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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Drehscheibe für Kommunikation und Organisation im Klinikalltag.
- Arbeitgeber: Führende Klinik mit einem dynamischen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte den Klinikalltag aktiv mit und unterstütze wichtige medizinische Projekte.
- Gewünschte Qualifikationen: Matura oder gleichwertige Qualifikation, gute Englischkenntnisse und Teamfähigkeit.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem spannenden medizinischen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Zentrale Drehscheibe für Termine, Kommunikation und Abläufe im Klinikalltag. Schnittstelle zwischen medizinischem Team, Verwaltung und externen Partnern sowie Unterstützung bei Organisation, Administration und Forschungs- bzw. Lehrthemen.
- Organisation und Koordination: Zentrale Schnittstelle zwischen Ärzt:innen, Pflege, Verwaltung und Patient:innen
- Terminmanagement des Abteilungsleiters (Ambulanz, OP-Planung, Meetings, Lehrveranstaltungen, Kongresse)
- Planung von Besprechungen, Events, Fortbildungen, Kongressen und Workshops
- Dokumentation und Ablagemanagement
- Organisation von Unterlagen für OPs, Ambulanzen, Forschung und Lehre
- Personalverwaltung (Kongresse, Urlaube, Forschungszeit, Abwesenheiten)
- Korrespondenz und Kommunikation: Professionelle E-Mail- und Telefonkommunikation (intern & extern)
- Ansprechpartner:in für Studierende, Patient:innen und Kooperationspartner
- Vorbereitung von Protokollen und Briefen
- Rechnungswesen & Budget: Abwicklung von Dienstreisen
- Unterstützung bei Budgetverwaltung und Drittmittelprojekten
- Mitwirkung bei Abrechnungen und Kostenstellenverwaltung
- Forschung, Lehre: Unterstützung bei Forschungsprojekten und Anträgen
- Organisation von Studien, Meetings und wissenschaftlichen Events
- Koordination von Anfragen für das PJ und Fellowships/Observerships
Qualifikationen:
- Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
- Verständnis für medizinische Abläufe
- Betriebswirtschaftliches Verständnis
- Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kommunikative Kompetenz, hohe Serviceorientierung und freundliche teamorientierte Arbeitsweise
- Gute EDV-Kenntnisse (MS Office, KIS, AKIM, Datenbanken)
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Multitaskingfähigkeit, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
Vollbeschäftigte Sekretär:in der Abteilungsleitung, Klinische Abteilung für Transplantation Arbeitgeber: Medical University of Vienna
Kontaktperson:
Medical University of Vienna HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vollbeschäftigte Sekretär:in der Abteilungsleitung, Klinische Abteilung für Transplantation
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär:in der Abteilungsleitung bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob du mehr über die Abteilung erfahren kannst oder ob es Möglichkeiten gibt, dich vorzustellen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Klinik arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Klinik und die spezifischen Abläufe in der Abteilung für Transplantation. Zeige, dass du die zentrale Schnittstelle zwischen den verschiedenen Teams verstehst und bereit bist, diese Rolle zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben und sicherzustellen, dass deine Unterlagen direkt an die richtige Stelle gelangen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vollbeschäftigte Sekretär:in der Abteilungsleitung, Klinische Abteilung für Transplantation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen, damit wir sehen, dass du die richtige Person für unser Team bist.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Mach es konkret!: Erzähle uns von deinen Erfahrungen und Fähigkeiten, die direkt mit der Stelle zu tun haben. Wenn du schon mal in einer ähnlichen Position warst oder relevante Projekte geleitet hast, dann bring das zur Sprache! Wir lieben konkrete Beispiele.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Medical University of Vienna vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Stelle vertraut. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation, Kommunikation und Multitasking zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Kompetenzen anschaulich zu präsentieren und machen einen bleibenden Eindruck.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Klinik. Frag nach den Herausforderungen, die die Abteilung aktuell hat, oder nach Möglichkeiten zur Weiterbildung – das kommt immer gut an!
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine freundliche Ausstrahlung. Deine Körpersprache sollte offen und selbstbewusst sein. Ein Lächeln und Augenkontakt können viel bewirken und helfen, eine positive Atmosphäre im Gespräch zu schaffen.