Office Manager (m/w/d) AT & CH

Merz Lifecare ist ein zukunftsorientiertes Familienunternehmen mit starker Innovationskraft und bekannten Marken wie tetesept®, Merz Spezial®, SOS®, Zirkulin®, t: by tetesept®, Burgit®, Savoderm®, depilan® und Brooklyn Soap Company®. Unsere Produkte stehen für Qualität, Wirksamkeit und Vertrauen – und begleiten Menschen täglich dabei, ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden aktiv zu gestalten. Sie sind in Drogerien, Supermärkten sowie im Onlinehandel erhältlich und erfreuen sich im gesamten deutschsprachigen Raum großer Beliebtheit.

Mit einer eigenen Forschungs- und Entwicklungsabteilung sowie einer klar nachhaltig orientierten Strategie entwickeln wir Produkte, die sowohl dem Menschen als auch dem Planeten zugutekommen. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Agilität, Verantwortung und einem starken Miteinander. Das Engagement unserer Mitarbeitenden ist der Schlüssel zu unserem Wachstum und unserem Erfolg.

Aufgrund wunderbarer Baby-News in unserem Team suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Office Management am Standort Wien übernimmt und weiterentwickelt.

Diese Aufgaben erwarten Dich:

• Du organisierst und koordinierst sämtliche Office- und Administrationsabläufe – inklusive Empfang, Gästebetreuung, Post- und Materialmanagement.
• Du stellst einen professionellen Erstkontakt für Kund:innen, Geschäftspartner:innen und interne Kolleg:innen sicher.
• Gemeinsam mit unserem Compliance Officer in Frankfurt übernimmst du die lokalen Compliance Aktivitäten (AT & CH) und bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende.
• Mit unserem Privacy Officer in Frankfurt stellst du die Einhaltung aller Datenschutz Vorgaben in AT & CH sicher und agierst als interne wie externe Kontaktstelle.
• Du erstellst, pflegst und aktualisierst SOPs und Schulungssysteme in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und dem Quality Management.
• Du übernimmst das Vertragsmanagement und Dokumentationen und führst Compliance-relevante Unterlagen strukturiert und gewissenhaft.
• Du verantwortest das innerbetriebliche Arbeitnehmerschutzsystem und koordinierst lokale Facility- und Sicherheitsprozesse.
• Du organisierst Firmenveranstaltungen, Travel Management (AT) sowie das Fleet Management (AT & CH).
• Du betreust lokale Benefits und Corporate Volunteering.

Das bringst Du bereits mit:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen.
• Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management mit – idealerweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Umfeld.
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP Know-how ist ein Plus.
• Du kommunizierst sehr gut in Deutsch & Englisch, schriftlich wie mündlich.
• Kenntnisse in Arbeitnehmerschutz, Compliance, Datenschutz sind ein Plus.
• Du arbeitest strukturiert, genau, selbständig und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick.
• Du bist organisationsstark, serviceorientiert, teamfähig und kommunikationsfreudig.
• Du arbeitest gerne interdisziplinär und findest pragmatische Lösungen.

Das bieten wir Dir:

Neben einem, der Qualifikation und der Anforderung entsprechendes attraktiven Gehalt bieten wir eine Reihe von zusätzlichen Benefits wie u.a. eine moderne Homeoffice und Gleitzeit Regelung, Essenszuschüsse, Rabatte und Gutscheine, einen krisensicheren Arbeitsplatz und auf die Mitarbeitenden abgestimmte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, sowie eine angenehme und teamorientierte Arbeitsatmosphäre.

Für die ausgeschriebene Position (Vollzeit: 38,5 Wochenstunden) gilt ein KV Mindestgrundgehalt von monatlich EUR 2.362,00 brutto (KV- Handel, bei Vollzeitbeschäftigung mit bis zu 3 Jahren Vordienstzeiten). Für die ausgeschriebene Position als Office Manager:in ist ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500,00 vorgesehen. Die konkrete Höhe orientiert sich an deiner Qualifikation und Erfahrung.