Kaufmännische Allroundkraft / Projektkoordination internationale Pflegefachkräfte (m/w/d) Teilzeit

Die Herbstfreude Stiftung GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main engagiert sich für Gesundheitsförderung und Prävention in der Pflege. Gemeinsam mit gesetzlichen Krankenkassen, Kommunen und Trägern entwickeln und realisieren wir praxisnahe und nachhaltige Gesundheitsangebote für Seniorinnen und Senioren sowie für Mitarbeitende in teilstationären und stationären Pflegeeinrichtungen. Im Mittelpunkt unserer bisherigen Arbeit stehen insbesondere die Bereiche Ernährung, Bewegung, Entspannung, Achtsamkeit und psychosoziale Gesundheit. Dabei geht es uns nicht um einzelne kurzfristige Maßnahmen, sondern darum, gesundheitsfördernde Strukturen nachhaltig in den Alltag von Pflegeeinrichtungen zu integrieren. Unser Leitgedanke: Pflege ist mehr als Versorgung. Sie bedeutet Beziehung, Fürsorge und Teilhabe.

Nun erweitern wir unser Engagement in der Pflege um ein neues Aufgabenfeld: Wir möchten Pflegeeinrichtungen, Seniorenheime, Kliniken und Krankenhäuser bei einer ihrer größten Herausforderungen unterstützen – der Gewinnung qualifizierter Pflegefachkräfte. Dafür bauen wir in Hessen einen neuen Bereich zur Gewinnung, Vermittlung und Begleitung internationaler Pflegefachkräfte auf. Unser Schwerpunkt liegt zunächst auf qualifizierten Pflegefachkräften aus Kerala/Indien. Dort arbeiten wir mit einer etablierten Akademie zusammen, die die Pflegekräfte bereits vor Ort auswählt und auf ihre Tätigkeit in Deutschland vorbereitet. Die sprachliche Qualifizierung erfolgt ebenfalls durch unseren Kooperationspartner in Kerala und gehört nicht zum Aufgabenbereich der ausgeschriebenen Stelle.

In Deutschland übernehmen wir insbesondere die Gewinnung geeigneter Arbeitgeber, die Koordination der erforderlichen Verfahren sowie die Begleitung der Pflegefachkräfte und der Einrichtungen bis zum erfolgreichen beruflichen Ankommen.

Für den Aufbau dieses neuen Tätigkeitsfeldes suchen wir eine erfahrene kaufmännische Allrounderin bzw. einen erfahrenen kaufmännischen Allrounder, die oder der Organisationstalent und kaufmännische Erfahrung mit ausgeprägter Kommunikationsstärke verbindet. Vorkenntnisse im Bereich internationale Pflegefachkräfte sind nicht erforderlich. Entscheidend sind fundierte Buchhaltungserfahrung, Organisationstalent, Freude am Kontakt mit Menschen und die Bereitschaft, sich intensiv in ein neues Themenfeld einzuarbeiten.

Ihre Aufgaben

• Die Position verbindet Akquise und Kommunikation, Projektkoordination sowie klassische kaufmännische Aufgaben und Buchhaltung.
• Ansprache und Betreuung von Pflegeeinrichtungen und Arbeitgebern
• Ein wesentlicher Teil Ihrer Aufgabe besteht darin, für unsere qualifizierten internationalen Pflegefachkräfte passende Arbeitgeber in Hessen und zunächst insbesondere im Rhein-Main-Gebiet zu gewinnen. Dazu gehören:
• aktive Ansprache und Akquise von Seniorenzentren, Pflegeeinrichtungen, Kliniken und Krankenhäusern
• telefonische und schriftliche Kontaktaufnahme mit Geschäftsführungen, Einrichtungsleitungen, Pflegedienstleitungen und Personalverantwortlichen
• Vorstellung unseres Angebots und unserer internationalen Pflegefachkräfte
• Ermittlung des konkreten Personalbedarfs der Einrichtungen
• Vereinbarung und Vorbereitung von Gesprächen und Präsentationsterminen
• Aufbau und kontinuierliche Pflege eines Netzwerks von interessierten Einrichtungen und Arbeitgebern
• konsequentes Nachhalten bestehender Kontakte und offener Gespräche
• Betreuung der Einrichtungen vom ersten Kontakt über die Auswahl geeigneter Pflegefachkräfte bis zu deren Arbeitsaufnahme
• Aufbau langfristiger und verlässlicher Beziehungen zu unseren Partnern
• Koordination der internationalen Pflegefachkräfte
• Gemeinsam mit unseren Partnern und den beteiligten Stellen koordinieren Sie die Prozesse von der Auswahl einer Pflegefachkraft bis zu ihrem Start beim zukünftigen Arbeitgeber. Dazu gehören insbesondere:
• Koordination von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
• Unterstützung und Nachhalten der administrativen Abläufe rund um berufliche Anerkennung und Einreise
• Kommunikation mit Behörden, Anerkennungsstellen und weiteren beteiligten Institutionen
• Abstimmung mit unserer Partnerakademie in Kerala
• Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen zwischen Pflegefachkräften und potenziellen Arbeitgebern
• regelmäßiger Kontakt zu den Pflegefachkräften während des gesamten Prozesses
• organisatorische Vorbereitung der Ankunft in Deutschland
• Unterstützung bei den notwendigen ersten Schritten nach der Ankunft
• Begleitung der Einrichtungen und Pflegefachkräfte in der ersten Phase des beruflichen Ankommens
• zuverlässige Dokumentation und Nachverfolgung jedes einzelnen Vermittlungs- und Anerkennungsprozesses
• Kaufmännische Organisation und Buchhaltung
• Neben dem neuen Projekt übernehmen Sie kaufmännische und administrative Aufgaben innerhalb der Herbstfreude Stiftung GmbH. Hierzu gehören unter anderem:
• laufende kaufmännische Organisation
• Aufgaben in Buchhaltung und Rechnungswesen
• vorbereitende Buchhaltung
• Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung
• Überwachung und Zuordnung von Zahlungseingängen
• Zuordnung und Kontrolle projektbezogener Kosten
• Pflege kaufmännischer Unterlagen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung effizienter interner Abläufe und Strukturen
• Fundierte praktische Buchhaltungserfahrung ist uns deshalb für diese Position besonders wichtig.

