Auf einen Blick
- Aufgaben: Proaktive Verwaltung des CIO-Agendas und Organisation von Governance-Meetings.
- Unternehmen: Unabhängige Schweizer Finanzgesellschaft in der Region Lausanne.
- Vorteile: 5 Wochen Urlaub, professionelles Umfeld und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Teamorientierte Atmosphäre mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Alltag eines CIO und trage zur Effizienz bei.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant in einem regulierten Umfeld.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 6500 € pro Monat.
Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.
Executive Assistant au CIO :
- Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux.
- Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion des invitations et production des supports.
- Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.
- Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.
- Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).
- Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes.
- Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.
- Organisation d'événements clés (Investment Days).
Office Management Support Administratif :
- Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance).
- Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).
- Gestion des accès, badges et places de parking.
- Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier).
- Gestion des fournitures et suivi des stocks.
- Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes).
En tant qu'Executive Assistant Office Manager, vous avez le profil suivant :
Expérience :
- Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
- Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
- Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
- Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.
Compétences :
- Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
- Très bon niveau d'anglais et français requis.
- Capacités avancées en production de présentations professionnelles.
- Organisation exceptionnelle et gestion des priorités.
- Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.
- Forte discrétion et sens de la confidentialité.
- Proactivité et capacité d'anticipation.
- Capacité à travailler sous pression avec fiabilité.
- Esprit d'équipe avec autonomie.
Notre client vous offre :
- Un poste permanent dans une entreprise bien établie.
- 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.
- Une ambiance professionnelle et collaborative.
- La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes.
Executive Assistant CIO & Office Manager 70% Arbeitgeber: Michael Page Suisse
Als unabhängige Schweizer Gesellschaft im Finanzsektor bietet unser Unternehmen eine hervorragende Arbeitsumgebung in der Region Lausanne. Wir fördern eine professionelle und kollaborative Atmosphäre, in der Sie nicht nur Ihre Fähigkeiten als Executive Assistant und Office Manager weiterentwickeln können, sondern auch aktiv zur Effizienz unserer täglichen Abläufe beitragen. Mit 5 Wochen Urlaub und einem starken Fokus auf Work-Life-Balance sind wir bestrebt, unseren Mitarbeitern ein erfüllendes und bedeutungsvolles Arbeitsumfeld zu bieten.
