Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite und entwickle die Office Management Prozesse in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH – ein innovativer Telekommunikationsspezialist in Berlin.
- Vorteile: Attraktive Mitarbeiterbenefits, modernes Büro und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und einem kollegialen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Employee Experience und arbeite eng mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Über uns Medialine Communications GmbH ist Spezialist im Bereich der Telekommunikation mit Schwerpunkt Microsoft Teams Telefonie, Contact-Center, KI, Voicebots / Chatbots, SIP-Trunking, Videosystemen und weiteren Produkten aus diesem Bereich. Über ein indirektes Vertriebsmodell stellt die Medialine diese Lösungen den Unternehmensschwestern der Medialine Group und externen Partnern zur Verfügung.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 30–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- Unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- Kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- Koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
Profil
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- Ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- Sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- Sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- Vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- Sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Wir bieten
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- Modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- Modernste Büro- und IT-Ausstattung
- Attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit
In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.
Kontakt
Bei Fragen wende Dich gerne an: Ina Zimmermann Medialine Group / Recruiting & Bewerbermanagement
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine Communications
Die Medialine Communications GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine langfristige Perspektive in einem stabilen und wachsenden Unternehmen bietet. Mit einem modernen Büro in Berlin, flexiblen Arbeitszeiten und einer wertschätzenden Unternehmenskultur fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und zahlreiche Mitarbeiterbenefits wie JobRad und Urban Sports Club Mitgliedschaften.
