Corporate Liaison Coordinator - [\'Vollzeit\', \'Teilzeit\']

Als einer der bedeutendsten Messeveranstalter der Welt steht die Messe München für faszinierende Erlebnisse und inspirierende Begegnungen. Auf unseren mehr als 90 Fachmessen im In- und Ausland bieten wir Begegnungsplattformen, auf denen man aus nächster Nähe Innovationen und die Welt von morgen erlebt. Ein vertrauensvolles Miteinander ist die Basis unseres wertebasierten Zusammenarbeitens.

Die Stabsabteilung Corporate Liaison ist Dreh- und Angelpunkt aller gremienrelevanten Vorgänge. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den Gesellschafterrepräsentanten und den dazugehörigen Behördenvertretern sowie dem Aufsichtsrat. In dieser Position verantworten Sie die Kommunikation mit den Gremien und die Vor- und Nachbereitung derer Sitzungen.

Ihre spannenden Aufgaben:

• Sie unterstützen bei der administrativen Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (wie z.B. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen), der Einholung und Abstimmung der Unterlagen sowie beim termingerechten Versand der Unterlagen.
• Sie organisieren bei der Vorbereitung der wöchentlichen Sitzung der Geschäftsführung, wie z. B. Erstellung der Tagesordnung, Verteilung der Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung des Protokolls, tatkräftig mit.
• Sie übernehmen die Organisation der Tagungen und Klausuren in dem Sie nach geeigneten Locations suchen, unterstützen bei der Abstimmung mit der Location im Vorfeld, erarbeiten den Versand vom Tagesablauf. Außerdem sichern Sie die Qualität der Veranstaltung vor Ort ab.
• Sie bearbeiten termin- und sachgerecht Bestellungen und Rechnungen, steuern Dienstleister, verwalten und überprüfen GF-Mitgliedschaften.
• Sie unterstützen bei der Prozessoptimierung, je nach Anforderung seitens Geschäftsführung, Gesellschafter oder Leiter Stabsabteilung Direktion (z.B. Berichtswesen, Digitalisierung), unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Führungskräftetagung und verwalten das Abteilungspostfach und die Konferenzraumbuchungen, pflegen die Laufwerke und Teams-Kanäle und sind in Charge auf die redaktionelle und visuelle Überarbeitung von Dokumenten und Präsentationen.
• Sie übernehmen gerne die Vertretung als Springerin bei Abwesenheit der Executive Assistants in den Vorzimmern der Geschäftsführung.

Was wir Ihnen gerne bieten:

• Einzigartige Einblicke in das internationale Veranstaltungs- und Messegeschäft mit unterschiedlichsten Branchenschwerpunkten.
• Eine individuelle Einarbeitungszeit.
• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeit-Modell bei einer 40h Woche mit Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und 30 Tage Urlaub.
• Vielfältige individuelle interne und externe Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Aktives Gesundheitsmanagement (eigenes Gesundheitsstudio, Mobile Firmenfitness, Bike-Leasing, Achtsamkeitskurse).
• Neu bei uns: Workation in 8 Ländern.
• Attraktive und umfangreiche Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Kantine, Kinderbetreuungszuschuss, Zugang zu Veranstaltungstickets etc.).
• Förderung von sozialem Engagement mit 2 Tagen Sonderurlaub pro Jahr.

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, können eine große Kompetenz in der Zusammenarbeit auf höchster Managementebene nachweisen und sind versiert im Umgang mit Kontrollgremien (Gesellschafter und Aufsichtsrat) eines internationalen Unternehmens.
• Sie besitzen höchstes Maß an Diskretion; analytische Kompetenz und strategisches und konzeptionelles Denken; Netzwerkkompetenz und Teamfähigkeit; Entscheidungskompetenz; Verständnis für die komplexen Verbindungen von Geschäftsführung und Gesellschafter; systematisches Vorgehen und die Fähigkeit zur parallelen Koordination mehrerer Themen; schnelle Auffassungsgabe und Bewältigung von komplexen Aufgabenstellungen.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, Excel und finden sich schnell in neue Betriebssysteme ein.
• Sie haben ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und Verantwortungsbewusstsein; sicheres Auftreten und Umgang mit Verantwortlichen aller Hierarchiestufen; sehr diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen; Feingefühl und hochgradig verantwortungsvoller Umgang mit gewichtigen Themen; Weitblick und Organisationstalent; Flexibilität; Verbindlichkeit.
• Sie sind verhandlungssicher in der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.

Die Stellenanzeige spricht Sie an, aber Sie erfüllen auf den ersten Blick nicht alle Anforderungen? Bewerben Sie sich trotzdem, denn wir bieten zahlreiche Entwicklungsmaßnahmen, bei denen Sie alles lernen, was für den Job relevant ist.

Wir leben Vielfalt. Bei der Messe München verstehen wir Diversität und Inklusion als Stärke für unsere Teams. Die Gleichbehandlung ist ein grundlegendes Prinzip unserer Unternehmenskultur. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Stand der Anzeige: 06.06.25