Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Reisen, verwalte Finanzen und unterstütze bei Meetings.
- Unternehmen: Internationale Organisation mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Erfahrung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Ideal für kreative Köpfe, die gerne organisieren und kommunizieren.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines multikulturellen Teams und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung und fließende Englisch- und Französischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Ein proaktiver Verwaltungsassistent mit solider Erfahrung in der Koordination. Ein detailorientierter, anpassungsfähiger Fachmann mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten.
Über unseren Kunden
Unser Kunde ist eine internationale Organisation.
Stellenbeschreibung
- Reise- und Logistikkoordination
Verwalten Sie die vollständigen Reisevorbereitungen für Teammitglieder, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visumanträgen, Transport vor Ort und Reiseversicherungen. Seien Sie der Hauptansprechpartner für reisebezogene Angelegenheiten und stellen Sie Kosteneffizienz sowie die Einhaltung interner Richtlinien sicher. - Finanzielle und administrative Unterstützung
Unterstützen Sie den internen Prozess der Spesenabrechnung, um Genauigkeit und zeitnahe Nachverfolgung sicherzustellen. Koordinieren Sie die Bearbeitung interner und externer Rechnungen in Abstimmung mit relevanten Stakeholdern. Führen Sie genaue Aufzeichnungen und gewährleisten Sie eine ordnungsgemäße administrative Nachverfolgung. - Administrative Koordination und Ablage
Stellen Sie umfassende administrative Nachverfolgung für laufende Projekte und Initiativen bereit. Halten, organisieren und verbessern Sie kontinuierlich physische und digitale Ablagesysteme, um einen einfachen Zugang zu Dokumentationen zu gewährleisten. - Besprechungs- und Kalenderverwaltung
Koordinieren Sie Online- und Präsenzbesprechungen, einschließlich Terminplanung, Raumreservierungen, Logistik und technischer Einrichtung. Stellen Sie sicher, dass Besprechungsräume ordnungsgemäß vorbereitet und ausgestattet sind, um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. - Dokumentation, Berichterstattung und Unterstützung bei der Governance
Nehmen Sie an Besprechungen teil, wie angefordert, und erstellen Sie klare, präzise Protokolle. Bereiten Sie Tagesordnungen, Präsentationen und unterstützende Dokumentationen vor. Helfen Sie bei der Zusammenstellung von Materialien zur Einreichung bei Governance- oder Entscheidungsorganen. - Veranstaltungs- und Workshop-Unterstützung
Leisten Sie logistische und administrative Unterstützung für Workshops, interne Besprechungen und Teamevents nach Bedarf.
Der erfolgreiche Bewerber
2 bis 5 Jahre nachweisliche Erfahrung in einer Rolle als Verwaltungsassistent, Büromanagement oder Koordination. Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat und Online-Recherchetools. Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch, schriftlich und mündlich, sind zwingend erforderlich.
Was wird angeboten
Proaktive und lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung. Hohe Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen. Starke Aufmerksamkeit für Details und Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv über verschiedene Managementstile und Persönlichkeiten hinweg zu interagieren. Nachgewiesenes kulturelles Bewusstsein und die Fähigkeit, effektiv in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
Team Assistant for 6 months at 60% (Bilingual) Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Unser Kunde ist eine internationale Organisation, die ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Hier haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in einem multikulturellen Team zu wachsen und ihre Fähigkeiten in der Reise- und Logistikkoordination sowie in der administrativen Unterstützung weiterzuentwickeln. Die Unternehmenskultur fördert Eigenverantwortung und proaktives Handeln, während flexible Arbeitszeiten und ein umfassendes Weiterbildungsangebot die Work-Life-Balance und persönliche Entwicklung unterstützen.
Kontaktdaten:
Michael Page International (Switzerland) SA Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Sei proaktiv!
Wenn du dich für die Stelle als Team Assistant bewirbst, zeig Initiative! Kontaktiere die Personalleitung direkt über LinkedIn oder per E-Mail und stelle Fragen zur Position. Das zeigt dein Interesse und hebt dich von anderen Bewerbern ab.
✨Networking ist der Schlüssel!
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Organisation zu erfahren. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, um Insider-Informationen zu bekommen. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen, die dir im Interview gestellt werden könnten, und übe deine Antworten. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie deine Erfahrungen dazu passen. Wir können dir helfen, dich optimal vorzubereiten!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du dort weitere nützliche Informationen finden, die dir bei deiner Bewerbung helfen.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei proaktiv!:Zeig uns, dass du die Initiative ergreifen kannst! In deinem Anschreiben solltest du konkrete Beispiele anführen, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast. Das zeigt uns, dass du die richtige Einstellung für die Rolle hast.
Achte auf Details!:Da die Stelle viel mit Koordination und Verwaltung zu tun hat, ist es wichtig, dass du deine Aufmerksamkeit für Details unter Beweis stellst. Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Sprich unsere Sprache!:Da die Position bilingual ist, solltest du sicherstellen, dass du sowohl in Englisch als auch in Französisch kommunizieren kannst. Verwende in deiner Bewerbung klare und präzise Formulierungen in beiden Sprachen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So können wir sicherstellen, dass deine Unterlagen schnell und effizient bearbeitet werden. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über unsere Unternehmenskultur und Werte zu informieren!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitet
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich über die internationale Organisation, bei der du dich bewirbst. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Reise- und Logistikkoordination sowie in der administrativen Unterstützung zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend zu präsentieren.
✨Sprich die Sprachen fließend
Da die Stelle bilingual ist, solltest du sicherstellen, dass du sowohl auf Englisch als auch auf Französisch kommunizieren kannst. Übe wichtige Phrasen und Fachbegriffe, die in der Verwaltung und Koordination relevant sind, um im Interview selbstbewusst aufzutreten.
✨Zeige deine Anpassungsfähigkeit
Hebe deine Fähigkeit hervor, in einem dynamischen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Prioritäten und Herausforderungen umgegangen bist, um deine proaktive und lösungsorientierte Denkweise zu demonstrieren.
