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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Meetings und unterstütze bei der Planung von Veranstaltungen mit verschiedenen Partnern.
- Arbeitgeber: Internationale Firma mit einem dynamischen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: 2 Tage Homeoffice pro Woche und flexible Arbeitszeiten.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und ein kreatives Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld und arbeite an bedeutenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Studium in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen und Erfahrung in der Koordination.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Über unseren Kunden: Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.
Stellenbeschreibung:
- Portfolio- und Stakeholder-Unterstützung: Bereitstellung von Koordinations- und logistischen Unterstützungsleistungen für Meetings, Workshops und Engagements mit internen und externen Stakeholdern, sowohl persönlich als auch online. Unterstützung bei der Planung, Budgetierung und Durchführung regionaler und portfoliobezogener Veranstaltungen mit verschiedenen Partnern. Assistenz bei der Vorbereitung und Verteilung von Briefingnotizen, Präsentationen und Schulungsmaterialien.
- Informations- und Datenmanagement: Koordination der Verwaltung von grantbezogenen Entitätsdaten, einschließlich Überprüfung, Validierung und Bearbeitung von Änderungsanfragen gemäß den festgelegten Verfahren. Sicherstellung, dass Partner- und Stakeholder-Daten sowie zugehörige Dokumentationen in den Unternehmenssystemen genau und aktuell gehalten werden. Pflege organisierter digitaler Ablagesysteme und Unterstützung effektiver Informationsflüsse zwischen den Teams. Bereitstellung administrativer Unterstützung für Kollaborationsplattformen (z. B. gemeinsame Arbeitsbereiche und Teamseiten), einschließlich Einrichtung, Wartung und Benutzer-Onboarding. Unterstützung von Dokumentübersetzungsprozessen und Qualitätsprüfungen, wenn erforderlich.
- Teamoperationen und Geschäftssupport: Beitrag zur operativen Planung, Fortschrittsverfolgung, Berichterstattung und Budgetüberwachung für zugewiesene Arbeitsströme. Koordination von Geschäftsreisevorbereitungen für Mitarbeiter und externe Teilnehmer unter Gewährleistung der Einhaltung von Sicherheits- und internen Anforderungen. Verfolgung reisebezogener Ausgaben und Ausführungsraten wie delegiert. Anwendung standardisierter Verfahren zur Verwaltung von Zugriffsrechten auf digitale Werkzeuge und Kommunikationskanäle. Unterstützung von beschaffungsbezogenen Prozessen für Lieferanten und Dienstleister, wenn erforderlich. Assistenz bei Onboarding-Aktivitäten für neue Teammitglieder und Unterstützung von Teaminitiativen, die Zusammenarbeit, Wohlbefinden und effektive Teamarbeit fördern. Bereitstellung administrativer Unterstützung für spezifische Budgetüberwachungsaktivitäten auf Anfrage.
- Unterstützung des Grant-Lebenszyklus: Bereitstellung administrativer und koordinierender Unterstützung für standardisierte Prozesse im Grant-Management, um sicherzustellen, dass Dokumentation, Dateneingaben und Beiträge von Stakeholdern gemäß den vereinbarten Anforderungen behandelt werden.
Der erfolgreiche Bewerber:
- Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Finanzen, internationalen Beziehungen, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige berufliche Ausbildung oder relevante Berufserfahrung.
- Erfahrung in einer Rolle zur Unterstützung, Koordination oder im Betrieb von Portfolios.
- Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Plattformen und Systemen zur Überwachung von Prozessen und zur Verwaltung von Informationen.
- Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten, Fristen einzuhalten und sich in schnelllebigen Umgebungen anzupassen.
- Erfahrung mit grundlegender Budgetverfolgung oder finanzieller Überwachung.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
- Exzellente Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich). Kenntnisse zusätzlicher regionaler Sprachen sind von Vorteil.
Was wird angeboten: 2 Tage Homeoffice pro Woche.
Fund Portfolio Coordinator for 9 months Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Kontaktperson:
Michael Page International (Switzerland) SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fund Portfolio Coordinator for 9 months
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach informellen Gesprächen oder Mentoring – das kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeig, dass du die Aufgaben des Fund Portfolio Coordinators verstehst und wie du zur Teamdynamik beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – zeig Initiative und Interesse!
✨Tipp Nummer 4
Mach dich mit den digitalen Tools vertraut, die in der Branche verwendet werden. Wenn du schon Erfahrung mit Plattformen hast, die für die Koordination und Verwaltung von Informationen genutzt werden, wird das deine Chancen erhöhen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fund Portfolio Coordinator for 9 months
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere, aber professionelle Sprache in deinem Anschreiben und lass deine Begeisterung für die Stelle durchscheinen.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben fehlerfrei sind. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und gut strukturiert ist – das zeigt uns, dass du organisiert bist und auf Details achtest.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Nutze die Begriffe und Anforderungen aus der Stellenbeschreibung in deiner Bewerbung. So zeigst du, dass du genau weißt, was wir suchen und wie du ins Team passt.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um bei uns zu landen, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitest
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über die internationale Firma, bei der du dich bewirbst. Schau dir ihre Projekte, Werte und die Kultur an. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Koordination, im Datenmanagement oder in der Teamarbeit zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten klar und strukturiert zu präsentieren.
✨Technische Vorbereitung ist alles
Da die Rolle auch digitale Plattformen umfasst, stelle sicher, dass du mit den gängigen Tools und Systemen vertraut bist. Wenn möglich, übe den Umgang mit diesen Plattformen, um während des Interviews selbstbewusst auftreten zu können.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Teamdynamik und die Unternehmenskultur beziehen. Zeige, dass du an einem positiven Arbeitsumfeld interessiert bist und wie du zur Förderung von Zusammenarbeit und Wohlbefinden im Team beitragen kannst.