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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Büroabläufe und unterstütze das Team bei verschiedenen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Megaforce ist ein global agierendes Unternehmen für temporäre Bauten und Eventlösungen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, moderne Ausstattung und regelmäßige Team-Events.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse mit und arbeite in einem herzlichen Team mit flachen Hierarchien.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Erfahrung im Office Management ist von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Megaforce ist ein international tätiges Unternehmen mit Standorten in Europa, Asien und Lateinamerika. Wir sind spezialisiert auf die Entwicklung und den Bau von temporären Bauten, Sonderkonstruktionen und modularen Systemen für Events, Messen und Großveranstaltungen weltweit. Unsere über 30-jährige Erfahrung macht uns zu einem der führenden Anbieter für temporäre Infrastrukturlösungen – von klassischen Bühnen bis hin zu komplexen Sonderbauten für internationale Veranstaltungen.
Als modernes Unternehmen legen wir großen Wert auf flache Hierarchien, offene Kommunikation und ein starkes Team, das sich gegenseitig unterstützt. Zur Verstärkung suchen wir einen Office Manager (m/w/d), der unsere Büroabläufe koordiniert und mitgestaltet.
- Büroorganisation & Verwaltung
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Pflege und Aktualisierung von Telefonlisten
- Koordination von Visitenkarten, Mail-Signaturen und Firmenschildern
- Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen
- Verwaltung und Instandhaltung der Büroausstattung (Drucker, Telefone, IT-Zubehör)
- Koordination von Reinigungspersonal, Handwerkern und externen Dienstleistern
- Ansprechpartner für Mietverträge, Versicherungen und Bürosicherheit (z.B. Brandschutz, Erste-Hilfe)
- Verbesserung des Workflows in der Büroorganisation
- Pflege des Bestellsystems für Büro- und Verbrauchsmaterial
- Event- & Meeting-Management
- Organisation von internen Meetings inkl. Catering
- Planung und Durchführung von Betriebsveranstaltungen
- Planung von Teamevents, Firmenausflügen und Workshops
- Koordination und Versand von Weihnachtskarten und Präsenten
- Onboarding & Mitarbeiterbetreuung
- Bereitstellung von Arbeitskleidung, Firmen-Equipment und Willkommenspaketen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Verwaltung von Firmengiveaways
- Kommunikation & Schnittstellenfunktion
- Versand und Verwaltung von Rund-Mailings
- Unterstützung bei internen und externen Anfragen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (z.B. HR, Einkauf, Buchhaltung)
- Reiseorganisation & Reisekostenmanagement
- Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnreisen für Mitarbeiter
- Verwaltung von Firmenkreditkarten und Spesenabrechnungen
- Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei Visaanträgen oder internationalen Reisedokumenten
- Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung für Führungskräfte
- Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Dokumenten
- Protokollführung bei Meetings
- Unterstützung bei vertraulichen und administrativen Aufgaben
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Verwaltung von Vorteil
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (internationale Kommunikation erforderlich)
- Spanischkenntnisse von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig
- Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
- Diskretion und Zuverlässigkeit, insbesondere bei sensiblen Themen
- Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten
Wir bieten ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Gestaltungsspielraum, ein offenes, herzliches Team mit flachen Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten, moderne Ausstattung und flexible Arbeitszeiten sowie regelmäßige Team-Events und Firmenveranstaltungen.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: MEGAFORCE Bühnen- und Veranstaltungstechnik GmbH
Kontaktperson:
MEGAFORCE Bühnen- und Veranstaltungstechnik GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Event- oder Büroorganisation tätig sind. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position als Office Manager bei uns haben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends im Bereich Büroorganisation und Eventmanagement. Zeige in Gesprächen, dass du auf dem neuesten Stand bist und innovative Ideen zur Verbesserung von Abläufen einbringen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Teamfähigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Branche! Informiere dich über Megaforce und unsere Projekte. Wenn du in einem Gespräch zeigst, dass du unsere Werte und Ziele teilst, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Megaforce und deren Tätigkeitsfeld. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Projekte und die spezifischen Anforderungen für die Position des Office Managers zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle des Office Managers wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Erfahrung im Büro-Management und deine Kommunikationsstärke.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verbesserung der Büroorganisation bei Megaforce beitragen können.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte darauf, dass die Sprache professionell und klar ist, insbesondere da sehr gute Englischkenntnisse gefordert werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei MEGAFORCE Bühnen- und Veranstaltungstechnik GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Büroorganisation vor
Da die Position des Office Managers stark auf Büroorganisation und Verwaltung fokussiert ist, solltest du dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung überlegen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen. Überlege dir, wie du Prozesse verbessert oder organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und zur Unterstützung interner sowie externer Anfragen betreffen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Hebe deine Sprachkenntnisse hervor
Da sehr gute Englischkenntnisse erforderlich sind und Spanischkenntnisse von Vorteil sind, solltest du während des Interviews deine Sprachfähigkeiten betonen. Wenn du internationale Erfahrungen hast, teile diese mit, um deine Eignung für die globale Ausrichtung des Unternehmens zu unterstreichen.
✨Demonstriere dein Organisationstalent
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig verwaltet hast. Zeige, wie du Prioritäten gesetzt und Fristen eingehalten hast.
