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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und manage den Bewerbungsprozess eigenständig.
- Arbeitgeber: Messe Offenburg-Ortenau GmbH, eine bedeutende Veranstaltungsstätte im Südwesten Deutschlands.
- Mitarbeitervorteile: Gleitzeit, vergünstigtes Mitarbeiter-Restaurant, Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Vergütung.
- Andere Informationen: Flache Hierarchien und ein familiäres Arbeitsklima warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte spannende Veranstaltungen mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenz oder Personalwesen erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die Messe Offenburg-Ortenau GmbH ist eine der bedeutenden Veranstaltungsstätten im Südwesten Deutschlands. Wir führen Messen, Tagungen sowie Unterhaltungs- und Sportveranstaltungen durch. Ausgezeichnet vom Zusammenspiel zwischen regionaler Erdung und europäischem Ambiente bietet die Messe Offenburg-Ortenau GmbH, als Tochterunternehmen der Stadt Offenburg, ideale infrastrukturelle Möglichkeiten in der trinationalen Metropolregion.
Deine Aufgaben unterteilt in den Bereichen:
- Geschäftsführung
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zur Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Koordination von Terminen, Reisen und Abläufen der Geschäftsführung
- Vorbereitung und Protokollführung von Gremiensitzungen
- Unterstützung der Buchhaltung bei der Kassenzählung während und nach Veranstaltungen
- Personalwesen (in alleiniger Verantwortung nach Rücksprache mit der Geschäftsführung)
- Eigenständige Organisation des Bewerbungsprozesses (inkl. Sichtung von Bewerbungen, Interviewkoordination, Kommunikation mit Bewerber: innen)
- Repräsentation des Unternehmens auf Recruiting-Veranstaltungen und Jobmessen
- Pflege der Personalakten und administrative Betreuung der Mitarbeiter: innen
- Schnittstellenfunktion zur Stadtverwaltung Offenburg zur Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen
- Verwaltung der Zeiterfassungssoftware sowie Auswertung und Bearbeitung der monatlich erfassten Arbeitszeiten
- Pflege und Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitsmeldungen
- Vorbereitung und Erstellung von Arbeitsverträgen, Abmahnungen, Kündigungen und Zeugnissen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter: innen
- Verwaltung und Neubeschaffung von Arbeitskleidung für das Team
- Organisation von Präsenten für besondere Anlässe (Geburt, Hochzeit, Geburtstag, …)
- Erstellung der Stunden- und Lohnzettel für kurzfristig Beschäftigte
- Durchführung der monatlichen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen
- Erstellung der Gehaltsabrechnung für die Tochtergesellschaft Akzente Catering GmbH in Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einer Assistenz- oder Personalwesen-Rolle
- Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität, insbesondere hinsichtlich Wochenend- und Feiertagsarbeit
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten und Themen
Wir bieten DIR:
- Work-Life-Balance: Gleitzeit, vergünstigtes Mitarbeiter-Restaurant, Pausengetränke
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Externe sowie interne Weiterbildungen/ Fortbildungen
- Anbindung: Gute Verkehrsanbindung sowie kostenlose Parkplätze
- Arbeitsumfeld: Flache Hierarchien, direkte Kommunikationswege sowie ein abwechslungsreiches Arbeiten mit einem familiären Arbeitsklima in einem motivierten und dynamischen Team
- Vergütung: eine attraktive Vergütung inklusive einer Jahreszielprämie, eine betriebliche Altersvorsorge, Überstundenzuschläge sowie Messefreikarten
Assistenz der Geschäftsführung und Personalmanagement (m/w/d) in Vollzeit/ Teilzeit Arbeitgeber: Messe Offenburg-Ortenau GmbH
Kontaktperson:
Messe Offenburg-Ortenau GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung und Personalmanagement (m/w/d) in Vollzeit/ Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit der Firma in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Anschreiben oder eine E-Mail kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Events und Jobmessen! Diese Gelegenheiten sind perfekt, um das Unternehmen persönlich kennenzulernen und deine Motivation direkt zu zeigen. Wir empfehlen dir, dich auch auf unseren Veranstaltungen zu präsentieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Messe Offenburg-Ortenau GmbH, ihre Veranstaltungen und die Branche. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und bringe eigene Ideen mit.
✨Tip Nummer 4
Bleib dran! Wenn du nach dem Gespräch nichts hörst, scheue dich nicht, höflich nachzufragen. Das zeigt dein Interesse und Engagement. Und vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung und Personalmanagement (m/w/d) in Vollzeit/ Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Anpassung ist der Schlüssel!: Passe dein Anschreiben an die Stelle an, auf die du dich bewirbst. Zeige uns, warum du perfekt für die Assistenz der Geschäftsführung und Personalmanagement bist und was du mitbringst.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst deine Bewerbung direkt einreichen – wir freuen uns auf dich!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Messe Offenburg-Ortenau GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über die Messe Offenburg-Ortenau GmbH
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Messe Offenburg-Ortenau GmbH verschaffen. Schau dir ihre Veranstaltungen an und verstehe, was sie einzigartig macht. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Assistenz und im Personalmanagement unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, den Erwartungen an die Rolle oder den nächsten Schritten im Bewerbungsprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Sei du selbst und bleib entspannt
Versuche, während des Interviews authentisch zu bleiben. Zeige deine Persönlichkeit und sei offen für Gespräche. Eine entspannte Haltung kann helfen, eine positive Atmosphäre zu schaffen und das Gespräch angenehmer zu gestalten.