ASAP - (Senior) Administrative Assistant 80-100% (m/f/d)

Für eine internationale Finanzinstitution mit Sitz in der Schweiz, die in einem komplexen und regulierten Umfeld tätig ist, suchen wir einen erfahrenen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung des Leiters der Internen Revision.

Executive Support

• Hochwertige administrative Unterstützung für den Leiter der Internen Revision, einschließlich proaktiver Kalenderverwaltung, Terminplanung und Priorisierung von Verpflichtungen.
• Als zentrale Koordinationsstelle für eingehende Anfragen fungieren und einen effizienten Kommunikationsfluss innerhalb der Funktion sicherstellen.
• E-Mails, Anrufe und Korrespondenz im Namen des Leiters der Internen Revision verwalten, um zeitnahe Nachverfolgung und Abstimmung zu gewährleisten.
• Vorbereitung und Konsolidierung von Besprechungsmaterialien, einschließlich Agenden, Berichten und Informationsnotizen für wichtige Interessengruppen.
• Organisation von Meetings von Anfang bis Ende, wobei alle Logistik, Dokumentation und Teilnehmerkommunikation nahtlos abgewickelt werden.

Operational Organisation

• Koordination interner und externer Meetings, einschließlich Raumreservierungen, Logistik und erforderlicher Dokumentation.
• Pflege und regelmäßige Aktualisierung interner Kommunikationsplattformen wie dem Abteilungsintranet.
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, einschließlich der Erstellung von Bestellungen, Koordination der Einarbeitung von Auftragnehmern und Verfolgung gelieferter Dienstleistungen.
• Erstellung interner Berichte und Dokumentationen wie Protokolle, Projektupdates und Finanzverfolgungsberichte (z. B. Budgets, Ausgaben, Zeitberichterstattung).

Documentation

• Führung genauer, strukturierter und aktueller Aufzeichnungen in der Abteilung, einschließlich Prüfungsplänen, Berichten, Besprechungsdokumentationen und mitarbeiterbezogenen Informationen.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentenversionierung und sicherer Speicherung gemäß internen Richtlinien und Vertraulichkeitsstandards.
• Unterstützung von Datenmanagementpraktiken, um die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und Anforderungen an Prüfpfade sicherzustellen.

Budget

• Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung des Budgets der Abteilung, um die Kostenkontrolle gemäß internen Richtlinien sicherzustellen.
• Beitrag zu finanziellen Verfolgungs- und Berichtstätigkeiten zur Unterstützung von Transparenz und effektivem Ressourcenmanagement.

Stakeholder Interaction

• Als wichtige Verbindung zwischen der Leitung der Internen Revision und internen sowie externen Interessengruppen fungieren.
• Professionelle Kommunikation entwerfen, überprüfen und verteilen, um Klarheit, Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.
• Eng mit Governance-Gremien und Sekretariaten zusammenarbeiten, um eine reibungslose Koordination und Abstimmung zu gewährleisten.
• Präsentationen, Berichte und formelle Korrespondenz für hochrangige Zielgruppen vorbereiten und bearbeiten.

Travel

• Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und detaillierten Reiseplänen.
• Planung, Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Seminaren und internen Meetings.
• Management von Logistik und Budgets für Veranstaltungen, um eine reibungslose Durchführung und hochwertige Lieferung sicherzustellen.
• Organisation und Koordination von Teamaktivitäten und Abteilungsveranstaltungen zur Unterstützung von Engagement und Zusammenarbeit.

Zusätzliche Anforderungen:

• Hochschulbildung oder gleichwertige berufliche Erfahrung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Verwaltungsmitarbeiter oder ähnlicher Unterstützungsfunktion auf hoher Ebene.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise im Finanzdienstleistungssektor oder einer anderen regulierten Branche.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und komplexe Zeitpläne zu verwalten.
• Kenntnisse in Microsoft Office 365, SharePoint und Teams.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Hohe Diskretion und Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Proaktive, lösungsorientierte und detailorientierte Denkweise.

Zusätzliche Assets:

• Erfahrung mit modernen Kollaborationstools und Prozessoptimierung.
• Kenntnisse in weiteren Sprachen, insbesondere Deutsch.
• Erfahrungen in der Projektkoordination oder Budgetverfolgung.

Sie sind ein hochgradig zuverlässiger und anpassungsfähiger Fachmann, der es genießt, in einem strukturierten, aber dynamischen Umfeld zu arbeiten und hochrangige Stakeholder effizient und professionell zu unterstützen.