Office Manager

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Office Manager, Munich, Germany
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Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection, and Technical Support Services (TSS).
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities Of The Role

• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of
  

the meetings and distribute minutes to all relevant parties.

• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.
• Co-ordinate, manage and order all office supplies.
• Manages holiday rotas for all senior staff on site.
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and
  

smooth running of the office

• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance
  

office and general business efficiency.

• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.
• Communicate to IT if replacements required & manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal.
• Manage all office related service agreements.
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.
• All other duties associated with this role.
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
  

Essential Criteria For The Role

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years.
• Qualification in Business, Level 5 or higher
• Experience working in a busy construction environment.
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Excellent working knowledge of SAP
• Experience in processing high volume employee time management system
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner.
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner.
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team.
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision.
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management.
• Ability to work in a fast-paced environment.
  

Mercury is an equal opportunities employer .
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.
Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch hochmoderne Konstruktionslösungen in zahlreichen Sektoren, darunter: Unternehmens-Rechenzentren, Spitzentechnologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren, Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.
Hauptverantwortlichkeiten Der Rolle

• Verantwortlich für die Verwaltung der Reise- und Unterkunftsbedürfnisse des Personals.
• Nimmt auf Anfrage der Geschäftsleitung an Sitzungen teil, dokumentiert die Protokolle
  

die Sitzungen und verteilen die Protokolle an alle relevanten Parteien.

• Stellt sicher, dass allen Mitarbeitern eine geeignete Umgebung zur Verfügung steht, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
• Koordinieren, verwalten und bestellen Sie alle Büromaterialien.
• Verwaltet Urlaubspläne für alle leitenden Mitarbeiter vor Ort.
• Verwalten Sie den reibungslosen Ablauf des Administrations-, Lohn- und Zeitmanagementteams, das Ihnen direkt unterstellt ist.
• Unterstützt die Geschäftsleitung bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens.
• Organisiert und verwaltet Daten in Tabellenkalkulationen, erstellt Berichte, organisiert den Papierkram und erledigt bei Bedarf andere damit verbundene Verwaltungsaufgaben.
• Um alle Bürosysteme, Verfahren und Einrichtungen zu verwalten und so die effiziente und
  

reibungslosen Ablauf im Büro

• Ständig nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen zu suchen, um
  

Büro- und allgemeine Geschäftseffizienz.

• Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um sicherzustellen, dass alle IT-Vorräte und die Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden.
• Informieren Sie die IT-Abteilung, wenn Ersatzteile erforderlich sind, und verwalten Sie die Nachverfolgung der IT-Ausrüstung über das Asset Panda-Portal.
• Verwalten Sie alle bürobezogenen Serviceverträge.
• Bereitstellung professioneller Sekretariatsdienste für das Führungsteam, insbesondere im Kundenbereich Korrespondenz und Angebote, Präsentationsvorbereitung.
• Alle anderen Aufgaben, die mit dieser Rolle verbunden sind.
• Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um die Bürorichtlinien nach Bedarf aufrechtzuerhalten.
  

Wesentliche Kriterien Für Die Rolle

• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistentin zur Unterstützung der Geschäftsleitung in einer geschäftigen Büroumgebung seit über 5 Jahren.
• Abschluss in Betriebswirtschaft, Level 5 oder höher
• Erfahrung in der Arbeit in einer geschäftigen Bauumgebung.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der Microsoft Office-Suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
• Ausgezeichnete Kenntnisse in SAP
• Erfahrung in der Verarbeitung von Zeitmanagementsystemen für Mitarbeiter mit hohem Volumen
• Die Fähigkeit, professionell und vertrauenswürdig mit vertraulichen Informationen zu arbeiten.
• Hervorragende Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten und Engagement für die rechtzeitige Fertigstellung von Projekten.
• Das Selbstvertrauen, alle Anfragen des Senior Leadership Teams effektiv und professionell zu beantworten.
• Die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und ein integraler Bestandteil eines geschäftigen Teams zu sein.
• Fähigkeit, Zeit effektiv zu verwalten, Aufgaben zu priorisieren und mit wenig Aufsicht innerhalb von Fristen zu arbeiten.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, gutes Urteilsvermögen zu zeigen und Teil des Änderungsmanagements zu sein.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
  

Mercury ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit .
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Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Administrative

• Industries

  Construction

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