Junior Operations Manager (m/w/d)

Über MetShape

MetShape ist ein Technologie-Startup aus Pforzheim und Spin-off der Hochschule Pforzheim. Mit unserer Lithography-based Metal Manufacturing (LMM) Technologie fertigen wir hochpräzise metallische Mikrobauteile – vom Prototyp bis zur Serie. Unsere Kunden kommen vor allem aus der Medizintechnik, der Mikrooptik und der Präzisionsindustrie. Wir sind ein kleines, hochspezialisiertes Team mit Begeisterung für Technologie und Fertigung. Engineering, Produktion, Vertrieb und Geschäftsführung arbeiten eng zusammen – kurze Wege, viel Eigenverantwortung, hoher Anspruch an Qualität und Zuverlässigkeit.

Worum es in dieser Rolle geht

Du bist die Person, die den Alltag bei MetShape am Laufen hält – damit Engineering, Produktion, Vertrieb und Geschäftsführung sich auf ihre Themen konzentrieren können. Du sorgst dafür, dass Aufträge sauber abgewickelt werden, Termine mit Team und Kunden zusammenpassen, eingehende Anfragen koordiniert ihren Weg finden und unser Außenauftritt gepflegt bleibt. Du arbeitest eng mit dem ganzen Team zusammen, dokumentierst, koordinierst und packst dort mit an, wo es gerade nötig ist.

Das funktioniert nur mit einer bestimmten Sorte Mensch: energiegeladen, hands-on, kommunikativ – und für keine Aufgabe zu schade. Wenn morgens das Paket raus muss, packst Du an. Wenn nachmittags ein Kunde anruft, weißt Du Bescheid. Wenn abends noch ein LinkedIn-Post fehlt, schreibst Du ihn. Es geht nicht um Titel, sondern darum, dass die Dinge laufen.

Deine Aufgaben

• Auftragsabwicklung & Koordination: Du bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Engineering, Produktion und Kunde – Auftragsanlage, Statuskommunikation und Liefertermine laufen über Dich, und alle Beteiligten haben den gleichen Stand. Du planst und koordinierst Termine zwischen Geschäftsführung, Team und Kunden – Erstgespräche, technische Reviews, Lieferabstimmungen – inklusive der organisatorischen Vorbereitung. Du übernimmst Versandvorbereitung, Lieferpapiere, Ausfuhrgenehmigungen und die Koordination kundenprojektabhängiger Zulieferer (Termine, Spezifikationen, Lieferungen). Du bist erste Anlaufstelle im Büro, wenn das Team unterwegs ist – beantwortest Standardanfragen, leitest Dringendes weiter, sammelst den Rest gebündelt.
• Vertriebsunterstützung & CRM: Du pflegst unsere Lead- und Kundendatenbank (HubSpot und Excel) – sauber, aktuell, nachvollziehbar – und bereitest das Pipeline-Reporting mit der Geschäftsführung auf. Du übernimmst die Erstkontakt-Logistik (Mails, LinkedIn) nach Briefing der Geschäftsführung und koordinierst Folgetermine mit Team und Kunden. Du bereitest Angebote auf Basis unserer Kalkulationsvorlagen vor – die technische Bewertung übernimmt das Engineering, die finale Freigabe die Geschäftsführung – und verfolgst sie konsequent nach.
• Messen & Außenauftritt: Du übernimmst die komplette logistische Vorbereitung und Begleitung unserer Messeauftritte (z.B. Formnext, MEDICA, MedtecLIVE): Standlogistik, Terminslots, Goodies, Lead-Capture, Nachbereitung. Du pflegst unsere LinkedIn-Unternehmensseite und setzt einen schlanken Redaktionsplan um (Ziel: mindestens ein Post pro Woche – Team-Updates, Messeauftritte, Anwendungsbeispiele). Du hältst unsere Sales Collaterals aktuell – Pitch-Decks, One-Pager, Datenblätter und Case Studies.

