Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte HR-Administration, Recruiting und halte das Büro am Laufen.
- Unternehmen: Familiengeführtes IT-Unternehmen mit über 35 Jahren Erfahrung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Urlaubs- sowie Weihnachtsgeld.
- Weitere Informationen: Modernes Büro, abwechslungsreiche Projekte und lockere Arbeitsatmosphäre.
- Warum dieser Job: Gestalte Recruiting und HR aktiv mit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 24300 - 29700 € pro Jahr.
Über uns
Über 35 Jahre IT-Know-How Gegründet 1989 in Bergisch Gladbach bei Köln, bieten wir als Full-Service-IT-Dienstleister innovative IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen an.
Full-Service-IT-Dienstleister Wir bieten sowohl unsere EDI-Softwarelösung i-effect® als auch verschiedene IT-Dienstleistungen an und sind damit ein zuverlässiger Partner für vielfältige IT-Bedürfnisse.
Teamwork Unser Herzstück ist unser Team. Familiengeführt legen wir größten Wert auf eine ausgewogene Arbeitsatmosphäre und außerordentliche Teamfähigkeit.
Die Stelle
Gemeinsam mit unserem Office Management verantwortest du die HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern. Die Stelle ist in Teilzeit vormittags angelegt, ab 20 Stunden pro Woche, überwiegend vor Ort in Bergisch Gladbach.
Deine Aufgaben
- People & Recruiting
- Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
- Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
- Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
- Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
- Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
- Benefits für das Team weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
- Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
- Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten
- Office Management & Backoffice
- Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
- Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
- Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
- Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
- Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
- Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
- Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen
Das bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
- Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, dem Team und unseren Kunden
- Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
- Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
- Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
- Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb
Dein Skillset
Must have:
- Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-Media-Posts
- IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
- Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
- Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit
Nice-to-have:
- Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder in der Personaladministration
- Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
- Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools
- ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales)
- Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)
- Atlassian Jira und Confluence
Wir finden, dass Arbeit mehr sein sollte als nur Mittel zum Zweck. Deshalb haben wir eine Umgebung geschaffen, in der du dich wohl fühlst.
Modernes Arbeitsumfeld Unser großes Büro in Bergisch Gladbacher Innenstadtlage ist nicht nur ein Blickfang, sondern auch mit moderner Technik ausgestattet.
Vielfältige Projekte Durch unser breites Produkt- und Dienstleistungsangebot ist bei uns kein Monat wie der andere. Abwechslung garantiert!
Urlaubs- und Weihnachtsgeld Zusätzliche finanzielle Unterstützung, um die Feiertage und deine freie Zeit noch mehr zu genießen.
Lockere Arbeitsatmosphäre Wir schätzen eine offene, unterstützende und dynamische Arbeitsatmosphäre. Auch aus diesem Grund wird bei uns geduzt.
Work-Life-Balance Bis auf unseren wöchentlichen Präsenztag arbeitest du wahlweise 2-4 Tage im Home-Office oder bei uns im Büro. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten und von Beginn an 30 Tage Urlaub.
Und vieles mehr Mac oder Windows, Corporate Benefits, Urban Sports Club, Parkplatz oder Jobticket, Weiterbildung & Konferenzen, Team-Events & Social Days...
Zusammenfassung
Du hast ein Talent für Organisation und Lust, Recruiting, HR-Administration und Backoffice in einer Rolle mitzugestalten? Dann ist diese Stelle genau das richtige für dich. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.
People & Office Management m/w/d (Teilzeit · ab 20 Std./Woche) Arbeitgeber: menten
Die menten GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seit über 35 Jahren innovative IT-Lösungen für mittelständische Unternehmen bietet. Mit einem modernen Arbeitsumfeld in Bergisch Gladbach, flexiblen Arbeitszeiten und einer offenen, unterstützenden Teamkultur fördern wir nicht nur die berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter, sondern bieten auch abwechslungsreiche Projekte und zahlreiche Benefits wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so People & Office Management m/w/d (Teilzeit · ab 20 Std./Woche) erhalten könntest
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei menten anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um People & Office Management m/w/d (Teilzeit · ab 20 Std./Woche) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit menten erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei menten vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von menten beitragen kannst!
