Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Office Management und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: Medialine Communications GmbH, ein etabliertes ITK-Unternehmen in Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, modernes Büro und attraktive Mitarbeiterbenefits.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv die Employee Experience.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20–40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgaben
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales‑Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace‑Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- Unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office‑Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- Kontinuierliche Optimierung von Office‑ und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- Koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO‑Zertifizierungen
Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- Ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- Sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- Sehr guter Umgang mit IT‑ und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- Vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior‑Mitarbeitenden, Azubis oder Office‑Teams
- Sehr gute Organisations‑ und Multitasking‑Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Benefits
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- Hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
- Modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
- Modernste Büro‑ und IT‑Ausstattung
- Attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Medialine Group
Die Medialine Communications GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine langfristige Perspektive in einem stabilen und wachsenden Unternehmen bietet. Mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur, flexiblen Arbeitszeiten und modernen Bürobedingungen in Berlin, einschließlich Homeoffice-Möglichkeiten, fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und zahlreiche Zusatzleistungen wie JobRad und Urban Sports Club Mitgliedschaften.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Medialine Communications GmbH und überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Office Management am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Zeig deine Motivation!:Erkläre uns, warum du genau bei Medialine arbeiten möchtest und was dich an der Position als Office Manager reizt. Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medialine Group vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Medialine Communications GmbH und ihre Dienstleistungen genau zu verstehen. Schau dir ihre Website an, lies über aktuelle Projekte und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu ihren Zielen passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Da die Position des Office Managers viel Verantwortung mit sich bringt, ist es wichtig, dass du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat hast. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Prozesse optimiert oder ein Team geleitet hast, und sei bereit, diese im Gespräch zu teilen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
In der Rolle des Office Managers sind hervorragende Organisationsfähigkeiten gefragt. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben und zur effizienten Koordination von Abläufen betreffen. Vielleicht kannst du auch eine kleine Präsentation oder ein Organigramm vorbereiten, um deine Ansätze zu verdeutlichen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Das Interview ist nicht nur eine Gelegenheit für das Unternehmen, dich kennenzulernen, sondern auch für dich, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren. Stelle Fragen zu den Werten des Unternehmens, zur Zusammenarbeit im Team und zu den Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
