Teamassistenz (m/w/d) im Büro des Bürgermeisters

Die Kreisstadt Mettmann (ca. 40.000 Einwohner_innen) ist eine dynamische und wachsende Stadt im Herzen des Neandertals, in unmittelbarer Nähe zur Metropolregion Rheinland und zur Landeshauptstadt Düsseldorf. Als dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung mit über 700 Mitarbeitenden setzen wir auf Innovation, Bürgernähe und eine wertschätzende Arbeitskultur. Wir bieten vielseitige Aufgaben, ein kollegiales Miteinander und gute Entwicklungsperspektiven – für alle, die Mettmann aktiv mitgestalten möchten.

Das Büro des Bürgermeisters ist eine zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und Bürger_innen. Hier laufen wichtige Informationen zusammen, werden Termine koordiniert und Veranstaltungen organisiert. In einem dynamischen Umfeld arbeiten wir als Team daran, die täglichen Aufgaben effizient und professionell zu gestalten. Bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke ein und unterstützen Sie die Stadtspitze aktiv!

Ihre zukünftigen Aufgaben:

• Termin- und Veranstaltungsmanagement
• Eigenständige Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Terminen des Bürgermeisters und der Team-Mitglieder im Büro des Bürgermeisters
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, einschließlich der Bürgermeister-Sprechstunde
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit Fachabteilungen, externen Partner_innen und politischen Gremien
• Vorausschauendes Fristenmanagement
• Kommunikation und Bürger_innen-Service
• Erste Anlaufstelle für Bürger_innen, Unternehmen, Institutionen und Verwaltungspartner im Kontakt zum Bürgermeister via Telefon, E-Mail und im persönlichen Gespräch
• Bearbeitung von Anfragen, Filterung und Koordination von Anliegen an zuständige Stellen
• Gestaltung und Umsetzung von Korrespondenz in Wort und Schrift
• Vorbereitung von Grußworten, Ehrungen und offiziellen Schreiben
• Büroorganisation und Dokumentenmanagement
• Verwaltung des Post- und E-Mail-Verkehrs sowie Pflege und Weiterentwicklung des CRM-Systems
• Aufbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Beschaffung und Verwaltung von notwendigem Büromaterial
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung des Büros des Bürgermeisters
• Unterstützung bei Rats- und Ausschusssitzungen
• Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung politischer Entscheidungsprozesse
• Protokollführung und Dokumentation von Sitzungen
• Personalverwaltung und interne Prozesse
• Erstellung und Führung von Krank- und Urlaubsmeldungen sowie Jubiläums- und Geburtstagslisten
• Strukturierte Ablage und Verwaltung interner Unterlagen und Daten
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirtin/Verwaltungswirt) oder abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im öffentlichen Dienst oder abgeschlossene Ausbildung in einem gleichwertigen dreijährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf
• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder Sekretariat, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
• Affinität für digitale Prozesse und Freude an der gemeinsamen Gestaltung der Verwaltung der Zukunft
• Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Gemeinde-, Orts- und Haushaltsrecht sowie allgemeine Kenntnisse von verwaltungsinternen Abläufen, Regularien und dem politischen System der Bundesrepublik Deutschland bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
• Hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung, auch in herausfordernden und dynamischen Arbeitssituationen
• Empathie, Flexibilität, Diskretion sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Verdepthete Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook und PowerPoint) sowie gängigen CRM- und CM-Systemen

Das bieten wir Ihnen:

• Eine sinnstiftende und vielfältige Aufgabe
• Eine leistungsgerechte Vergütung mit zusätzlicher Betriebsrente zur Altersversorgung für Tarifbeschäftigte und weiteren finanziellen Leistungen (z. B. eine Jahressonderzahlung, ggf. ein Leistungsentgelt sowie einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen attraktiven, sicheren und modernen Arbeitsplatz im Herzen der Metropolregion Rheinland mit sehr guter Anbindung an die umliegenden Städte
• Die Möglichkeit einer flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeitgestaltung
• Die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie kooperieren wir mit dem pme Familienservice, der Ihnen umfassende Unterstützungsleistungen in jeder Lebensphase anbietet
• Corporate Benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
• Netzwerken und dabei gleichzeitig etwas für die Gesundheit tun? Dann nutzen Sie die Sportangebote unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Das Jobrad-Leasing ermöglicht zugleich einen aktiven Arbeitsweg

Grundsätzlich können die Aufgaben auch mit reduzierter Arbeitszeit wahrgenommen werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann, orientiert an den dienstlichen Erfordernissen, vereinbart werden.

Die Stadtverwaltung verfolgt proaktiv das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Auswahlentscheidungen erfolgen auf der Grundlage der gesetzlichen Vorschriften gemäß Artikel 3 des Grundgesetzes, des Landesgleichstellungsgesetzes NRW sowie der Regelungen des Gleichstellungsplans der Kreisstadt Mettmann. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind erwünscht.

Bewerbungen von ehrenamtlich Engagierten, zum Beispiel von Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr Mettmann, werden begrüßt. Mitglieder der Einsatzabteilung der Freiwilligen Feuerwehr können bei Interesse direkt in die Tagesbereitschaft aufgenommen werden.

Interesse? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum über unser Online-Bewerbungsportal.

Bei technischen Rückfragen zur Online-Bewerbung, Fragen zum Auswahlverfahren sowie Fragen zu den Bewerbungsvoraussetzungen wenden Sie sich unter Angabe der Kennung „1.1.2/0.1-2025/15“ gerne an das Personalmanagement, Frau Brangs, unter der Telefonnummer 02104/980-172.