Fund Portfolio Coordinator for 9 months

Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.

Portfolio- und Stakeholder-Unterstützung

• Koordination und logistische Unterstützung für Meetings, Workshops und Engagements mit internen und externen Stakeholdern, sowohl persönlich als auch online.
• Unterstützung bei der Planung, Budgetierung und Durchführung von regionalen und portfolioübergreifenden Veranstaltungen mit verschiedenen Partnern.
• Hilfe bei der Vorbereitung und Verteilung von Briefingnotizen, Präsentationen und Schulungsmaterialien.

Informationen und Datenmanagement

• Koordination der Verwaltung von grantbezogenen Entitätsdaten, einschließlich Überprüfung, Validierung und Bearbeitung von Änderungsanfragen gemäß den festgelegten Verfahren.
• Sicherstellen, dass Partner- und Stakeholder-Aufzeichnungen sowie zugehörige Dokumentationen in den Unternehmenssystemen genau und aktuell gehalten werden.
• Pflege organisierter digitaler Ablagesysteme und Unterstützung effektiver Informationsflüsse zwischen den Teams.
• Administrative Unterstützung für Kollaborationsplattformen (z. B. gemeinsame Arbeitsbereiche und Teamseiten), einschließlich Einrichtung, Wartung und Benutzer-Onboarding.
• Unterstützung bei Übersetzungsprozessen von Dokumenten und Qualitätsprüfungen, wenn erforderlich.

Teamoperationen und Geschäftssupport

• Beitrag zur operativen Planung, Fortschrittsverfolgung, Berichterstattung und Budgetüberwachung für zugewiesene Arbeitsströme.
• Koordination von Geschäftsreisevorbereitungen für Mitarbeiter und externe Teilnehmer unter Einhaltung von Sicherheits- und internen Anforderungen.
• Verfolgung reisebezogener Ausgaben und Ausführungsraten wie delegiert.
• Anwendung standardisierter Verfahren zur Verwaltung von Zugriffsrechten auf digitale Werkzeuge und Kommunikationskanäle.
• Unterstützung bei beschaffungsbezogenen Prozessen für Lieferanten und Dienstleister, wenn erforderlich.
• Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten für neue Teammitglieder und Unterstützung von Teaminitiativen, die Zusammenarbeit, Wohlbefinden und effektive Teamarbeit fördern.
• Administrative Unterstützung für spezifische Budgetüberwachungsaktivitäten auf Anfrage.

Unterstützung im Grant-Lebenszyklus

• Administrative und koordinative Unterstützung für standardisierte Prozesse im Grant-Management, um sicherzustellen, dass Dokumentation, Dateneingaben und Beiträge von Stakeholdern gemäß den vereinbarten Anforderungen behandelt werden.

Der erfolgreiche Bewerber

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Finanzen, internationalen Beziehungen, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige berufliche Ausbildung oder relevante Berufserfahrung.
• Erfahrung in einer Rolle zur Unterstützung, Koordination oder im Betrieb eines Portfolios.
• Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Plattformen und Systemen zur Überwachung von Prozessen und zur Verwaltung von Informationen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten, Fristen einzuhalten und sich in schnelllebigen Umgebungen anzupassen.
• Erfahrung mit grundlegender Budgetverfolgung oder finanzieller Überwachung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich).
• Kenntnisse zusätzlicher regionaler Sprachen sind von Vorteil.

Was wird angeboten

2 Tage Homeoffice pro Woche.