Legal and Finance Assistant 60% - 100%

Als Legal and Finance Assistant, mit Sitz in Lausanne, unterstützen Sie die rechtlichen und finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens im Finanzdienstleistungssektor. Diese vielseitige Position ermöglicht es Ihnen, eng mit der Rechtsabteilung zusammenzuarbeiten, um administrative und operative Aufgaben zu verwalten.

Verantwortlichkeiten

• Administrative Verwaltung und Koordination: Management aller administrativen und organisatorischen Aktivitäten, einschließlich Vorbereitung und Koordination von Meetings, Kalenderverwaltung, Raumreservierungen, Agenda-Vorbereitung sowie Überwachung von Fristen und Maßnahmen. Verwaltung der Korrespondenz, Nachverfolgung von Rechnungen, Korrekturlesen und Formatieren von Dokumenten sowie Verfassen von Briefen und administrativen Dokumenten. Organisation und Strukturierung elektronischer und physischer Dokumentation mit der Implementierung und Verbesserung effizienter Ablagesysteme, insbesondere im Rahmen von Projekten zur Digitalisierung von Dokumenten. Koordination der Teilnahme an Konferenzen, Schulungen und beruflichen Veranstaltungen, einschließlich Registrierungsmanagement, Terminplanung und administrativer Nachverfolgung. Erstellung, Harmonisierung und Aktualisierung von Dokumentvorlagen und Kommunikationsmaterialien gemäß den Unternehmensstandards.
• Rechtliche Unterstützung: Vorbereitung und Koordination der für interne Kontrollen, Audits und regulatorische Überprüfungen erforderlichen Dokumentation, Sammlung von Informationen aus verschiedenen Abteilungen. Regulatorische und rechtliche Überwachung, Vorbereitung von Zusammenfassungen und Teilnahme an der Organisation interner Schulungen zu Compliance-Themen. Verwaltung und Nachverfolgung verschiedener jährlicher Erklärungen und regulatorischer Zertifikate, einschließlich Unterschriftsanforderungen und notwendiger Erinnerungen. Aktualisierung und Überwachung von Checklisten, internen Registern und Compliance-Dokumentationen. Beitrag zur Entwicklung, Aktualisierung und Verbreitung interner Richtlinien und Verfahren. Verwaltung des Sekretariats für verschiedene interne Ausschüsse und Koordination der zugehörigen Dokumente.
• Unterstützung der Finanzabteilung: Koordination und Überwachung von Finanzkalendern zur Sicherstellung der Einhaltung von Fristen im Zusammenhang mit Abschlüssen, Audits, steuerlichen Verpflichtungen, regulatorischen Berichten und Managementberichten. Vorbereitung und Aktualisierung von Dashboards, die wichtige Kennzahlen aus verschiedenen Finanzteams konsolidieren. Teilnahme an der Vorbereitung finanzieller Präsentationen für das Management und Governance-Gremien. Administrative Koordination mit externen Prüfern, Bankpartnern und verschiedenen Interessengruppen während der jährlichen Audits. Unterstützung bei der Überwachung funktionsübergreifender Projekte, insbesondere im Zusammenhang mit digitaler Transformation, Informationssystemen und kontinuierlicher Verbesserung finanzieller und operativer Prozesse.

Profil des Kandidaten

• Kaufmännischer Angestellter CFC oder gleichwertige Ausbildung
• Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
• Kenntnisse der neuesten IT-Tools (MS Office Suite, Teams, Onedrive usw.). Kenntnisse über KI-Tools sind von Vorteil
• Erfahrung im Finanz- und Rechtsbereich ist von Vorteil
• Sprache: fließendes Französisch. Deutsch ist von Vorteil
• Genauigkeit und Detailgenauigkeit
• Analytisches und kritisches Denken
• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten
• Vertraulichkeitssinn
• Autonomie, Initiative und Fähigkeit zur Interaktion mit verschiedenen Abteilungen
• Hochorganisierte und flexible Person

Bedingungen und Vorteile

Unser Kunde bietet Ihnen: Eine unbefristete Anstellung in Lausanne mit flexibler Arbeitsbelastung zwischen 60% und 100%; Ein gutes Arbeitsklima im Team; Eine Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten im Finanzdienstleistungssektor weiterzuentwickeln.

Wenn diese Position als Legal and Finance Assistant Ihrem Profil entspricht, zögern Sie bitte nicht, Ihre Bewerbung zu senden.