Koordinator/In (m/w/d) in TZ & VZ

Als einer der bedeutendsten Messeveranstalter der Welt steht die Messe München für faszinierende Erlebnisse und inspirierende Begegnungen. Auf unseren mehr als 90 Fachmessen im In- und Ausland bieten wir Begegnungsplattformen, auf denen man aus nächster Nähe Innovationen und die Welt von morgen erlebt. Ein vertrauensvolles Miteinander ist die Basis unseres wertebasierten Zusammenarbeitens.

Sie fungiert als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den Gesellschafterrepräsentanten und den dazugehörigen Behördenvertretern sowie dem Aufsichtsrat. Im Zuge einer Nachbesetzung suchen wir ab sofort eine/n Corporate Liaison Coordinator, als Ergänzung für unser tolles Team. Bei dieser Position handelt es sich um eine unbefristete Anstellung in Teil- oder Vollzeit.

• Sie unterstützen bei der administrativen Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (wie z.B. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsrats- und Ausschusssitzungen), der Einholung und Abstimmung der Unterlagen sowie beim termingerechten Versand der Unterlagen.
• Sie organisieren bei der Vorbereitung der wöchentlichen Sitzung der Geschäftsführung, wie z. B. Erstellung der Tagesordnung, Verteilung der Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung des Protokolls, tatkräftig mit.
• Sie übernehmen die Organisation der Tagungen und Klausuren, indem Sie nach geeigneten Locations suchen, unterstützen bei der Abstimmung mit der Location im Vorfeld und erarbeiten den Versand vom Tagesablauf.
• Sie unterstützen bei der Prozessoptimierung, je nach Anforderung seitens Geschäftsführung, Gesellschafter oder Leiter Stabsabteilung Direktion (z.B. Berichtswesen, Digitalisierung), unterstüzen bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Führungskräftetagung und verwalten das Abteilungspostfach und die Konferenzraumbuchungen.
• Sie pflegen die Laufwerke und Teams-Kanäle und sind verantwortlich für die redaktionelle und visuelle Überarbeitung von Dokumenten und Präsentationen.
• Sie übernehmen gerne die Vertretung als Springerin bei Abwesenheit der Executive Assistants in den Vorzimmern der Geschäftsführung.

Einzigartige Einblicke in das internationale Veranstaltungs- und Messegeschäft mit unterschiedlichsten Branchenschwerpunkten. Eine individuelle Einarbeitungszeit. Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeit-Modell bei einer 40h Woche mit Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und 30 Tage Urlaub. Vielfältige individuelle interne und externe Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Aktives Gesundheitsmanagement (eigenes Gesundheitsstudio, Mobile Firmenfitness, Bike-Leasing, Achtsamkeitskurse). Neu bei uns: Workation in 8 Ländern. Attraktive und umfangreiche Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss, Kantine, Kinderbetreuungszuschuss, Zugang zu Veranstaltungstickets etc.). Förderung von sozialem Engagement mit 2 Tagen Sonderurlaub pro Jahr.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung, können eine große Kompetenz in der Zusammenarbeit auf höchster Managementebene nachweisen und sind versiert im Umgang mit Kontrollgremien (Gesellschafter und Aufsichtsrat) eines internationalen Unternehmens. Verständnis für die komplexen Verbindungen von Geschäftsführung und Gesellschafter. Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, Excel und finden sich schnell in neue Betriebssysteme ein. Sie sind verhandlungssicher in der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.

Die Gleichbehandlung ist ein grundlegendes Prinzip unserer Unternehmenskultur. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.