Executive Assistant (m/w/d)

Mach die Energiewende zu deiner Mission! meteoviva ist der Hidden Champion im Bereich der Dekarbonisierung von Gebäuden mit über 20 Jahren Erfahrung und fundierter Technologiekompetenz. Unsere Smart-Data-Lösungen tragen weltweit dazu bei, Gebäude effizienter, klimafreundlicher und zukunftsfähiger zu machen. Dank unserer langjährigen Expertise, einem vielfältigen Produktportfolio und einer finanziell stabilen Basis bieten wir ein Arbeitsumfeld mit Perspektive und Sinn. Du möchtest mit deiner Arbeit einen echten Unterschied machen? Bei meteoviva arbeiten wir an einer nachhaltigeren Zukunft, technologiegetrieben, wirkungsorientiert und im internationalen Kontext.

In über 20 Ländern optimieren wir den von Bürogebäuden über Flughäfen bis hin zu Shopping-Centern und leisten damit einen konkreten Beitrag zur Reduktion von Energiekosten, CO₂-Emissionen und zum Klimaschutz. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit, gegenseitigem Respekt und einem starken Teamspirit. Wir glauben an flache Hierarchien, transparente Kommunikation und die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen. Bei meteoviva findest du ein Umfeld, das persönliches Wachstum ebenso fördert wie fachliche Weiterentwicklung unabhängig von deiner Position oder deinem Hintergrund.

Wenn du Lust hast, in einem dynamischen, internationalen Team zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und gemeinsam mit uns die Energiewende aktiv mitzugestalten, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Dein Potenzial in Aktion

• Management-Entlastung: Proaktive Übernahme aller administrativen Aufgaben der Führungskraft, einschließlich des Reisemanagements, der Reisekostenabrechnungen und des Terminmanagements.
• Präsentationserstellung: Konzeption und Erstellung von professionellen Präsentationen (Management-Meetings, Kunden-Pitches) sowie Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Kennzahlen-Reports.
• Kommunikation: Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern und internen Abteilungen.
• Prozesskoordination: Selbstständige Steuerung, Überwachung und Optimierung operativer Abläufe und interner Prozesse.
• Datenmanagement: Verantwortliche Pflege, Sicherstellung der Datenqualität und Weiterentwicklung der Stammdaten in den zentralen IT-Systemen (CRM/ERP).
• Anfragen- & Auftragsmanagement: Qualifizierte Bearbeitung komplexer Geschäfts- und Kundenanfragen sowie Koordination der Auftragsabwicklung in der Backoffice-Schnittstelle.

Deine Must-Haves

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Berufserfahrung: Du konntest bereits mehrjährige relevante Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Operations- oder Vertriebsinnendienst-Rolle sammeln.
• Systemkenntnisse: Der Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und die Fähigkeit zur Prozessoptimierung sind dir bestens vertraut.
• IT-Kenntnisse: Du verfügst über fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in PowerPoint und Excel zur Erstellung aussagekräftiger Unterlagen.
• Sprachkenntnisse: Du kommunizierst verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Persönlichkeit: Du besitzt eine hohe Eigeninitiative und die notwendige Durchsetzungsstärke, um Prozesse und das Team konstruktiv zu fordern.

Deine Vorteile

• Arbeitsumfeld: Du hast die Wahl zwischen hybridem Arbeiten oder einem Opendesk in Aachen mit moderner Ausstattung – ganz nach deinen Bedürfnissen.
• Work-Life-Balance: Wir bieten dir eine flexible, familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung, die es dir ermöglicht, berufliche und private Verpflichtungen optimal in Einklang zu bringen.
• Altersvorsorge: Mit unserer betrieblichen Altersvorsorge sichern wir gemeinsam deine Zukunft und bieten dir eine sorgenfreie Perspektive.
• Vergütung: Bei uns erwartet dich eine attraktive Vergütung mit der Möglichkeit einer jährlichen Bonuszahlung – deine Leistung wird bei uns geschätzt und belohnt.
• Teamspirit: Wir pflegen eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und regelmäßigen Team-Events für ein Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit auf Augenhöhe gelebt wird.
• Urlaub: Mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr sorgen wir dafür, dass du ausreichend Zeit für Erholung und persönliche Auszeiten hast.