Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team und sorge für einen reibungslosen Ablauf im medizinischen Sekretariat.
- Unternehmen: Renommierter Gesundheitsdienstleister im Kanton Wallis.
- Vorteile: Festanstellung, Vollzeit, attraktive Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit vielen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Patientenversorgung aktiv mit und führe ein engagiertes Team.
- Qualifikationen: Abschluss als medizinische/r Sekretär/in und mindestens 5 Jahre Erfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 6500 € pro Monat.
Détails
- Région : Valais
- Type de contrat : Fixe - Temps plein
- Secteur d'activité : Santé / Médecine
Vous Êtes Secrétaire Médicale Responsable, Notre Partenaire Un Centre De Renom Dans Le Canton Du Valais Est à La Recherche d'une secrétaire médicale responsable de centre pour un CDI à 100% à partir du mois de Juin 2026.
Description de la mission
- Management quotidien
- Animer, mobiliser et fédérer l'équipe autour des objectifs du service
- Organiser et animer les réunions d'équipe régulières (colloques)
- Assurer la communication descendante et ascendante au sein de l'équipe
- Être à l'écoute des collaborateur·rice·s, détecter les difficultés et y apporter des solutions
- Prévenir et gérer les conflits, promouvoir un climat de travail harmonieux
- Gestion des ressources
- Établir et optimiser le planning de l'équipe (présences, vacances, absences)
- Valider les demandes de congés et gérer les absences imprévues
- Participer au recrutement des nouveaux·elles secrétaires (immersion, avis)
- Organiser la participation des secrétaires du site au Call Center groupe
- Collaborer avec les autres Secrétaires Responsables du groupe en cas de manque d'effectifs pour optimiser et mutualiser les ressources
- Intégration et formation
- Assurer l'intégration des nouveaux·elles collaborateur·rice·s à leur arrivée sur leur centre
- Coordonner avec la Responsable Formations pour la formation initiale
- Accompagner les nouvelles arrivées après leur formation initiale (bilans mois 1, 2, 3) en suivant le plan d'intégration groupe
- Identifier les besoins en formation continue de ses collaboratrices et les remonter à la Responsable Formations
- Garantir la qualité de l'accueil et du parcours patient·e
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des patient·e·s
- Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R
- Gérer les situations difficiles (plaintes, mécontentements) avec diplomatie
- Être le·la référent·e pour les réclamations patient·e·s du site
- Gestion des rendez-vous et plannings
- Planifier et optimiser les rendez-vous selon les ressources disponibles
- Coordonner les urgences avec les équipes médicales
- Gérer les annulations et reports en minimisant l'impact
- Veiller à l'optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM
- Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter au maximum les indisponibilités de planning
- Superviser la gestion administrative et le back-office
- Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patient·e·s (assurances, documents)
- Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s'assurer des relances
- Vérifier l'envoi des rapports médicaux aux prescripteur·rice·s et le suivi des relances
- Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais)
- Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives
- S'assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.)
- Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations)
- Coordonner la participation de l'équipe au Call Center groupe
- Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe
- Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center
- S'assurer que les collaborateurs·rices sont bien connectées selon le planning prévu
- Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center
- Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center
- Collaboration inter-services
- Travailler en étroite collaboration avec le·la TRM responsable et le·la Radiologue Responsable de Centre
- Participer à la veille prescripteur avec l'aide du Radiologue Responsable de Centre
- Participer aux réunions de coordination du centre (colloques inter-secteurs)
- Favoriser la communication et l'entraide entre secrétariats, TRM et radiologues
- Gestion courante
- Gérer la caisse du centre et les commandes (fournitures, consommables)
- Veiller à la bonne tenue et propreté des espaces d'accueil
- Être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les demandes organisationnelles du·de la Radiologue Responsable de Centre
- Gestion des locaux et sécurité
- Gérer les informations relatives aux locaux (accès, clés, badges, codes d'alarme)
- Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité, tenues professionnelles)
- Coordonner avec le·la propriétaire ou la régie pour les questions immobilières
- Superviser les espaces communs (cave, stockage, archives)
- Veiller au respect des normes de santé et sécurité au travail (SST)
- Tenir à jour l'inventaire du matériel et mobilier du site
- Signaler les problèmes techniques ou de sécurité aux services compétents
Profil attendu
- Diplôme de secrétaire médicale H/F ou CFC d'employé de commerce accepté
- Formation en management appréciée
- Expérience de 5 ans en secrétariat médical (Idéalement en radiologie)
- Expérience souhaitée dans l'encadrement et l'animation d'une équipe ou capacité
- Excellente maîtrise des processus de secrétariat médicale
- Capacité d'analyse et sens des priorités
- Connaissance du système de santé Suisse
- Capacité à prendre des décisions
- Exemplarité et posture professionnelle
Secrétaire responsable de Centre CDI à 100% H/F Arbeitgeber: MEDICALIS
Unser Unternehmen im Gesundheitssektor bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem renommierten Zentrum im Kanton Wallis zu arbeiten, wo ein harmonisches Arbeitsklima und Teamgeist großgeschrieben werden. Wir fördern aktiv die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter:innen durch regelmäßige Schulungen und bieten eine umfassende Einarbeitung für neue Kolleg:innen. Genießen Sie die Vorteile eines unbefristeten Vollzeitvertrags in einer Region, die für ihre atemberaubende Natur und Lebensqualität bekannt ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Secrétaire responsable de Centre CDI à 100% H/F erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretärin bewirbst, schau dir die Website des Unternehmens an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Sprich mit Leuten aus der Branche, besuche Veranstaltungen oder Webinare. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Zeige, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten und deine Chancen auf den Job zu erhöhen. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secrétaire responsable de Centre CDI à 100% H/F mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach's persönlich!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, vergiss nicht, sie persönlich zu gestalten. Zeig uns, wer du bist und warum du die perfekte Wahl für die Stelle als Sekretärin bist. Ein bisschen Persönlichkeit macht den Unterschied!
Klar und strukturiert:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wir lieben es, wenn wir schnell die wichtigsten Infos finden können!
Bezug zur Stelle:Stell sicher, dass du in deinem Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingehst. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Das zeigt uns, dass du dich mit der Position auseinandergesetzt hast.
Bewerbung über unsere Website:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen! So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei MEDICALIS vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über den Centre CDI und dessen Werte. Zeige im Interview, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten im Management, in der Teamführung oder im Umgang mit Patienten unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu verdeutlichen.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren.
✨Präsentiere deine Soft Skills
In dieser Position sind Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit entscheidend. Betone deine Fähigkeit, Konflikte zu lösen und ein harmonisches Arbeitsumfeld zu fördern, um zu zeigen, dass du die richtige Person für das Team bist.