Dein Profil

So bist Du als Mensch: Energiegeladen: Du bringst Schwung ins Büro, gehst Themen aktiv an und brauchst niemanden, der Dich anschiebt. Ein voller Tag macht Dir nichts aus – im Gegenteil. Hands-on: Du redest nicht lange, sondern setzt um. Lieber 80 % heute fertig als 100 % nächste Woche. Und wenn Du etwas nicht kannst, lernst Du es. Für nichts zu schade: Ob Pitch-Deck überarbeiten, Versandkarton packen, Bewerber-Termine koordinieren oder Kaffee für den Kundentermin aufsetzen – Du machst, was gerade nötig ist. Kommunikativ: Du gehst offen auf Menschen zu, am Telefon, per Mail und im persönlichen Gespräch. Du formulierst freundlich, klar und professionell – auf Deutsch sehr gut, auf Englisch sicher. Verbindlich & strukturiert: Du behältst auch dann den Überblick, wenn parallel mehrere Themen laufen, und Dinge, die Du zusagst, passieren auch. Diskret: Mit vertraulichen Informationen (Kunden, Finanzen, Personal) gehst Du selbstverständlich sorgfältig um.

So sieht Dein Hintergrund aus: Ausbildung: Abgeschlossenes Studium (z.B. BWL, Wirtschaftsingenieurwesen, Marketing, Kommunikation) oder kaufmännische Ausbildung mit erster relevanter Berufserfahrung. Erfahrung: Erste praktische Erfahrung (Praktika, Werkstudium, erste Festanstellung) im Office Management, in einer Assistenzfunktion, in Auftragsabwicklung oder im Vertriebsinnendienst. Tools: Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace; idealerweise erste Berührung mit einem CRM (HubSpot, Pipedrive o.ä.); Offenheit für moderne Tools (LinkedIn, Canva, einfache Projektmanagement-Tools). Nice to have: Interesse an Technologie, additiver Fertigung oder Medizintechnik. Kein Muss – das Fachliche bringen wir Dir bei.

Was wir Dir bieten: Echte Verantwortung ab Tag 1 – Du gestaltest aktiv mit, statt nur zu verwalten. Lernen direkt am Team – enge Zusammenarbeit mit Engineering, Produktion, Vertrieb und Geschäftsführung. Du bekommst einen Einblick in alle Bereiche eines Tech-Startups, den klassische Junior-Rollen selten bieten. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen in einem kleinen, ambitionierten Team. Sichtbare Wirkung Deiner Arbeit – was Du heute organisierst, spüren Kunden und Team unmittelbar. Gute Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Team – die Rolle wächst mit Dir mit. Eine spannende und herausfordernde Aufgabe in einem innovativen Technologie-Startup mit echtem Markteinfluss.

So bewirbst Du Dich: Wir wollen Dich kennenlernen – nicht Dein perfektes Anschreiben. Schick uns deshalb das, was Dich am besten zeigt: Klassisch: Lebenslauf plus ein paar Sätze zur Motivation (formlos per Mail). Modern: Link zu Deinem LinkedIn-Profil plus 5 Sätze, warum diese Rolle zu Dir passt. Persönlich: Kurzes Video (max. 2 Minuten, z.B. Loom oder Smartphone-Aufnahme), in dem Du Dich vorstellst und sagst, was Dich an MetShape reizt. Schriftlich kompakt: Beantworte uns drei Fragen in jeweils 3–5 Sätzen: (1) Was hast Du zuletzt mit Stolz erledigt? (2) Was reizt Dich an dieser Rolle? (3) In welchem Umfeld arbeitest Du am besten – und woran merken wir das im Alltag? Welches Format Du wählst, sagt uns auch etwas über Dich – such Dir das aus, in dem Du am besten rüberkommst.

Kontakt: Lucas Vogel · lucas.vogel@metshape.de - Bei Fragen vorab: einfach melden. Wir antworten in der Regel innerhalb weniger Tage.