Office & People Management (m/w/d) - Teilzeit

Über unser Unternehmen

menten ist EDI-Softwarehersteller und IT-Dienstleister aus Bergisch Gladbach. Inhabergeführt seit 1989, heute in zweiter Generation: 25 Mitarbeitende, über 250 Kunden weltweit, von mittelständischen Industriebetrieben bis zum Konzern. „Wir suchen Menschen, die herausfordernde Aufgaben annehmen, Verantwortung übernehmen möchten und eine echte Leidenschaft für IT mitbringen.“ Ralph und Marcel Menten, Geschäftsführung. Diesen Menschen können wir ein Arbeitsumfeld bieten, das wirklich passt: echte Projekte, kurze Wege und Raum, um zu wachsen. Du arbeitest ab dem ersten Tag an Kundenprojekten mit, nicht in der Beobachterrolle. Entscheidungen fallen bei uns im Haus, nicht in einer Konzernzentrale, und du weißt, wer sie trifft. menten · IT einfach machen.

Was wir dir bieten

• 30 Urlaubstage ab dem ersten Jahr
• Work-Life-Harmony: Mobile Office gelegentlich und in Absprache, dazu flexible Arbeitszeiten
• Hardware nach Wahl: macOS oder Windows, du entscheidest beim Setup
• Sonderzahlungen: in guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in flexibler Höhe, dazu regelmäßige Jahresgespräche
• Weiterbildung: wir bezuschussen Fortbildungen, Konferenzen und Zertifizierungen
• Urban Sports Club: 30 € Zuschuss pro Monat für Fitness, Yoga, Schwimmen, Klettern und mehr als 50 weitere Sportarten in Bergisch Gladbach und Köln
• Corporate Benefits: Rabatte bei über 800 Partnerunternehmen, von Technik über Mode bis Reisen
• Parkplatz oder Jobticket: du entscheidest, was besser passt, wir übernehmen die Kosten
• Firmenwagen: wo es zur Rolle passt, auch zur privaten Nutzung
• Modernes Büro in der Innenstadt von Bergisch Gladbach, rund 15 km von Köln, mit der S11 gut 20 Minuten ab Köln Hauptbahnhof
• Lockere Atmosphäre: flache Hierarchien, offene Türen, „du“ ab Tag eins
• Vielfältige Projekte: Kunden aus Industrie, Handel und Logistik, vom Tagesgeschäft bis zur strategischen Beratung. Kein Monat ist wie der andere.
• Inhabergeführt seit 1989: kurze Wege, Entscheidungen im Haus, kein Investorenwechsel

Dein Profil & Skillset

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, dem Team und unseren Kunden
• Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
• Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
• Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb

Dein Skillset

• Must-have:
• Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-Media-Posts
• IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit
• Nice-to-have:
• Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder in der Personaladministration
• Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
• Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools
• ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales)
• Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)
• Atlassian Jira und Confluence

Jetzt bewerben

Gemeinsam mit unserem Office Management verantwortest du die HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern. Die Stelle ist in Teilzeit angelegt, 20 bis 30 Stunden pro Woche, überwiegend vormittags und vor Ort in Bergisch Gladbach.

Deine Aufgaben

• People & Recruiting
• Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
• Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
• Benefits für das Team weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
• Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten
• Office Management & Backoffice
• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen