Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein dynamisches Team und unterstütze die Geschäftsführung in einem internationalen Umfeld.
- Unternehmen: Schnell wachsendes, international renommiertes Unternehmen mit Sitz in Genf.
- Vorteile: Zentrale Rolle, internationale Kundenkontakte und ein professionelles Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Perfekte Gelegenheit für bilingualen Fachkräfte, die eine erfüllende Rolle suchen.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und arbeite in einem spannenden, wachsenden Unternehmen.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroverwaltung und Teamkoordination, fließend in Französisch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Schließen Sie sich einem dynamischen Unternehmen an, in dem Sie eine Schlüsselrolle spielen werden. Übernehmen Sie eine Position, die Teamführung und Unterstützung auf Führungsebene kombiniert.
Über unseren Kunden
Unser Kunde ist ein schnell wachsendes und international renommiertes Unternehmen mit Sitz in Genf. Mit einer stetig wachsenden Kundenbasis und einer starken internationalen Klientel erweitert das Unternehmen sein Verwaltungsteam, um das kontinuierliche Wachstum zu unterstützen und ein außergewöhnliches Erlebnis zu gewährleisten.
Stellenbeschreibung
Als Executive Assistant / Office Manager spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts im Büro. Sie fungieren als zentrale Koordinationsstelle zwischen Managern, Verwaltungspersonal und Kunden und bieten gleichzeitig Unterstützung auf hohem Niveau.
- Büro- und Empfangsmanagement
- Überwachen Sie die Empfangsoperationen und stellen Sie einen hohen Standard der Kundenempfang sicher.
- Verwalten Sie eine komplexe und dynamische Terminplanung für mehrere Stakeholder.
- Koordinieren Sie Kundenanfragen, einschließlich einer hohen Anzahl internationaler Kunden.
- Gewährleisten Sie einen reibungslosen Kundenfluss und eine optimale Nutzung der Agenda.
- Halten Sie jederzeit eine professionelle und einladende Umgebung aufrecht.
- Teamkoordination
- Überwachen und koordinieren Sie ein Team von Teilzeit-Verwaltungspersonal.
- Weisen Sie Aufgaben im Sekretariat zu und priorisieren Sie diese.
- Sichern Sie eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
- Identifizieren Sie Bereiche zur Prozessverbesserung und setzen Sie Best Practices um.
- Exekutive und administrative Unterstützung
- Leisten Sie exekutive/persönliche Unterstützung für den CEO.
- Verwalten Sie Kalender, einschließlich internationaler Veranstaltungen.
- Unterstützen Sie bei allgemeinen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Dokumentation.
- Helfen Sie bei interner Koordination und Ad-hoc-Projekten.
- Operative Unterstützung
- Tragen Sie zur Strukturierung und Optimierung administrativer Prozesse bei.
- Unterstützen Sie grundlegende HR- oder buchhaltungsbezogene administrative Aufgaben, wenn nötig.
- Gewährleisten Sie Vertraulichkeit und die Einhaltung von Datenschutzstandards.
Der erfolgreiche Bewerber
Ein erfolgreicher Executive Assistant / Office Manager sollte Folgendes mitbringen:
- Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, in der Empfangsüberwachung und in der exekutiven/persönlichen Assistenz.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, komplexe Zeitpläne zu verwalten.
- Erfahrung in der Koordination von Teams (direkte oder indirekte Aufsicht).
- Komfortabel in einem schnelllebigen und wachsenden Umfeld.
- Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten; selbstbewusst und serviceorientiert.
- Fließend in Französisch und Englisch (verpflichtend).
- Starke administrative und Koordinationsfähigkeiten.
- Gute Kenntnisse der Bürosoftware (MS Office, Planungssysteme).
- Grundkenntnisse in Buchhaltung oder HR sind von Vorteil.
Was wird angeboten
- Eine Schlüsselrolle in einem dynamischen und wachsenden Umfeld.
- Einblick in eine internationale Kundenbasis.
- Ein kollaboratives und professionelles Arbeitsumfeld.
Wenn Sie ein zweisprachiger Fachmann sind, der nach einer lohnenden Rolle als Executive Assistant sucht, ermutigen wir Sie, sich noch heute zu bewerben!
Executive Assistant / Office Manager Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Unser Unternehmen in Genf bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Sie eine Schlüsselrolle als Executive Assistant / Office Manager übernehmen können. Wir fördern eine kollaborative Kultur, die auf Teamarbeit und persönlichem Wachstum basiert, und bieten Ihnen die Möglichkeit, mit einer internationalen Klientel zu interagieren und Ihre Fähigkeiten in einem schnell wachsenden Umfeld weiterzuentwickeln. Genießen Sie die Vorteile eines professionellen Arbeitsumfelds, das Wert auf Exzellenz und Innovation legt.
Kontaktdaten:
Michael Page International (Switzerland) SA Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant / Office Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant / Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens über LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen des Unternehmens und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Bereich Büroorganisation und Teamkoordination einbringen kannst. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Wir bei StudySmarter glauben, dass der direkte Weg oft der beste ist. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält und du schnell Feedback bekommst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem dynamischen Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Betone deine Erfahrungen:Stell sicher, dass du relevante Erfahrungen hervorhebst, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wenn du bereits in der Büroorganisation oder im Teammanagement gearbeitet hast, erzähl uns davon! Das zeigt uns, dass du die richtige Person für die Rolle bist.
Struktur ist alles:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert und übersichtlich ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Executive Assistant / Office Manager vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamkoordination zeigen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion mit internationalen Kunden erfordert, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und professionell zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch testen.
✨Frage nach dem Team
Zeige Interesse an der Teamdynamik und der Unternehmenskultur. Stelle Fragen dazu, wie das Team strukturiert ist und welche Herausforderungen es gibt. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du zum Erfolg des Teams beitragen kannst.
