Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten Vertrauensposition. Breites internationales Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung.

Stellenbeschreibung:

• Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten.
• Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen.
• Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings.
• Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern.
• Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen.
• Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen.
• Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben.
• Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern.
• Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten.
• Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern.
• Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland.
• Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten.
• Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften.
• Koordination externer Partner und Dienstleister.
• Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen.
• Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen.
• Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders.
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten.
• Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs.
• Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine.
• Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit.

Anforderungsprofil:

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene.
• Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld.
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern.
• Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination.
• Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität.
• Gültiger Führerausweis Kat. B.