Office Manager (m/f/d) | part-time

Sind Sie serviceorientiert, ein starker Kommunikator und in der Lage, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten? Genießen Sie es, Büroprozesse zu koordinieren und Menschen zu helfen, ohne sich aus der Ruhe bringen zu lassen? Bevorzugen Sie die Arbeit vor Ort in einer Büroumgebung? Wir suchen einen Office Manager für unseren Standort Hamburg-Altona, der so schnell wie möglich in einer unbefristeten Teilzeitstelle (50%) oder als Werkstudent (20 Stunden/Woche) bis zum 30. April 2027 beginnt.

Ihre Mission

• Telefonempfang & Kommunikation: Sie sind der erste Ansprechpartner am Telefon, beantworten Anrufe professionell und leiten sie zuverlässig weiter. Sie bearbeiten kleinere Anfragen selbstständig und effizient. Bei komplexeren Angelegenheiten leiten Sie diese strukturiert an die zuständigen Teams weiter. Sie kommunizieren klar, freundlich und selbstbewusst – auch in Situationen, die Durchsetzungsvermögen oder eine ruhige, autoritative Präsenz erfordern.
• Reise- & Terminorganisation: Sie unterstützen die Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Buchungen und der Beantragung erforderlicher Dokumente wie A1-Zertifikate für internationale Reisen.
• Büro- & Standortmanagement: Sie bearbeiten die tägliche Post (eingehend und ausgehend). Sie organisieren und koordinieren externe Dienstleister, z.B. die Terminvereinbarung mit Handwerkern. Sie übernehmen vor Ort Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Betrieb des Standorts. Sie verwalten und bestellen Büromaterialien für unsere deutschen Standorte.
• Prozessdokumentation: Sie dokumentieren Ihre Arbeitsabläufe strukturiert und halten bestehende Prozesse aktuell, klar und effizient. Sie tragen aktiv zur Verbesserung der Arbeitspraktiken und zur Schaffung von Transparenz bei.

Ihr Profil

• Sie haben erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in einer vergleichbaren Rolle nach erfolgreichem Abschluss einer relevanten Berufsausbildung gesammelt.
• Für die Werkstudentenstelle: Sie sind eingeschriebener Student (m/w/d), idealerweise im Bereich Wirtschaft oder einem ähnlichen Fach, und stehen von Montag bis Freitag für 4 Stunden pro Tag zur Verfügung.
• Sie haben ein sicheres Auftreten am Telefon und genießen den Kontakt mit Menschen.

Warum iPoint die beste Wahl für Sie ist

• Compliance UND Nachhaltigkeit – beides können wir.
• Arbeiten, wo Sie wollen – ob im mobilen Büro oder im Ausland, standortunabhängige Arbeitsmodelle sind unser Standard.
• Ermächtigendes Arbeitsumfeld – das Führungsteam hat einen kollaborativen, authentischen Stil, der einen Rahmen bietet, der Autonomie ermöglicht, während es immer für Unterstützung und Anleitung verfügbar ist.
• Arbeiten Sie mit einem leistungsstarken, leidenschaftlichen Team, das gerne eine gute Zeit hat.
• Sie sind es wert – fairer und wettbewerbsfähiger Lohn und Leistungen.
• Wir wachsen. Und Sie auch – wir unterstützen Sie auf Ihrem persönlichen Karriereweg, um Ihre beruflichen Entwicklungsziele und Ihre Lebensvision zu erreichen.
• Lassen Sie uns feiern – wir nutzen Veranstaltungen, um Erfolge gemeinsam mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen zu feiern.

iPoint Software aus Leidenschaft, Nachhaltigkeit aus Überzeugung – das treibt uns an. Wir sind der beste Partner für digitalisierte Lebenszyklen wirklich nachhaltiger Produkte.