Executive Assistant / Office Manager

Join a dynamic company where you will play a key role.

Unser Kunde ist ein schnell wachsendes und international renommiertes Unternehmen mit Sitz in Genf. Mit einer stetig wachsenden Kundenbasis und einer starken internationalen Klientel erweitert das Unternehmen sein administratives Team, um das kontinuierliche Wachstum zu unterstützen und ein außergewöhnliches Erlebnis zu gewährleisten.

Als Executive Assistant / Office Manager werden Sie eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung des reibungslosen Tagesgeschäfts im Büro spielen. Sie fungieren als zentrale Koordinationsstelle zwischen Managern, Verwaltungspersonal und Kunden und bieten gleichzeitig hochrangige Unterstützung für die Geschäftsführung.

• Überwachung der Empfangsoperationen und Sicherstellung eines hohen Standards der Kundenempfang.
• Verwaltung einer komplexen und dynamischen Terminplanung für mehrere Stakeholder.
• Koordination von Kundenterminen, einschließlich einer hohen Anzahl internationaler Kunden.
• Sicherstellung eines reibungslosen Kundenflusses und optimaler Nutzung der Agenda.
• Aufrechterhaltung einer professionellen und einladenden Umgebung zu jeder Zeit.

• Überwachung und Koordination eines Teams von Teilzeit-Verwaltungspersonal.
• Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben im Sekretariatsteam.
• Sicherstellung einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Implementierung von Best Practices.

• Bereitstellung von exekutiver/persönlicher Unterstützung für den CEO.
• Verwaltung von Kalendern, einschließlich internationaler Veranstaltungen.
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Dokumentation.
• Hilfe bei interner Koordination und Ad-hoc-Projekten.

• Beitrag zur Strukturierung und Optimierung administrativer Prozesse.
• Unterstützung bei grundlegenden HR- oder buchhaltungsbezogenen administrativen Aufgaben nach Bedarf.
• Sicherstellung von Vertraulichkeit und Einhaltung der Datenschutzstandards.

Ein erfolgreicher Executive Assistant / Office Manager sollte Folgendes haben:

• Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, in der Empfangsüberwachung und in der exekutiven/persönlichen Assistenz.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, komplexe Zeitpläne zu verwalten.
• Erfahrung in der Koordination von Teams (direkte oder indirekte Aufsicht).
• Komfortabel in einem schnelllebigen und wachsenden Umfeld.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten; selbstbewusst und serviceorientiert.
• Fließend in Französisch und Englisch (verpflichtend).
• Starke administrative und Koordinationsfähigkeiten.
• Gute Kenntnisse der Bürosoftware (MS Office, Planungssysteme).
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder HR sind von Vorteil.

• Eine Schlüsselrolle in einem dynamischen und wachsenden Umfeld.
• Einblick in eine internationale Kundenbasis.
• Ein kollaboratives und professionelles Arbeitsumfeld.

Wenn Sie ein zweisprachiger Fachmann sind, der nach einer lohnenden Rolle als Executive Assistant sucht, ermutigen wir Sie, sich noch heute zu bewerben!