Executive Assistant to the CEO 80 to 100%

Fließend in Französisch und Englisch, Deutsch ist ein großes Plus. Die Rolle basiert in Genf - 1 Tag pro Woche in Lausanne - Einige Reisen in Zürich.

Über unseren Kunden: Unser Kunde ist eine schweizerische, missionsorientierte Stiftung mit Sitz in Genf.

Stellenbeschreibung: Direkt dem Chief Executive Officer unterstellt, wird der Executive Assistant als zentraler Kooperationspartner und Koordinationspunkt innerhalb der Organisation fungieren. Diese vertrauensvolle Rolle kombiniert Unterstützung auf Führungsebene, Koordination der Governance und organisatorische Aufsicht in einem dynamischen und vertraulichen Umfeld. Diese Rolle geht über traditionelle administrative Unterstützung hinaus und erfordert Autonomie, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, in strategischen, operativen und institutionellen Angelegenheiten zu agieren.

Die Rolle bietet enge, tägliche Unterstützung für den Chief Executive Officer, um sicherzustellen, dass Prioritäten klar sind, die Zeit effektiv genutzt wird und Maßnahmen vorankommen. Dazu gehört die Überwachung von Zeitplänen und Meetings, die Vorbereitung prägnanter und nützlicher Hintergrundmaterialien, die Koordination von Reisevorbereitungen und die Aufrechterhaltung der Sichtbarkeit über Verpflichtungen und nächste Schritte. Die Position erfordert die Fähigkeit, fundiertes Urteilsvermögen auszuüben, sensible Informationen diskret zu verwalten und als effektiver erster Ansprechpartner für eingehende Anfragen zu agieren.

Der Executive Assistant unterstützt auch die Governance der Organisation und externe Beziehungen, indem sichergestellt wird, dass Vorstandssitzungen und Ausschusssitzungen reibungslos ablaufen, von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung. Dazu gehört die Koordination von Materialien, die Dokumentation von Ergebnissen, die Überwachung von Entscheidungen und Fristen sowie die Unterstützung der laufenden Interaktion mit institutionellen und finanziellen Partnern auf zuverlässige, professionelle Weise.

Auf operativer Ebene trägt die Rolle zum reibungslosen Funktionieren der Organisation bei, indem sie interne Koordination, Rekrutierungslogistik und Einarbeitung unterstützt sowie interne und externe Meetings oder Veranstaltungen plant und durchführt. Die Position arbeitet eng mit einer Reihe externer Anbieter (Recht, Treuhand, HR, IT, Kommunikation) zusammen, um sicherzustellen, dass Anfragen effizient bearbeitet und Probleme nachverfolgt werden.

Darüber hinaus unterstützt die Rolle die Kommunikation auf Führungsebene und grundlegende organisatorische Aufsicht, einschließlich der Unterstützung bei den Redematerialien des CEO, der Koordination mit Kommunikationspartnern bei Bedarf, der Verfolgung von Ausgaben der Führungsebene und der Konsolidierung administrativer oder compliancebezogener Eingaben. Die Position erfordert jemanden, der sich wohlfühlt, unabhängig zu arbeiten, organisiert unter Druck zu bleiben und Genauigkeit und Zuverlässigkeit in einem dynamischen Umfeld aufrechtzuerhalten.

Erfolgreicher Bewerber: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften (CEO, Geschäftsführer, Generalsekretär). Hintergrund in einem missionsorientierten Umfeld (Stiftung, NGO, internationale Organisation, wirkungsorientiertes Unternehmen, Scale-up). Nachgewiesene Fähigkeit, in Strategie, Betrieb, Verwaltung und Kommunikation zu agieren. Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter Druck zu managen. Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch; professionelle Sprachkenntnisse in Englisch sind erforderlich. Deutsch ist ein großes Plus. Hohe Autonomie, Antizipation und Zuverlässigkeit.

Was wird angeboten: 80 bis 100% mit einem Tag Homeoffice pro Woche. Reisen in der Schweiz werden erwartet. Möglichkeit, eng mit der Führungsebene in einer wachstums- und transformationsorientierten, missionsgetriebenen Organisation zusammenzuarbeiten.