-Systemen, Jira oder Confluence.
• Must have: Deutschkenntnisse auf Muttersprachen Niveau.
• Nice to have: Erfahrung mit QA/Testing oder technischen Prozessen.

Warum medflex?

medflex revolutioniert die digitale Kommunikation zwischen Arztpraxis und Patient. Mit innovativen KI-Lösungen automatisieren wir Abläufe, entlasten Teams im Alltag und schaffen ein smarteres, schnelleres und moderneres Praxiserlebnis. Wir arbeiten an der technologischen Spitze und entwickeln Lösungen, die den Praxisalltag wirklich verändern.

Deine Benefits

• Ein Produkt mit echtem Impact im Gesundheitswesen.
• Ein hochmotiviertes Team, das Innovation lebt.
• Flexible Arbeitszeiten und Remote-First-Mentalität.
• Raum für deine Ideen und Mitgestaltung.
• Startup-Spirit mit professioneller Struktur.
• 30 Tage Urlaub.

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Erzähl uns, warum du perfekt zu unserem Customer Service Team passt – wir sind gespannt!