Strategic Executive Assistant to CFO

Über unseren Kunden

Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.

Stellenbeschreibung

Executive Support für den CFO

• Agieren Sie als strategischer Partner und vertrauenswürdige rechte Hand des CFO, um einen reibungslosen Tagesablauf und effektives Zeitmanagement sicherzustellen.
• Proaktive Verwaltung und kontinuierliche Optimierung des Kalenders, der Prioritäten und der Planung des CFO, Bedürfnisse antizipieren und Konflikte lösen, bevor sie entstehen.
• Vorbereitung des CFO auf interne und externe Engagements durch qualitativ hochwertige Briefingnotizen, Zusammenfassungen und Gesprächspunkte.
• Entwurf, Überprüfung und Verwaltung professioneller Korrespondenz in Englisch und Französisch, wobei Genauigkeit, Klarheit und angemessener Ton sichergestellt werden.
• Organisation und Koordination von Meetings, Ausschüssen und Governance-Foren, einschließlich Logistik, Agenden und unterstützenden Materialien.
• Teilnahme an wichtigen Meetings, wenn erforderlich, Protokollführung, Nachverfolgung von Entscheidungen und Aktionspunkten sowie rechtzeitige Nachverfolgung bei den Stakeholdern.
• Verwaltung von Reisevorbereitungen und komplexen Reiserouten mit Fokus auf Effizienz und Ausrichtung an den Geschäftsprioritäten.
• Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchster Diskretion und gesundem Urteilsvermögen.

Finanzielle und analytische Unterstützung

• Unterstützung des CFO bei der Vorbereitung und Überprüfung von Finanzberichten, Dashboards und Präsentationsmaterialien.
• Hilfe bei Budgetplanungszyklen und laufenden finanziellen Überwachungsaktivitäten.
• Durchführung von finanziellen Datenkonsolidierungen, grundlegenden Analysen und Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Konsistenz.
• Beitrag zur Vorbereitung von Materialien für Vorstandssitzungen, Finanzausschüsse und Prüfprozesse.
• Zusammenarbeit mit internen Finanzteams, externen Prüfern und Finanzinstituten zur Gewährleistung einer reibungslosen Koordination und Informationsfluss.
• Sicherstellung, dass alle finanziellen Ergebnisse klar, gut strukturiert und auf die Entscheidungsbedürfnisse abgestimmt sind.

Projektkoordination und operative Unterstützung

• Unterstützung bei der Durchführung strategischer Finanz- und bereichsübergreifender Projekte durch Verfolgung von Zeitplänen, Ergebnissen und Abhängigkeiten.
• Sicherstellung einer starken Nachverfolgung und Ausführungsdisziplin über Initiativen, die vom CFO geleitet oder überwacht werden.
• Identifizierung von Risiken, Engpässen oder Verzögerungen und proaktive Eskalation oder Unterstützung bei der Lösung von Problemen.
• Beitrag zu Prozessverbesserungsinitiativen, um neue Arbeitsweisen in einer neu geschaffenen Rolle zu definieren und umzusetzen.
• Unterstützung beim Aufbau von Struktur, Werkzeugen und Dokumentationen, während sich die Funktion weiterentwickelt.

Stakeholder-Management und Kommunikation

• Agieren Sie als wichtige Schnittstelle zwischen dem CFO und internen sowie externen Stakeholdern, um eine reibungslose, professionelle und effiziente Kommunikation sicherzustellen.
• Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen zu Führungskräften, Partnern und wichtigen Akteuren innerhalb des Genfer Finanzökosystems.
• Erleichterung der Koordination zwischen Teams, um Klarheit, Reaktionsfähigkeit und Ausrichtung sicherzustellen.
• Unterstützung des CFO bei der Aufrechterhaltung einer starken externen Präsenz durch gut vorbereitete Interaktionen und Materialien.

Der erfolgreiche Bewerber

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant auf C-Ebene, idealerweise zur Unterstützung eines CFO oder Finanzleiters.
• Starker Finanzhintergrund oder -exposition (Budgetierung, Berichterstattung, finanzielle Umgebungen).
• Ausgezeichnete Kenntnisse des Genfer Wirtschaftssystems und der Schweizer Finanzlandschaft.
• Perfekt zweisprachig in Französisch/Englisch, mit hervorragenden schriftlichen Englischkenntnissen.
• Stark analytisches Denken mit der Fähigkeit, komplexe Informationen zu synthetisieren.
• Hohe Vertrautheit mit Zahlen und fortgeschrittenem Excel-Einsatz.
• Starke Priorisierungs- und Organisationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten, während man proaktiv und lösungsorientiert bleibt.
• Technikaffin, mit ausgezeichnetem Umgang mit digitalen Werkzeugen.

Was wird angeboten

Arbeitsstil

• Agile, „start-up-ähnliche“ Umgebung.
• Fähigkeit, schnell zwischen Themen und Prioritäten zu wechseln.
• Hoher Grad an Flexibilität erforderlich.

Rollenaufteilung

• ~70-80% Executive Assistant-Verantwortlichkeiten.
• ~20-30% Finanzbezogene Verantwortlichkeiten.