Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CIO und manage das Büro mit einem abwechslungsreichen Aufgabenmix.
- Unternehmen: Schweizer Finanzunternehmen mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, 5 Wochen Urlaub und ein ausgewogenes Arbeitsleben.
- Weitere Informationen: Proaktive und teamorientierte Arbeitsweise in einem anspruchsvollen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Effizienz des Büros und arbeite in einem professionellen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Poste combinant un rôle d'Executive Assistant au CIO et d'Office Manager, assurant un support exécutif (agenda, comités, déplacements) ainsi que la gestion des tâches quotidiennes du bureau. Le poste requiert proactivité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant.
Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.
Missions- Executive Assistant au CIO :
- Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec des réunions et des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion des invitations, production des supports et mise en forme de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.
- Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des dossiers.
- Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (vols, visas, itinéraires, notes de frais).
- Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et suivi des échéances, des projets et des livrables d'événements clés (Investment Days).
- Office Management & Support :
- Supervision des tâches quotidiennes du bureau (accueil, gestion des coursiers).
- Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).
- Gestion des accès, badges et places de parking.
- Support global (gestion des calendriers, réunions internes, traitement du courrier).
- Gestion des fournitures et suivi des étapes liées aux processus d'onboarding (accès systèmes).
En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :
Expérience :- Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
- Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
- Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
- Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.
- Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
- Très bon niveau d'anglais et français requis.
- Capacités avancées en production de documents, organisation exceptionnelle et gestion des priorités.
- Excellentes compétences relationnelles, discrétion et sens de la confidentialité.
- Proactivité et capacité à travailler sous pression avec fiabilité.
- Esprit d'équipe avec autonomie.
Notre client vous offre :
- Un poste permanent dans une entreprise bien établie.
- 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.
- Une ambiance professionnelle et possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des tâches quotidiennes.
Assistant De Direction Et Office Manager Arbeitgeber: Michael Page Switzerland
Unser Unternehmen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten. Mit einer starken Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Eigenverantwortung fördert, profitieren Sie von umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten sowie einem attraktiven Urlaubsanspruch von 5 Wochen, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten. In der malerischen Region Lausanne gelegen, genießen Sie nicht nur eine inspirierende Arbeitsumgebung, sondern auch die Chance, aktiv zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.
