ASAP - (Senior) Administrative Assistant 80-100% (m/f/d)

Für eine internationale Finanzinstitution mit Sitz in der Schweiz, die in einem komplexen und regulierten Umfeld tätig ist, suchen wir einen erfahrenen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung des Leiters der Internen Revision. Vertrag: 2-Jahres-Vertrag.

Aufgabengebiet

• Executive Support & Coordination: Hochwertige administrative Unterstützung für den Leiter der Internen Revision, einschließlich proaktiver Kalenderverwaltung, Terminplanung und Priorisierung von Verpflichtungen. Zentraler Koordinationspunkt für eingehende Anfragen, um einen effizienten Kommunikationsfluss zu gewährleisten. Verwaltung von E-Mails, Anrufen und Korrespondenz im Namen des Leiters der Internen Revision, um zeitnahe Nachverfolgung und Abstimmung sicherzustellen. Vorbereitung und Konsolidierung von Besprechungsmaterialien, einschließlich Agenden, Berichten und Informationsnotizen für wichtige Interessengruppen. Organisation von Meetings von Anfang bis Ende, wobei alle Logistik, Dokumentation und Teilnehmerkommunikation nahtlos abgewickelt werden.
• Operational Organisation & Process Support: Koordination interner und externer Meetings, einschließlich Raumreservierungen, Logistik und erforderlicher Dokumentation. Pflege und regelmäßige Aktualisierung interner Kommunikationsplattformen wie dem Abteilungsintranet. Unterstützung von Beschaffungsprozessen, einschließlich der Erstellung von Bestellungen, Koordination der Einarbeitung von Auftragnehmern und Verfolgung der erbrachten Dienstleistungen. Erstellung interner Berichte und Dokumentationen wie Protokolle, Projektupdates und Finanzverfolgungsberichte (z.B. Budgets, Ausgaben, Zeiterfassung).
• Documentation & Information Management: Pflege genauer, strukturierter und aktueller Aufzeichnungen in der Abteilung, einschließlich Prüfungsplänen, Berichten, Besprechungsdokumentationen und mitarbeiterbezogenen Informationen. Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentenversionierung und sicherer Speicherung gemäß internen Richtlinien und Vertraulichkeitsstandards. Unterstützung von Datenmanagementpraktiken, um die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und Anforderungen an Prüfpfade zu gewährleisten.
• Budget & Governance Support: Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung des Budgets der Abteilung, um die Kostenkontrolle gemäß internen Richtlinien sicherzustellen. Beitrag zu finanziellen Verfolgungs- und Berichtstätigkeiten zur Unterstützung von Transparenz und effektivem Ressourcenmanagement.
• Stakeholder Interaction & Communication: Schlüsselverbindung zwischen der Leitung der Internen Revision und internen sowie externen Interessengruppen. Entwurf, Überprüfung und Verteilung professioneller Kommunikation, um Klarheit, Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Enge Zusammenarbeit mit Governance-Gremien und Sekretariaten, um eine reibungslose Koordination und Abstimmung zu gewährleisten. Vorbereitung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und formeller Korrespondenz für hochrangige Zielgruppen.
• Travel & Event Management: Koordination nationaler und internationaler Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und detaillierten Reiseplänen. Planung, Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Seminaren und internen Meetings. Verwaltung von Logistik und Budgets für Veranstaltungen, um eine reibungslose Durchführung und hochwertige Lieferung sicherzustellen. Organisation und Koordination von Teamaktivitäten und Abteilungsveranstaltungen zur Unterstützung von Engagement und Zusammenarbeit.

Anforderungsprofil

• Hochschulbildung oder gleichwertige berufliche Erfahrung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Verwaltungsmitarbeiter oder ähnlicher Unterstützungsfunktion auf hoher Ebene.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise im Finanzdienstleistungssektor oder einer anderen regulierten Branche.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und komplexe Zeitpläne zu verwalten.
• Kenntnisse in Microsoft Office 365, SharePoint und Teams.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Hohe Diskretion und Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Proaktive, lösungsorientierte und detailorientierte Denkweise.

Zusätzliche Assets

• Erfahrung mit modernen Kollaborationstools und Prozessoptimierung.
• Kenntnisse in weiteren Sprachen, insbesondere Deutsch.
• Erfahrungen in der Projektkoordination oder Budgetverfolgung.

Vergütungspaket

Sie sind ein hochgradig zuverlässiger und anpassungsfähiger Fachmann, der es genießt, in einem strukturierten, aber dynamischen Umfeld zu arbeiten und hochrangige Stakeholder effizient und professionell zu unterstützen.

Kontakt

Referenznummer: JN- #J-18808-Ljbffr