Executive Assistant 100% Asap

Unser Kunde ist ein führendes globales Kosmetikunternehmen, bekannt für seine ikonischen Marken und den hochwertigen Kundenservice. Mit einer Präsenz in über 150 Ländern kombiniert das Unternehmen Kreativität, Innovation und Inklusivität, um die Zukunft der Kosmetik zu gestalten. Diese Position ist in der Travel Retail-Abteilung angesiedelt und bietet die Möglichkeit, eng mit der Unternehmensführung in einem dynamischen, internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten.

Beschreibung

• Organisieren von Meetings, Konferenzgesprächen und komplexen Reisevorbereitungen über globale Zeitzonen hinweg zur Unterstützung der Manager.
• Koordinieren, Vorbereiten und Durchführen interner und externer hochrangiger Veranstaltungen, einschließlich Offsites der Unternehmensführung und Top-to-Top-Meetings mit Einzelhändlern.
• Unterstützen der Kommunikation und Abstimmung zwischen regionalen und globalen Geschäftseinheiten, Konsolidierung von Updates und Nachverfolgungen für die Führungsebene.
• Sicherstellen der Einhaltung von rechtlichen, steuerlichen und prüfungsbezogenen Dokumentationsprozessen, einschließlich Überprüfung und Archivierung von Verträgen und sensiblen Dokumenten.
• Verwalten und Nachverfolgen von Unterschriften und Genehmigungen für eine hohe Anzahl zeitkritischer Dokumente, die interne und externe Stakeholder betreffen.
• Als Vertreter der Führungskräfte agieren, einschließlich Bereitstellung von elektronischen Unterschriften während Abwesenheiten und Koordination in deren Namen.
• Pflegen klarer und strukturierter Dokumentationsarchive, die für die Rechtsabteilung, Finanzen und kommerzielle Teams zugänglich sind.
• Unterstützen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Zusammenarbeit mit HR und IT für die ordnungsgemäße Einrichtung.
• Abrechnen von Ausgaben und Verwalten von Beschaffungsabläufen der Abteilung.
• Beitragen zu unternehmensweiten Diversitäts- und Engagementinitiativen im Rahmen interner Arbeitsströme.

Profil

• Abschluss eines Bachelorstudiums oder gleichwertig; ein Hintergrund in Betriebswirtschaft oder Geisteswissenschaften ist von Vorteil.
• Über 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, im operativen Bereich oder in Koordinationsrollen in einem globalen Umfeld.
• Fließend in Englisch, fortgeschrittene Kenntnisse in Spanisch und Deutsch werden als großer Vorteil angesehen.
• Technikaffin und sicher im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel und PowerPoint); Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Fähigkeit zur Priorisierung unter Druck und ausgeprägte Detailgenauigkeit.
• Diskret und professionell im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erfahren im Management internationaler Reisen, hochkarätiger Veranstaltungen und Kalenderkoordination.
• Ein starker Kommunikator mit einer proaktiven, serviceorientierten und kooperativen Einstellung.

Stellenangebot

Eine Rolle mit hoher Wirkung im Zentrum einer globalen Organisation, die enge Kontakte zur Unternehmensführung, internationale Zusammenarbeit und die Möglichkeit bietet, Prozesse zu gestalten, die strategische Geschäftsziele unterstützen. Ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld gedeiht und es genießt, Struktur mit Einfluss zu kombinieren.