Secrétaires responsable de Centre CDI à 100% H/F

Détails

• Région: Valais
• Type de contrat: Fixe - Temps plein
• Secteur d'activité: Santé / Médecine

Introduction: Vous êtes secrétaire médicale responsable, notre partenaire, un centre de renom dans le canton du Valais, est à la recherche d'une secrétaire médicale responsable de centre pour un CDI à 100%. Poste à pourvoir dès le mois de Juin 2026.

Description de la mission:

• Management quotidien: Animer, mobiliser et fédérer l'équipe autour des objectifs du service. Organiser et animer les réunions d'équipe régulières (colloques). Assurer la communication descendante et ascendante au sein de l'équipe. Être à l'écoute des collaborateur·rice·s, détecter les difficultés et y apporter des solutions. Prévenir et gérer les conflits, promouvoir un climat de travail harmonieux.
• Gestion des ressources: Établir et optimiser le planning de l'équipe (présences, vacances, absences). Valider les demandes de congés et gérer les absences imprévues. Participer au recrutement des nouveaux·elles secrétaires (immersion, avis). Organiser la participation des secrétaires du site au Call Center groupe. Collaborer avec les autres Secrétaires Responsables du groupe en cas de manque d'effectifs pour optimiser et mutualiser les ressources.
• Intégration et formation: Assurer l'intégration des nouveaux·elles collaborateur·rice·s à leur arrivée sur leur centre. Coordonner avec la Responsable Formations pour la formation initiale. Accompagner les nouvelles arrivées après leur formation initiale (bilans mois 1, 2, 3) en suivant le plan d'intégration groupe. Identifier les besoins en formation continue de ses collaboratrices et les remonter à la Responsable Formations.
• Garantir la qualité de l'accueil et du parcours patient·e: Assurer l'accueil physique et téléphonique des patient·e·s. Garantir un accueil bienveillant, professionnel et personnalisé selon les principes 3R. Gérer les situations difficiles (plaintes, mécontentements) avec diplomatie. Être le·la référent·e pour les réclamations patient·e·s du site.
• Gestion des rendez-vous et plannings: Planifier et optimiser les rendez-vous selon les ressources disponibles. Coordonner les urgences avec les équipes médicales. Gérer les annulations et reports en minimisant l'impact. Veiller à l'optimisation du taux de remplissage des agendas en coordination avec le responsable TRM. Se coordonner avec le responsable TRM pour limiter au maximum les indisponibilités de planning.
• Superviser la gestion administrative et le back-office: Contrôler la qualité et la complétude des dossiers patient·e·s (assurances, documents). Superviser le suivi des dossiers LAA (accidents) et s'assurer des relances. Vérifier l'envoi des rapports médicaux aux prescripteur·rice·s et le suivi des relances. Contrôler la qualité de la facturation (données correctes, délais). Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives. S'assurer du bon fonctionnement des outils (Xplore, Opale, Medical Connector, etc.). Assurer un suivi des points ouverts avec les responsables Service Groupe (Infrastructure, IT, RH, Finances, Communication, Opérations).
• Coordonner la participation de l'équipe au Call Center groupe: Organiser la participation des secrétaires du centre au Call Center groupe. Planifier les créneaux de présence en coordination avec la Responsable Call Center. S'assurer que les collaborateurs·rices sont bien connectées selon le planning prévu. Veiller au respect des procédures et consignes du Call Center. Remonter les difficultés ou besoins à la Responsable Call Center.
• Collaboration inter-services: Travailler en étroite collaboration avec le·la TRM responsable et le·la Radiologue Responsable De Centre. Participer à la veille prescripteur avec l'aide du Radiologue Responsable de Centre. Participer aux réunions de coordination du centre (colloques inter-secteurs). Favoriser la communication et l'entraide entre secrétariats, TRM et radiologues.
• Gestion courante: Gérer la caisse du centre et les commandes (fournitures, consommables). Veiller à la bonne tenue et propreté des espaces d'accueil. Être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les demandes organisationnelles du de la Radiologue Responsable De Centre.
• Gestion des locaux et sécurité: Gérer les informations relatives aux locaux (accès, clés, badges, codes d'alarme). Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité, tenues professionnelles). Coordonner avec le·la propriétaire ou la régie pour les questions immobilières. Superviser les espaces communs (cave, stockage, archives). Veiller au respect des normes de santé et sécurité au travail (SST). Tenir à jour l'inventaire du matériel et mobilier du site. Signaler les problèmes techniques ou de sécurité aux services compétents.

Profil attendu:

• Diplôme de secrétaire médicale H/F ou CFC d'employé de commerce accepté.
• Formation en management appréciée.
• Expérience de 5 ans en secrétariat médical (idéalement en radiologie).
• Expérience souhaitée dans l'encadrement et l'animation d'une équipe ou capacité.
• Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical.
• Capacité d'analyse et sens des priorités.
• Connaissance du système de santé Suisse.
• Capacité à prendre des décisions.
• Exemplarité et posture professionnelle.