Business & Project Assistance Specialist

MERMEC ist ein multinationales Unternehmen, das 1970 gegründet wurde und Mitglied der ANGEL-Gruppe ist, dem größten privaten italienischen High-Tech-Holding, das einige der innovativsten Unternehmen in den Bereichen Eisenbahn, Luft- und Raumfahrt sowie digitale Mechatronik umfasst. Wir sind aktiv in fortschrittlichen Technologien für den Schienenverkehr (Signalgebung, Messung von Zügen und Systemen, elektrische Traktion, Telekommunikation) und industriellen Anwendungen. Die MERMEC-Gruppe verfügt über unvergleichliches technisches Know-how, das es ihr ermöglicht hat, ein gut strukturiertes Portfolio fortschrittlicher Lösungen zu entwickeln und zu vermarkten, die derzeit in 73 Ländern weltweit von mehr als 180 Kunden eingesetzt werden. Die Gruppe besitzt das umfangreichste Portfolio automatischer optoelektronischer Systeme zur Messung und Inspektion von Bahninfrastruktur, die vollständig intern entworfen und produziert werden, einschließlich Software und Algorithmen für künstliche Vision.

Heute beschäftigt die MERMEC-Gruppe über 2.500 hochspezialisierte Ingenieure und Mitarbeiter. Sie ist in 7 verschiedenen strategischen Geschäftsbereichen tätig und hat Niederlassungen, Büros und Einrichtungen in 21 Ländern weltweit.

UNSERE VISION

Wir entwickeln intelligente Technologien, die die physische und digitale Welt verbinden. Durch die Umwandlung komplexer Daten aus der realen Welt in umsetzbare digitale Erkenntnisse ermöglichen wir es Organisationen, sicherere, effizientere und nachhaltigere Infrastrukturen aufzubauen. Unsere Lösungen unterstützen kritische Branchen - insbesondere Eisenbahn und Transport - indem sie intelligenteres Entscheiden durch fortschrittliche Datenverarbeitung, Automatisierung und künstliche Intelligenz ermöglichen. Wir glauben, dass Innovation entsteht, wenn Spitzentechnologie auf reale betriebliche Herausforderungen trifft. Das ist die Realität, die wir jeden Tag zu schaffen versuchen.

UNTERNEHMEN

Als Mermec Deutschland GmbH, die deutsche Tochtergesellschaft der Compagnie des Signaux in Frankreich, die Teil der MERMEC-Gruppe ist, arbeitet Mermec Deutschland eng mit internationalen Teams zusammen und trägt zu grenzüberschreitenden Projekten in der Bahnsignalgebung und Digitalisierung, insbesondere in der DACH-Region, bei.

WAS WIR SUCHEN

Schließen Sie sich unserem Team als Business & Project Assistance Specialist an. In dieser Rolle unterstützen Sie das lokale Management und die Geschäftspartner, indem Sie Meetings, Nachverfolgungen, Dokumentation, Kommunikation und organisatorische Themen strukturiert und zuverlässig koordinieren. Sie fungieren als wichtige Koordinationsschnittstelle zwischen internen Teams, externen Kontakten, Besuchern, Dienstleistern und Geschäftspartnern. Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der Koordination von Stakeholdern, der Geschäftshilfe, der Projektadministration, der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, der Dokumentenverwaltung und der reibungslosen täglichen Zusammenarbeit.