Wen wir suchen

Wir suchen ausdrücklich keine fertige Spezialistin bzw. keinen fertigen Spezialisten für die internationale Pflegekräftevermittlung. Das notwendige Fachwissen zu Anerkennungsverfahren, Fachkräfteeinwanderung und den besonderen Abläufen unseres Projekts kann erlernt werden. Was Sie dagegen bereits mitbringen sollten, ist ein solides kaufmännisches Fundament und die Fähigkeit, selbstständig, strukturiert und verbindlich mit sehr unterschiedlichen Menschen zu arbeiten. Sie passen besonders gut zu uns, wenn Sie:

• eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen,
• über mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischen und organisatorischen Tätigkeiten verfügen,
• fundierte praktische Erfahrung in Buchhaltung und Rechnungswesen besitzen,
• gerne telefonieren und keine Scheu davor haben, aktiv auf neue Ansprechpartner und Unternehmen zuzugehen,
• überzeugend, freundlich und verbindlich kommunizieren,
• Freude daran haben, Kontakte aufzubauen und Beziehungen langfristig zu pflegen,
• sehr gut organisieren können und auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick behalten,
• sorgfältig mit Dokumenten, Terminen und Fristen umgehen,
• selbstständig arbeiten und vereinbarte Aufgaben konsequent nachhalten,
• pragmatisch denken und bei Schwierigkeiten nach Lösungen suchen,
• sicher mit gängigen digitalen Büroanwendungen arbeiten und sich schnell in neue Systeme einfinden,
• Lust haben, sich intensiv in das neue Themengebiet internationale Pflegefachkräfte einzuarbeiten.

Erfahrungen aus den Bereichen Vertrieb/Akquise, Personal, Verwaltung, Pflege, Gesundheitswesen, Migration/Integration oder Projektkoordination sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Was für diese Position besonders wichtig ist

Wir suchen keine reine Sachbearbeitungskraft. Die Position braucht eine Persönlichkeit, die Struktur und Kommunikation miteinander verbindet: Jemanden, der eine Rechnung ebenso zuverlässig bearbeiten kann wie einen komplexen Anerkennungsprozess – und gleichzeitig gerne zum Telefon greift, um eine Einrichtungsleitung für unser Angebot zu interessieren. Sie haben mit sehr unterschiedlichen Menschen zu tun: mit Geschäftsführungen und Personalverantwortlichen von Pflegeeinrichtungen und Kliniken, mit internationalen Pflegefachkräften, unserer Partnerakademie in Kerala, Behörden und weiteren Institutionen. Dafür brauchen Sie Offenheit, Verbindlichkeit und die Fähigkeit, Dinge konsequent weiterzuverfolgen. Wenn ein Vorgang stockt oder ein Ansprechpartner nicht reagiert, sollte Ihr Impuls nicht sein, ihn abzulegen, sondern herauszufinden, wie es weitergehen kann.

Was wir bieten

Sie kommen bei uns nicht in eine fertig eingerichtete Abteilung mit starren Abläufen. Sie wirken beim Aufbau eines neuen Tätigkeitsfeldes von Anfang an mit. Gleichzeitig arbeiten Sie in einer Organisation, die die Pflegebranche bereits sehr gut kennt und seit Jahren mit Seniorenzentren, Pflegeeinrichtungen, Krankenkassen, Kommunen und weiteren Partnern zusammenarbeitet. Sie erhalten eine strukturierte Einarbeitung in das Themenfeld internationale Pflegefachkräfte und bauen Schritt für Schritt Spezialwissen insbesondere zu Anerkennungsverfahren, Einreise und Integration auf. Die Position bietet damit eine ungewöhnlich vielseitige Kombination aus Buchhaltung, kaufmännischer Organisation, Kommunikation, Akquise und Projektaufbau. Sie eignet sich besonders für eine erfahrene kaufmännische Fachkraft, die ihre bisherigen Kenntnisse noch einmal in ein neues, gesellschaftlich relevantes und wachsendes Aufgabenfeld einbringen möchte.