Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Reisen, verwalte Finanzen und unterstütze bei Meetings.
- Unternehmen: Internationale Organisation mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Erfahrung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines multikulturellen Teams und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: 2-5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung und fließende Englisch- und Französischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50000 - 70000 € pro Jahr.
Ein proaktiver Verwaltungsassistent mit solider Erfahrung in der Koordination. Ein detailorientierter, anpassungsfähiger Fachmann mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten.
Über unseren Kunden
Unser Kunde ist eine internationale Organisation.
Stellenbeschreibung
- Reise- und Logistikkoordination: Verwaltung der Reisevorbereitungen für Teammitglieder, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visumanträgen, Transport und Reiseversicherungen. Hauptansprechpartner für reisebezogene Angelegenheiten, Gewährleistung von Kosteneffizienz und Einhaltung interner Richtlinien.
- Finanzielle und administrative Unterstützung: Unterstützung des internen Spesenabrechnungsprozesses, Gewährleistung von Genauigkeit und zeitgerechter Nachverfolgung. Koordination der Bearbeitung interner und externer Rechnungen in Abstimmung mit relevanten Stakeholdern. Pflege genauer Aufzeichnungen und Gewährleistung einer ordnungsgemäßen administrativen Nachverfolgung.
- Administrative Koordination und Ablage: Umfassende administrative Nachverfolgung laufender Projekte und Initiativen. Pflege, Organisation und kontinuierliche Verbesserung physischer und digitaler Ablagesysteme zur Gewährleistung eines einfachen Zugriffs auf Dokumentationen.
- Besprechungs- und Kalenderverwaltung: Koordination von Online- und Präsenzbesprechungen, einschließlich Terminplanung, Raumreservierungen, Logistik und technischer Einrichtung. Sicherstellung, dass Besprechungsräume ordnungsgemäß vorbereitet und ausgestattet sind für effektive Zusammenarbeit.
- Dokumentation, Berichterstattung und Governance-Unterstützung: Teilnahme an Besprechungen nach Bedarf und Erstellung klarer, präziser Protokolle. Vorbereitung von Agenden, Präsentationen und unterstützenden Dokumentationen. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Materialien zur Einreichung bei Governance- oder Entscheidungsorganen.
- Veranstaltungs- und Workshop-Unterstützung: Bereitstellung logistischer und administrativer Unterstützung für Workshops, interne Besprechungen und Teamevents nach Bedarf.
Der erfolgreiche Bewerber
2 bis 5 Jahre nachweisliche Erfahrung in einer Rolle als Verwaltungsassistent, Büromanagement oder Koordination. Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat und Online-Recherchetools. Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch, schriftlich und mündlich, sind zwingend erforderlich.
Was wird angeboten
Proaktive und lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung. Hohe Anpassungsfähigkeit und Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen. Starke Detailgenauigkeit und Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Informationen. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv über verschiedene Managementstile und Persönlichkeiten hinweg zu interagieren. Nachgewiesenes kulturelles Bewusstsein und die Fähigkeit, effektiv in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
Team Assistant for 6 months at 60% (Bilingual) Arbeitgeber: Michael Page International (Switzerland) SA
Unser Unternehmen ist ein international tätiger Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Wir fördern die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter durch gezielte Schulungen und bieten flexible Arbeitszeiten, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten. Mit einem multikulturellen Team und einer offenen Kommunikationskultur sind wir bestrebt, ein inspirierendes Umfeld zu schaffen, in dem jeder Einzelne geschätzt wird.
Kontaktdaten:
Michael Page International (Switzerland) SA Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Team Assistant for 6 months at 60% (Bilingual) erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Michael Page International (Switzerland) SA und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Michael Page International (Switzerland) SA Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team Assistant for 6 months at 60% (Bilingual) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Michael Page International (Switzerland) SA von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Michael Page International (Switzerland) SA solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Michael Page International (Switzerland) SA ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Michael Page International (Switzerland) SA gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page International (Switzerland) SA vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Michael Page International (Switzerland) SA sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Michael Page International (Switzerland) SA verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
