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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Team.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches KMU mit nationaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Temporäre Anstellung in einem stabilen Umfeld, 60-70% Arbeitszeit.
- Andere Informationen: Vor Ort in Genf, keine Homeoffice-Möglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Arbeitsumgebung und unterstütze das Management.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Büroorganisation und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Über unseren Kunden
Unser Kunde ist ein KMU mit nationalem Spektrum.
Stellenbeschreibung
- Büromanagement und Empfang.
- Eigenverantwortliche tägliche Abläufe im Büro: Betrieb, Empfang und Lieferanten.
- Zentrale Verwaltungsstelle zur Unterstützung des Managements, Zusammenarbeit mit HR, Finanzen und IT.
- Sicherstellung eines reibungslosen täglichen Betriebs des Büros und Aufrechterhaltung einer gut organisierten, einladenden Arbeitsumgebung.
- Verwaltung von Lieferanten, Dienstleistern, Bürobedarf und -ausstattung.
- Bearbeitung von Empfangsaufgaben, eingehenden Anrufen, gemeinsamen Postfächern und Postverwaltung.
- Organisation interner Veranstaltungen, Teammeetings, Frühstücke und Jahresabschlussveranstaltungen.
- Verwaltung von Parkplätzen und Zugangsausweisen.
Administrative und Managementunterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für das obere Management, einschließlich Agenda-Koordination, Korrespondenz, Dokumentenvorbereitung und Protokollführung.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und internen Dokumenten.
- Koordination von Reisevorbereitungen und Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage und Dokumentenverwaltung (digital und papierbasiert).
HR-, Finanz- und IT-Koordination
- Als lokaler HR-Ansprechpartner fungieren, Unterstützung bei Onboarding und Offboarding sowie Zusammenarbeit mit Zürich.
- Nachverfolgung von HR-Dokumentationen und administrativen Prozessen.
- Koordination mit der Finanzabteilung bezüglich Rechnungen, Ausgabenverfolgung und administrativen Nachverfolgungen.
- Zusammenarbeit mit IT-Teams für Onboarding/Offboarding und lokale Koordination.
Koordination und Kommunikation
- Als zentrale Kontaktstelle zwischen Teams, Management und externen Partnern fungieren.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Abteilungen.
- Unterstützung interner Prozesse und Beitrag zur operativen Kontinuität.
Der erfolgreiche Bewerber
- Nachweisliche Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen.
- Praktische, serviceorientierte und proaktive Denkweise.
- Komfortabel in einer multifunktionalen Rolle, die Büromanagement und Administration kombiniert.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit allen Ebenen der Organisation zu interagieren.
Sprachen
- Fließend in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, ist zwingend erforderlich.
Was wird angeboten
- Ein temporärer Einsatz in einem stabilen und professionellen Umfeld.
- Eine Arbeitslast von 60-70% über 4 Tage pro Woche.
- Vor Ort in Genf (kein Homeoffice).
Office Manager (60-70%) - 7 months Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Kontaktperson:
Michael Page International (Switzerland) SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (60-70%) - 7 months
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir die Firma genau an und überlege, wie du ihre Abläufe verbessern kannst. Zeig in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Aufgaben erledigen kannst, sondern auch Ideen hast, um das Büro noch effizienter zu gestalten.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze LinkedIn oder andere Plattformen, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Firma in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für Office Management Rollen durchgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast. Das macht einen bleibenden Eindruck!
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Wir haben viele tolle Stellenangebote, und eine Bewerbung direkt über uns zeigt dein Interesse und Engagement. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (60-70%) - 7 months
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Unternehmenskultur passen, also lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder ähnlichen Rollen. Zeige auf, wie du mit verschiedenen Aufgaben umgegangen bist und welche Erfolge du erzielt hast. Das hilft uns, dich besser kennenzulernen!
Achte auf Details: Stelle sicher, dass deine Bewerbung gut strukturiert und fehlerfrei ist. Ein klarer und professioneller Auftritt zeigt uns, dass du organisiert bist und Wert auf Qualität legst. Wir lieben es, wenn alles schön ordentlich ist!
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben des Office Managers passen.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit mit, wo du erfolgreich mehrere Prioritäten gleichzeitig gemanagt hast. Zeige, dass du proaktiv und serviceorientiert bist.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Du wirst als zentraler Ansprechpartner fungieren, also sei bereit, Fragen zu beantworten und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zu zeigen.
✨Sprich die geforderten Sprachen
Da fließende Kenntnisse in Französisch und Englisch erforderlich sind, übe, wie du deine Sprachkenntnisse im Gespräch einsetzen kannst. Vielleicht kannst du einige Fachbegriffe oder Phrasen vorbereiten, die in der Rolle wichtig sein könnten.