Document Controller

MERMEC ist ein multinationales Unternehmen, das 1970 gegründet wurde und ein Mitgliedsunternehmen von ANGEL ist, dem größten privaten italienischen High-Tech-Holding, das einige der innovativsten Unternehmen in den Bereichen Eisenbahn, Luft- und Raumfahrt sowie digitale Mechatronik umfasst. Wir sind in fortschrittlichen Technologien für den Schienenverkehr (Signalgebung, Messung von Zügen und Systemen, elektrische Traktion, Telekommunikation) und industriellen Anwendungen tätig.

Die MERMEC-Gruppe verfügt über unvergleichliches technisches Know-how, das es ihr ermöglicht hat, ein gut strukturiertes Portfolio fortschrittlicher Lösungen zu entwickeln und zu vermarkten, die derzeit in 73 Ländern weltweit von mehr als 180 Kunden eingesetzt werden. Die Gruppe besitzt das umfangreichste Portfolio automatischer optoelektronischer Systeme zur Messung und Inspektion von Bahninfrastruktur, die vollständig intern entworfen und produziert werden, einschließlich Software und Algorithmen für künstliche Vision.

Heute beschäftigt die MERMEC-Gruppe über 2.500 hochspezialisierte Ingenieure und Mitarbeiter und ist in 7 verschiedenen strategischen Geschäftsbereichen mit Niederlassungen, Büros und Einrichtungen in 21 Ländern weltweit tätig.

Wir entwickeln intelligente Technologien, die die physische und digitale Welt verbinden. Durch die Umwandlung komplexer Daten aus der realen Welt in umsetzbare digitale Erkenntnisse befähigen wir Organisationen, sicherere, effizientere und nachhaltigere Infrastrukturen aufzubauen. Unsere Lösungen unterstützen kritische Branchen - insbesondere Eisenbahn und Transport - indem sie intelligenteres Entscheiden durch fortschrittliche Datenverarbeitung, Automatisierung und künstliche Intelligenz ermöglichen.

Als Mermec Deutschland GmbH, die deutsche Tochtergesellschaft der Compagnie des Signaux in Frankreich, die Teil der MERMEC-Gruppe ist, arbeitet MERMEC Deutschland eng mit internationalen Teams zusammen und trägt zu grenzüberschreitenden Projekten in der Signalgebung und Digitalisierung im Bereich DACH bei.

Was wir suchen

Als Dokumentencontroller / Projektassistent (f/m/d) sind Sie verantwortlich für die effektive Verwaltung der Projektdokumentation und die umfassende Unterstützung des Projektteams während des gesamten Projektlebenszyklus. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld von Infrastrukturprojekten. Sehr gute Englischkenntnisse und fließende Deutschkenntnisse sind für diese Position unerlässlich.

Verantwortlichkeiten

• Verwalten und Kontrollieren aller Projektdokumentationen unter Verwendung etablierter Kodifizierungs-, Versions- und Formatierungsprinzipien.
• Verwalten der Projektdokumentationslisten und der Dokumentationsplanung.
• Strukturieren des Produkt- und Dokumentationsaufbaus mit Unterstützung des Teams und Erstellen und Pflegen der Struktur innerhalb der Dokumentationsmanagement-Tools wie TeamCenter, SharePoint, EPLASS und anderen.
• Sicherstellen der korrekten Struktur, des Account-Managements und des Dokumentationslebenszyklus innerhalb der Dokumentationsmanagement-Tools.
• Entwickeln, Anpassen und Implementieren von Dokumentenkodifizierungssystemen und Kontrollprozessen für Konsistenz und Nachverfolgbarkeit.
• Sicherstellen der Qualitätskontrolle aller Design- und Projektdokumentationen vor der Lieferung an Kunden und Stakeholder.
• Entwickeln und Pflegen von Dokumentenkontrollprozessen für das effiziente Management und die Aufzeichnung aller projektrelevanten Dokumentationen.
• Unterstützen des Dokumentationslebenszyklus zur reibungslosen formalen Dokumentenfreigabe.
• Vorbereiten, Pflegen und Sicherstellen einer konsistenten Nutzung von Dokumentvorlagen, wie Berichten, Protokollen und Präsentationen.
• Verwalten, Aufzeichnen, Empfangen, Aktualisieren und Archivieren eingehender und ausgehender Dokumente und Kommunikationen, einschließlich E-Mails, Anrufen und Besprechungsnotizen.
• Verwalten der Verteilung, Speicherung und Einhaltung interner und Auftragnehmerdokumente.
• Unterstützen der Identifizierung, Erstellung und Aktualisierung der Dokumentationsgrundlagen innerhalb der Konfigurationsmanagementprozesse und -regeln.
• Genaues Protokollieren von Besprechungen und Koordinieren von Besprechungsarrangements.
• Unterstützen des Projektteams bei der Datenkodifizierung und dem Dokumentenmanagement während des gesamten Projektlebenszyklus.
• Effiziente projektbezogene Unterstützung in verschiedenen Phasen bieten.
• Auf offizielle Anfragen reagieren und eng mit dem Projektteam zusammenarbeiten, wobei Sie bei Bedarf unabhängig arbeiten.
• Verwalten der benötigten Dokumentenübersetzungen durch Nutzung benötigter Lieferanten oder verfügbarer Tools (hauptsächlich zwischen Deutsch, Englisch und Italienisch).
• Mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen und Fristen einhalten.

