Secrétaire responsable de Centre CDI à 100%

Responsabilités

• Vous êtes secrétaire médicale responsable, notre partenaire un centre de renom dans le canton du Valais est à la recherche d'un secrétaire médicale responsable de centre pour un CDI à 100 % : poste à pourvoir dès le mois de Juin 2026.

Management quotidien

• Animer, mobiliser et fédérer l'équipe autour des objectifs du service.
• Organiser et animer les réunions d'équipe régulières (colloques).
• Assurer la communication descendante et ascendante au sein de l'équipe.
• Être à l'écoute des collaborateurs, détecter les difficultés et y apporter des solutions.
• Prévenir et gérer les conflits, promouvoir un climat de travail harmonieux.

Gestion des ressources

• Établir et optimiser le planning de l'équipe (présences, vacances, absences).
• Valider les demandes de congés et gérer les absences imprévues.
• Participer au recrutement des nouveaux secrétaires (immersion, avis).
• Organiser la participation des secrétaires du site au Call Center groupe.
• Collaborer avec les autres Secrétaires Responsables du groupe en cas de manque d'effectifs pour optimiser et mutualiser les ressources.

Intégration et formation

• Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs à leur arrivée sur le centre.
• Coordonner avec la Responsable Formations pour la formation initiale.
• Accompagner les nouvelles arrivées après leur formation initiale (bilans mois 1, 2, 3) en suivant le plan d'intégration groupe.
• Identifier les besoins en formation continue de ses collaboratrices et les remonter à la Responsable Formations.

Garantir la qualité de l’accueil et du parcours patient

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients.
• Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R.
• Gérer les situations difficiles (plainte, mécontentement) avec diplomatie.
• Être le référent des réclamations patient sur le site.

Gestion des rendez-vous et plannings

• Planifier et optimiser les rendez-vous selon les ressources disponibles.
• Coordonner les urgences avec les équipes médicales.
• Gérer les annulations et reports en minimisant l’impact.
• Veiller à l’optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM.
• Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter les indisponibilités de planning.

Supprimer la gestion administrative et le back-office

• Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patients (assurances, documents).
• Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s’assurer des relances.
• Vérifier l’envoi des rapports médicaux aux prescripteurs et le suivi des relances.
• Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais).
• Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives.
• S’assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.).
• Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations).

Coordination de la participation de l’équipe au Call Center groupe

• Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe.
• Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center.
• S’assurer que les collaborateurs sont bien connectés selon le planning prévu.
• Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center.
• Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center.

Collaboration inter-services

• Travailler en étroite collaboration avec le TRM responsable et le radiologue responsable de centre.
• Participer à la veille prescripteur avec l’aide du radiologue responsable de centre.
• Participer aux réunions de coordination du centre (colloques inter-secteurs).
• Favoriser la communication et l’entraide entre secrétariats, TRM et radiologues.

Gestion courante

• Gérer la caisse du centre et les commandes (fournitures, consommables).
• Veiller à la bonne tenue et propreté des espaces d’accueil.
• Être l’interlocuteur privilégié pour les demandes organisationnelles du radiologue responsable de centre.

Gestion des locaux et sécurité

• Gérer les informations relatives aux locaux (accès, clés, badges, codes d’alarme).
• Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité, tenues professionnelles).
• Coordonner avec le propriétaire ou la régie pour les questions immobilières.
• Superviser les espaces communs (cave, stockage, archives).
• Veiller au respect des normes de santé et sécurité au travail (SST).
• Tenir à jour l’inventaire du matériel et mobilier du site.
• Signaler les problèmes techniques ou de sécurité aux services compétents.

Qualifications

• Diplôme de secrétaire médicale H/F ou CFC d’employé de commerce accepté.
• Formation en management appréciée.
• Expérience de 5 ans en secrétariat médical, idéalement en radiologie.
• Expérience souhaitée dans l’encadrement et l’animation d’une équipe ou capacité à le faire.
• Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical.
• Capacité d’analyse et sens des priorités.
• Connaissance du système de santé suisse.
• Capacité à prendre des décisions.
• Exemplarité et posture professionnelle.