Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite und entwickle die Office Management Prozesse für einen reibungslosen Büroalltag.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH, ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen in Berlin.
- Vorteile: Langfristige Perspektive, modernes Büro, flexible Arbeitszeiten und attraktive Mitarbeiterbenefits.
- Weitere Informationen: Kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv die Employee Experience in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen. Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
- langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- modernste Büro- und IT-Ausstattung
- attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
- flexible Gestaltung der Arbeitszeit
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine-Eurotrade-Ag-1
Die Medialine Communications GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine langfristige Perspektive in einem stabilen und wachsenden Unternehmen bietet. Mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur, kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Maß an Eigenverantwortung fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem profitieren die Angestellten von modernen Bürobedingungen in Berlin, flexiblen Arbeitszeiten und attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad und Urban Sports Club Mitgliedschaften.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar bei Medialine Communications GmbH. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vernetzt bist.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends im Office Management und bringe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du so gleich einen Eindruck von unserem Unternehmen gewinnen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen positiven ersten Eindruck zu gewinnen.
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können den Eindruck schmälern, den du hinterlassen möchtest.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medialine-Eurotrade-Ag-1 vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Medialine Communications GmbH und ihre Dienstleistungen genau zu verstehen. Schau dir ihre Website an, lies über aktuelle Projekte und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu ihren Zielen passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert und Prozesse optimiert hast.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an den Office Manager zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu aktuellen Projekten sind immer gut!
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und einen positiven ersten Eindruck hinterlässt. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine freundliche Ausstrahlung können viel bewirken. Denke daran, dass du nicht nur deine Fähigkeiten, sondern auch deine Persönlichkeit präsentierst.