Verantwortlichkeiten

• Bereitstellung von Geschäftshilfe und organisatorischer Unterstützung für das lokale Management, die Verwaltung und projektbezogene Stakeholder
• Funktion als zentrale Koordinationsstelle für interne und externe Stakeholder, um klare Kommunikation und zuverlässige Nachverfolgung sicherzustellen
• Koordination von Meetings, Workshops, internen Überprüfungen, externen Besuchen, Geschäftsterminen und managementbezogenen Abstimmungssitzungen
• Vorbereitung von Agenden, Präsentationen, Briefing-Dokumenten, Teilnehmerinformationen und Nachfasszusammenfassungen
• Nachverfolgung von Aktionspunkten, offenen Themen, Verantwortlichkeiten und Fristen und Nachverfolgung mit relevanten Stakeholdern in strukturierter Weise
• Unterstützung der Projektadministration durch Pflege von Aufgabenlisten, Kontaktlisten, Meetingdokumentationen, Statusübersichten und projektbezogenen Ablagestrukturen
• Schaffung von Transparenz über Prioritäten, offene Punkte und nächste Schritte durch Aktualisierung von Trackern und Koordinationsübersichten
• Koordination des Informationsflusses zwischen Management, Verwaltung, Projektstakeholdern und anderen internen Abteilungen
• Unterstützung der reisebezogenen Koordination, wo erforderlich, wie Buchungsunterstützung, Reisevorbereitung und Abstimmung von Meetingplänen
• Kontaktaufnahme mit externen Dienstleistern, Lieferanten, Besuchern und Geschäftspartnern zu administrativen und organisatorischen Themen
• Beitrag zur Verbesserung administrativer Routinen, Vorlagen, Kommunikationsflüsse und Koordinationsprozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Qualifikation in der Betriebswirtschaft oder vergleichbarer beruflicher Hintergrund
• Relevante Erfahrung in der Geschäftshilfe, Projektassistenz, Bürokoordination, Managementunterstützung, Verwaltung oder einer ähnlichen Koordinationsrolle
• Starke Erfahrung in der Organisation von Meetings, der Vorbereitung von Dokumenten, der Koordination von Stakeholdern und der Nachverfolgung offener Themen
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und einen strukturierten, genauen und zuverlässigen Arbeitsstil
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen, effektiv zu priorisieren und Fristen und Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und einen professionellen, serviceorientierten Ansatz im Umgang mit internen und externen Kontakten
• Sichere Handhabung von Korrespondenz, Meetingvorbereitung, Dokumentenformatierung und Stakeholderkommunikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Versierter Nutzer von MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung mit Teams, SharePoint, gemeinsamen Ordnern oder ähnlichen Kollaborationstools ist von Vorteil
• Hohe Diskretion, Vertraulichkeit und Verantwortung im Umgang mit sensiblen Geschäftsinformationen
• Proaktive, praktische und lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
• Freundliches und sicheres Auftreten, mit der Fähigkeit, Struktur zu schaffen, ruhig zu bleiben und klar in einem geschäftigen Umfeld zu kommunizieren
• Flexibilität und Bereitschaft, sich ändernden Geschäftsprioritäten und unterschiedlichen Stakeholderbedürfnissen anzupassen

WAS WIR BIETEN

• Hybrides Arbeitsmodell: bis zu 10 Tage Homeoffice pro Monat, mit mindestens zwei Bürotagen pro Woche
• Modernes und internationales Arbeitsumfeld
• Aktive Unterstützung und kontinuierliche Entwicklung unserer Mitarbeiter
• Strukturiertes globales Onboarding-Programm
• Interkulturelle Schulung und Unterstützung
• Monatliche Essensgutscheine oder Restauranttickets
• Monatlicher Sachbezug von 50 EUR
• Gesundheits- und Wohlfühlbudget von bis zu 250 EUR alle zwei Jahre, z.B. für: Brillen / Sehhilfen, gesundheitsbezogene Dienstleistungen
• Zusätzlicher Sonderurlaub für persönliche Anlässe, wie Heirat, Umzug usw.
• Zugang zu Unternehmensvorteilsprogrammen und zusätzlichen Mitarbeitervergünstigungen

WARUM UNS BEITRETEN

Seien Sie Teil einer internationalen Unternehmensgruppe und tragen Sie zur Entwicklung eines zukunftsorientierten Sektors bei, indem Sie an der Schaffung einer nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Transportweise mitwirken, die in der Lage ist, die großen Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen. Alle Unternehmen der MERMEC-Gruppe bringen innovative Lösungen auf den Markt, die eine sichere und effiziente Verwaltung der Bahninfrastruktur gewährleisten. Wir arbeiten mit höchster Integrität, einer Kultur der Compliance und dem Respekt vor Menschenrechten, während wir die Auswirkungen unserer Technologie und unseren ökologischen Fußabdruck reduzieren. Treten Sie dem schnell wachsenden Eisenbahnmarkt bei, dessen breites Spektrum an Berufen (Systeme, Hardware, Software, KI, Kommunikation, Cybersicherheit usw.) zahlreiche Karrierewege und Möglichkeiten bietet, auf sicherere und effizientere Transporte hinzuarbeiten. Arbeiten Sie in einem anregenden und kollaborativen Umfeld mit schnellen Entscheidungsprozessen, in dem jeder die Möglichkeit hat, einen echten Beitrag zu leisten. Mermecs unerschütterliches Engagement für die Förderung eines integrativen und vielfältigen Arbeitsplatzes hat die Grundlage für unser unglaubliches Wachstum gelegt. Wir gedeihen auf der kollektiven Stärke unserer Mitarbeiter, die aus unterschiedlichen Hintergründen kommen. Wir respektieren und schätzen jede Erfahrung, die mit Ethnizität, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion und Behinderung verbunden ist.