Ihr Profil

• B.Sc. oder M.Sc. Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenverwaltung, vorzugsweise in Infrastrukturprojekten.
• Nachgewiesene Erfahrung mit Projektinformationsmanagementsystemen, MS SharePoint, ProjectWise, Aconex oder ähnlicher Software.
• Erfahrung in Kodifizierungsprinzipien für Dokumente.
• Verständnis und Erfahrung im Lesen und Verstehen technischer Zeichnungen von Vorteil.
• Umfassende Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (native oder fließende Kenntnisse erforderlich).
• Hochgradig organisiert, detailorientiert und problemlösungsfähig.
• Nachgewiesene Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten.
• Innovatives Denken und eine proaktive Einstellung.
• Erfahrung in der Übernahme von Verantwortung und der Bereitstellung hochwertiger Projektunterstützung.

Was wir bieten

• Unbefristeter Vollzeitvertrag.
• Hybrides Arbeitsmodell: bis zu 10 Remote-Tagen pro Monat (mindestens 2 Tage vor Ort).
• Modernes und internationales Arbeitsumfeld.
• Wir investieren aktiv in die Entwicklung unserer Mitarbeiter.
• Strukturiertes globales Onboarding-Programm.
• Interkulturelle Schulung und Unterstützung.
• Kontinuierliche Unterstützung bei der Vorbereitung auf Ihren nächsten Karriereschritt.
• Monatliche Essensgutscheine / Restauranttickets.
• Monatlicher Sachbezug von 50 EUR.
• Gesundheits- und Wohlfühlbudget von bis zu 250 EUR alle zwei Jahre, z.B. für: Brillen / Sehhilfen, gesundheitsbezogene Dienstleistungen.
• Firmenlaptop und Mobiltelefon.
• Zugang zu Unternehmensvorteilsprogrammen und zusätzlichen Mitarbeitervergünstigungen.

Warum Sie uns beitreten sollten

Seien Sie Teil einer internationalen Unternehmensgruppe und tragen Sie zur Entwicklung eines zukunftsorientierten Sektors bei, indem Sie an der Schaffung einer nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Transportweise mitwirken, die in der Lage ist, die großen Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen. Alle Unternehmen der MERMEC-Gruppe bringen innovative Lösungen auf den Markt, die eine sichere und effiziente Verwaltung der Bahninfrastruktur gewährleisten. Wir arbeiten mit höchster Integrität, einer Kultur der Compliance und dem Respekt für Menschenrechte, während wir die Auswirkungen unserer Technologie und unseren ökologischen Fußabdruck reduzieren.

Arbeiten Sie im schnell wachsenden Eisenbahnmarkt, dessen breites Spektrum an Berufen (Systeme, Hardware, Software, KI, Kommunikation, Cybersicherheit usw.) zahlreiche Karrierewege und Möglichkeiten bietet, um auf sicherere und effizientere Transporte hinzuarbeiten. Arbeiten Sie in einem anregenden und kollaborativen Umfeld mit schnellen Entscheidungsprozessen, in dem jeder die Möglichkeit hat, einen echten Beitrag zu leisten.

Das unerschütterliche Engagement von Mermec für die Förderung eines integrativen und vielfältigen Arbeitsplatzes hat die Grundlage für unser unglaubliches Wachstum gelegt. Wir gedeihen von der kollektiven Stärke unserer Mitarbeiter, die aus unterschiedlichen Hintergründen kommen. Wir respektieren und schätzen jede Erfahrung, die mit Ethnizität, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion und Behinderung verbunden ist.

Was kommt als Nächstes / Wie bewerben?

Wenn Sie sich für diese Gelegenheit begeistern, warten Sie nicht länger - senden Sie uns Ihren Lebenslauf auf Englisch oder Deutsch. Wenn Ihre Bewerbung in die engere Auswahl kommt, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Dann können Sie mit bis zu 2 Runden von Interviews rechnen, in denen wir gerne Ihre Leidenschaft und Interessen entdecken, Sie uns vorstellen und was uns antreibt, und schließlich verstehen, wie wir möglicherweise gegenseitig zum Wachstum beitragen können.

Jetzt sind Sie an der Reihe. Viel Glück!