Teamassistenz (m/w/d) im Büro des Technischen Beigeordneten

Die Kreisstadt Mettmann (ca. 40.000 Einwohner_innen) ist eine dynamische und wachsende Stadt im Herzen des Neandertals, in unmittelbarer Nähe zur Metropolregion Rheinland und zur Landeshauptstadt Düsseldorf. Als dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung mit über 700 Mitarbeitenden setzen wir auf Innovation, Bürgernähe und eine wertschätzende Arbeitskultur. Wir bieten vielseitige Aufgaben, ein kollegiales Miteinander und gute Entwicklungsperspektiven – für alle, die Mettmann aktiv mitgestalten möchten.

Das Büro des Technischen Beigeordneten ist eine zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und Bürger_innen. Hier laufen wichtige Informationen zusammen und bauliche Entwicklungen werden auf den Weg gebracht, die das gesamte Stadtbild Mettmanns betreffen. In einem dynamischen Umfeld arbeitet das Team aus dem Dezernat 3 „Planung, Bau, Betrieb“ daran, die täglichen Aufgaben effizient und professionell zu erledigen und Mettmann aktiv zu gestalten. Bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke ein und unterstützen Sie uns aktiv!

Die Stelle ist in Entgelttabelle ausgewiesen und zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit zu besetzen.

Ihre zukünftigen Aufgaben

• Termin- und Veranstaltungsmanagement: eigenständige Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Terminen des Beigeordneten und der Amtsleitungen im Dezernat Drei; Planung und Umsetzung von Veranstaltungen; Abstimmung und Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen des Dezernates, externen Partner_innen und politischen Gremien; vorausschauendes Fristenmanagement.
• Kommunikation und Bürger_innen-Service: Anlaufstelle für Bürger_innen, Unternehmen, Institutionen und Verwaltungspartner im Kontakt zum Technischen Beigeordneten via Telefon, E-Mail und im persönlichen Gespräch; Bearbeitung von Anfragen, Filterung und Koordination von Anliegen an zuständige Stellen innerhalb des Dezernates; Gestaltung und Umsetzung von Korrespondenz in Wort und Schrift.
• Büroorganisation und Dokumentenmanagement: Verwaltung des Post- und E-Mail-Verkehrs sowie Pflege und Weiterentwicklung des CRM-Systems; Aufbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen; Beschaffung und Verwaltung von notwendigem Büromaterial; Unterstützung bei der Budgetverwaltung.
• Unterstützung bei Rats- und Ausschusssitzungen: Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen für den Technischen Beigeordneten und die Amtsleitungen; Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung politischer Entscheidungsprozesse; Protokollführung und Dokumentation von Sitzungen.
• Personalverwaltung und interne Prozesse: Strukturierte Ablage und Verwaltung interner Unterlagen und Daten; Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter.
• Erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirtin/Verwaltungswirt).
• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im öffentlichen Dienst.
• Abgeschlossene Ausbildung in einem gleichwertigen dreijährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf.
• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder Sekretariat, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung.
• Affinität für digitale Prozesse und Freude an der gemeinsamen Gestaltung der Verwaltung der Zukunft.
• Wünschenswert sind Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Gemeinde-, Orts- und Haushaltsrecht sowie allgemeine Kenntnisse von verwaltungsinternen Abläufen, Regularien und dem politischen System der Bundesrepublik Deutschland bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben.
• Hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung, auch in herausfordernden und dynamischen Arbeitssituationen.
• Empathie, Flexibilität, Diskretion sowie eine strukturierte Arbeitsweise.
• Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität.
• Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook und Powerpoint) sowie gängigen CRM- und CM-Systemen.

Das bieten wir Ihnen

• Eine sinnstiftende Aufgabe und vielfältige Aufgabe.
• Eine leistungsgerechte Vergütung mit zusätzlicher Betriebsrente zur Altersversorgung für Tarifbeschäftigte und weiteren finanziellen Leistungen (z. B. eine Jahressonderzahlung, ggf. ein Leistungsentgelt sowie einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen).
• 30 Tage Jahresurlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Die Möglichkeit einer flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeitgestaltung.
• Die Möglichkeit zur Tätigkeit im Home-Office.
• Die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie kooperieren wir mit dem pme Familienservice, der Ihnen umfassende Unterstützungsleistungen in jeder Lebensphase (von Kinderbetreuung bis zu Eldercare) anbietet.
• Corporate Benefits – Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken.
• Netzwerken und dabei gleichzeitig etwas für die Gesundheit tun? Dann nutzen Sie die Sportangebote unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Das Jobrad-Leasing ermöglicht zugleich einen aktiven Arbeitsweg.

Grundsätzlich können die Aufgaben auch mit reduzierter Arbeitszeit wahrgenommen werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann, orientiert an den dienstlichen Erfordernissen, vereinbart werden.

Die Stadtverwaltung verfolgt proaktiv das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Auswahlentscheidungen erfolgen auf der Grundlage der gesetzlichen Vorschriften gemäß Artikel 3 des Grundgesetzes, des Landesgleichstellungsgesetzes NRW sowie der Regelungen des Gleichstellungsplans der Kreisstadt Mettmann. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind erwünscht.

Bewerbungen von ehrenamtlich Engagierten, zum Beispiel von Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr Mettmann, werden begrüßt. Mitglieder der Einsatzabteilung der Freiwilligen Feuerwehr können bei Interesse direkt in die Tagesbereitschaft aufgenommen werden.

Interesse? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum über unser Online-Bewerbungsportal.

Bei technischen Rückfragen zur Online-Bewerbung, Fragen zum Auswahlverfahren sowie Fragen zu den Bewerbungsvoraussetzungen (Anforderungen) wenden Sie sich unter Angabe der Kennung „1.1.2/3-2026/52“ gerne an das Personalmanagement, Frau xxx, unter der Telefonnummer 02104/980-172.