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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Principal bei der Organisation von Terminen und Reisen.
- Arbeitgeber: Familienbüro mit einem dynamischen und unterstützenden Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: 4 Wochen Urlaub, keine Homeoffice-Pflicht und ein freundliches Team.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde die rechte Hand eines Führungspersönlichkeit und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als persönliche Assistenz und fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Spanisch.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Act as the Principal's trusted right hand.
Überwachung des Büros, des Haushalts und grundlegender Buchhaltungsoperationen.
Über unseren Kunden: Unser Kunde ist ein Family Office.
Stellenbeschreibung:
Executive & Persönliche Unterstützung:
- Proaktive Verwaltung der Agenda des Principals, einschließlich:
- Planung von Meetings und Telefonkonferenzen
- Koordinierung von Reisevorbereitungen und Reservierungen
- Verwaltung von Personalplänen und Zeitplänen
Handeln Sie als vertrauenswürdiger Ansprechpartner und gewährleisten Sie eine reibungslose Kommunikation und Organisation aller Aktivitäten.
Büro- & Verwaltungsmanagement:
- Überwachung der allgemeinen Büroverwaltung und -organisation
- Verwaltung von eingehender und ausgehender Post
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Aufzeichnungen
- Bearbeitung des Bestandsmanagements und der Büromaterialien
- Koordinierung von Wartungsarbeiten im Haus und Büro, Behebung von Problemen, sobald sie auftreten
- Verwaltung von Beziehungen zu externen Lieferanten und Dienstleistern
Buchhaltungs- & Finanzverwaltung:
- Verarbeitung und Aufzeichnung von Rechnungen im internen Buchhaltungssystem
- Sicherstellung einer zeitgerechten Zahlungsabwicklung (Winbiz)
- Unterstützung bei grundlegenden Buchhaltungs- und Finanzverwaltungsaufgaben mit Genauigkeit und Detailgenauigkeit
Der erfolgreiche Bewerber:
Erforderliche Erfahrungen & Qualifikationen:
- Relevante Ausbildung, die die erfolgreiche Ausführung der Aufgaben eines Executive/Personal Assistant ermöglicht
- Signifikante Erfahrung in einer Position als Personal Assistant, Executive Assistant oder ähnlichem
- Solide Buchhaltungserfahrung und Vertrauen im Umgang mit Finanzdaten
- Starke professionelle Präsenz und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fließend in Französisch und Spanisch; Englisch ist ebenfalls erforderlich
- Ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Technische Fähigkeiten:
- Starke Kenntnisse in Microsoft Word und Excel
- Erfahrung mit Winbiz ist ein großer Vorteil
Persönliche Eigenschaften:
- Hochgradig proaktiv, organisiert und lösungsorientiert
- Fähig, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv im Team zu kollaborieren
- Diskret, vertrauenswürdig und angenehm im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexibel und anpassungsfähig in einem dynamischen Umfeld
Was wird angeboten: Kein Homeoffice und 4 Wochen Urlaub.
Personal Assistant - Spanish Speaker Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Kontaktperson:
Michael Page International (Switzerland) SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal Assistant - Spanish Speaker
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf die Stelle als Personal Assistant bewirbst, zeige, dass du die Initiative ergreifen kannst. Nutze Networking-Events oder Plattformen, um direkt mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Familie oder das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen verstehst, sondern auch, wie du deren Alltag erleichtern kannst.
✨Tip Nummer 3
Nutze deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle fließendes Spanisch und Französisch erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du diese Sprachen effektiv eingesetzt hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Anlaufstelle erreicht. Außerdem zeigen wir dir dort, wie du dich optimal präsentieren kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal Assistant - Spanish Speaker
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die sich mit unserer Unternehmenskultur identifizieren können. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Betone deine Sprachkenntnisse: Da wir jemanden suchen, der fließend Spanisch, Französisch und Englisch spricht, solltest du deine Sprachfähigkeiten klar hervorheben. Erzähl uns von deinen Erfahrungen in diesen Sprachen und wie du sie in deinem bisherigen Job eingesetzt hast.
Struktur ist alles: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert und übersichtlich ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitest
✨Sprich die Sprache des Jobs
Da die Stelle einen spanischen, französischen und englischen Sprachgebrauch erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in der Lage bist, in diesen Sprachen zu kommunizieren. Übe einige typische Fragen und Antworten auf Spanisch und Französisch, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Rolle viel mit Terminplanung und Büroorganisation zu tun hat, sei bereit, Fragen zu beantworten, wie du deine Zeit managen würdest. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast.
✨Zeige deine Detailverliebtheit
In dieser Position ist Genauigkeit bei der Buchhaltung und Verwaltung wichtig. Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen im Umgang mit finanziellen Daten zu sprechen und wie du sicherstellst, dass alles korrekt und pünktlich erledigt wird.
✨Sei proaktiv und lösungsorientiert
Die Rolle erfordert eine proaktive Haltung. Überlege dir Beispiele, in denen du Probleme selbstständig gelöst hast oder wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt hast. Zeige, dass du nicht nur reagierst, sondern auch vorausschauend handelst.