Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite und entwickle die Office Management Prozesse in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH, ein innovativer Telekommunikationsspezialist in Berlin.
- Vorteile: Attraktive Mitarbeiterbenefits, flexible Arbeitszeiten und modernes Büro mit Dachterrasse.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum.
- Warum dieser Job: Gestalte die Employee Experience und arbeite eng mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Mehrjährige Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Über uns
Medialine Communications GmbH ist Spezialist im Bereich der Telekommunikation mit Schwerpunkt Microsoft Teams Telefonie, Contact-Center, KI, Voicebots / Chatbots, SIP-Trunking, Videosystemen und weiteren Produkten aus diesem Bereich. Über ein indirektes Vertriebsmodell stellt die Medialine diese Lösungen den Unternehmensschwestern der Medialine Group und externen Partnern zur Verfügung.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- Unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- Kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- Koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
Profil
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- Ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- Sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- Sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- Vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- Sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Wir bieten
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- Hohe Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- Modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- Modernste Büro- und IT-Ausstattung
- Attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit
In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.
Kontakt
Bei Fragen wende Dich gerne an Ina Zimmermann Medialine Group / Recruiting & Bewerbermanagement
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine Communications
Die Medialine Communications GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine langfristige Perspektive in einem stabilen und wachsenden Unternehmen bietet. Mit einem modernen Büro in Berlin, flexiblen Arbeitszeiten und einer wertschätzenden Unternehmenskultur fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und zahlreiche Mitarbeiterbenefits wie JobRad und Urban Sports Club Mitgliedschaften.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Schau dir die Messen an!
In der Telekommunikation gibt es regelmäßig Messen und Konferenzen, wie zum Beispiel die ANGA COM. Hier kannst du direkt mit Unternehmen ins Gespräch kommen, die nach neuen Talenten suchen. Pack ein paar Visitenkarten ein und geh in die Networking-Sessions – das kann deine Chancen erheblich erhöhen!
✨Engagier dich in Fachcommunities!
Such dir Online-Communities oder lokale Gruppen, die sich mit Netzwerktechnik beschäftigen. Plattformen wie XING oder spezielle Foren sind top, um Kontakte zu knüpfen und vielleicht sogar Empfehlungen zu erhalten. Wenn du in den Austausch mit Gleichgesinnten trittst, bist du dem nächsten Jobangebot viel näher!
✨Nutze Online-Kurse zur Skill-Verbesserung!
Setz dich aktiv mit den aktuellen Technologien auseinander und bilde dich weiter! Plattformen wie Coursera oder Udemy bieten tolle Kurse in Netzwerktechnik an. Ein paar neue Skills in deinem Repertoire können bei Bewerbungsgesprächen ein echter Pluspunkt sein!
✨Bewirb dich direkt über unsere Webseite!
Vergiss nicht, die Stellenangebote auf unserer Seite zu durchsuchen und direkt bei Medialine Communications zu bewerben. Wir suchen leidenschaftliche Talente, die in der Telekommunikation durchstarten wollen. Über die Webseite hast du die besten Chancen, gesehen zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Technische Fähigkeiten hervorheben:In der Telekommunikation und Netzwerktechnik sind spezifische technische Skills gefragt. Vergiss nicht, deine Kenntnisse in Bereichen wie Netzwerktopologien, Protokollen oder auch bestimmte Zertifikate wie CCNA im Lebenslauf auffällig zu platzieren. Das zeigt deinem künftigen Arbeitgeber, dass du genau weißt, wovon du redest!
Projekte und praktische Erfahrungen:Wenn du in der Vergangenheit an Projekten gearbeitet hast, die etwas mit Telekommunikation oder Netzwerktechnik zu tun hatten, erwähne diese unbedingt! Praktische Erfahrungen sind Gold wert und zeigen, dass du nicht nur Theorie, sondern auch praktische Anwendungen beherrschst.
Anpassung des Bewerbungsanschreibens:Dein Anschreiben sollte klar machen, warum du in die Telekommunikation möchtest und was dich an der Stelle bei Medialine Communications reizt. Betone deine Lernbereitschaft und deine Motivation, dich weiterzuentwickeln – das ist für eine Vollzeitstelle besonders wichtig.
Einführung deiner soft skills:Neben harten technischen Fähigkeiten suchen viele Unternehmen auch nach soft skills wie Teamarbeit und Problemlösungsfähigkeiten. Mach deutlich, wie du in einem Team gearbeitet hast und welche Herausforderungen du gemeistert hast, um deine Eignung für ein Vollzeitteam bei Medialine Communications zu unterstreichen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medialine Communications vorbereitet
✨Technisches Know-how zeigen
Bereite dich darauf vor, technische Fragen zu Netzwerktechniken zu beantworten. Wir sollten uns mit Themen wie Routing-Protokollen, Netzwerksicherheit und VPNs auskennen, denn das sind oft Schlüsselthemen in der Telekommunikations-Branche. Vielleicht kannst du auch spezifische Tools wie Wireshark oder Cisco IOS erwähnen, um deine Expertise zu belegen.
✨Praktische Beispiele parat haben
Denke an konkrete Projekte oder Herausforderungen, die du in der Vergangenheit gelöst hast. Wir sollten das Interview nutzen, um zu zeigen, wie wir in vergangenen Erfahrungen komplizierte Netzwerkinstallationen oder -probleme gemeistert haben. Das gibt den Interviewern einen direkten Einblick in unsere praktische Trouble-Shooting-Fähigkeiten.
✨Wissen, worauf es in Vollzeit ankommt
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, sollten wir auch darüber sprechen, wie wir uns langfristig in das Team einbringen wollen. Es ist sinnvoll, sich darüber Gedanken zu machen, wie viele Projekte wir gleichzeitig managen können oder wie wir unsere Weiterbildung in der sich schnell entwickelnden Telekommunikationslandschaft planen.
✨Fragen zu Trends und Entwicklungen
Zeige Interesse an aktuellen Trends wie 5G-Technologien oder IoT-Anwendungen. Wir können während des Interviews gezielte Fragen stellen, um zu zeigen, dass wir nicht nur die Grundlagen beherrschen, sondern auch die Richtung, in die sich die Branche bewegt, im Blick haben. Das kommt immer gut an!
