Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Büro und unterstütze das Management in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Schnell wachsendes, international anerkanntes Unternehmen in Genf.
- Vorteile: Zentrale Rolle, internationale Klienten und ein professionelles Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Fließend in Französisch und Englisch ist ein Muss.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und Teamkoordination erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Join a dynamic company where you will play a key role and combine team leadership with executive support.
Firmenprofil
Our client is a fast‑growing and internationally renowned company based in Geneva. With a steadily increasing client base and a strong international clientele, the company is expanding its administrative team to support its continued growth and ensure an exceptional experience.
Aufgabengebiet
As an Executive Assistant / Office Manager, you will play a central role in ensuring the smooth day‑to‑day operations of the office. You will act as the key coordination point between managers, administrative staff, and clients, while also providing high‑level executive support.
- Office & Front Desk Management
- Überwachung der Empfangsoperationen und Sicherstellung eines hohen Standards der Kundenempfang
- Verwaltung einer komplexen und dynamischen Terminplanung für mehrere Stakeholder
- Koordination von Kundenterminen, einschließlich einer hohen Anzahl internationaler Kunden
- Sicherstellung eines reibungslosen Kundenflusses und optimaler Agenda-Nutzung
- Aufrechterhaltung einer professionellen und einladenden Umgebung zu jeder Zeit
- Team Coordination
- Überwachung und Koordination eines Teams von Teilzeitmitarbeitern
- Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben im Sekretariatsteam
- Sicherstellung einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams
- Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Implementierung von Best Practices
- Executive & Administrative Support
- Bereitstellung von exekutiver/persönlicher Unterstützung für den CEO
- Verwaltung von Kalendern, einschließlich internationaler Veranstaltungen
- Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben, Korrespondenz und Dokumentation
- Hilfe bei interner Koordination und ad-hoc Projekten
- Operational Support
- Beitrag zur Strukturierung und Optimierung administrativer Prozesse
- Unterstützung bei grundlegenden HR- oder buchhaltungsbezogenen administrativen Aufgaben, wenn nötig
- Sicherstellung von Vertraulichkeit und Einhaltung der Datenschutzstandards
Anforderungsprofil
A Successful Executive Assistant / Office Manager Should Have:
- Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, Empfangsüberwachung, exekutiver/persönlicher Assistenz
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, komplexe Zeitpläne zu verwalten
- Erfahrung in der Koordination von Teams (direkte oder indirekte Aufsicht)
- Komfortables Arbeiten in einem schnelllebigen und wachsenden Umfeld
- Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten; selbstbewusst und serviceorientiert
- Fließend in Französisch und Englisch (verpflichtend)
- Starke administrative und Koordinationsfähigkeiten
- Gute Kenntnisse der Bürosoftware (MS Office, Planungssysteme)
- Grundkenntnisse in Buchhaltung oder HR sind von Vorteil
Vergütungspaket
Eine Schlüsselrolle in einem dynamischen und wachsenden Umfeld
Exposition gegenüber einer internationalen Kundenbasis
Ein kollaboratives und professionelles Arbeitsumfeld
Wenn Sie ein zweisprachiger Fachmann sind, der nach einer lohnenden Rolle als Executive Assistant sucht, ermutigen wir Sie, sich noch heute zu bewerben!
Executive Assistant / Office Manager Arbeitgeber: Michael Page
Unser Kunde ist ein schnell wachsendes und international renommiertes Unternehmen mit Sitz in Genf, das seinen Mitarbeitern eine dynamische Arbeitsumgebung bietet. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einer Schlüsselrolle zu arbeiten, die Teamführung mit exekutiver Unterstützung kombiniert, während Sie Teil eines engagierten Teams sind, das sich auf kontinuierliches Wachstum und hervorragenden Kundenservice konzentriert. Die Unternehmenskultur fördert Zusammenarbeit und Professionalität, und es gibt zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung in einem internationalen Umfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant / Office Manager erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant / Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Team – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar im Unternehmen tätig sind. Empfehlungen können dir helfen, die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen zu gewinnen und deine Chancen auf ein Vorstellungsgespräch zu erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und seine Kultur. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zur ausgeschriebenen Stelle passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gut vorbereitet bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Wir bei StudySmarter haben eine benutzerfreundliche Plattform, die dir hilft, deine Bewerbung schnell und einfach einzureichen. So kannst du sicherstellen, dass deine Unterlagen direkt an die richtigen Leute gelangen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem dynamischen Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Betone deine Erfahrungen:Stell sicher, dass du relevante Erfahrungen hervorhebst, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wenn du bereits in der Büroorganisation oder im Teammanagement gearbeitet hast, erzähl uns davon – das ist genau das, was wir suchen!
Struktur ist alles:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen schnell zu erfassen.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page vorbereitet
✨Mach dich mit dem Unternehmen vertraut
Informiere dich über die Firma und ihre Kultur. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe, was sie von anderen abhebt. So kannst du im Interview gezielt auf deren Werte eingehen und zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Executive Assistant oder Office Manager unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Zielen des Unternehmens sind immer gut!
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass dein Outfit dem professionellen Umfeld entspricht. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck. Denke auch daran, während des Interviews freundlich und selbstbewusst aufzutreten – das ist besonders wichtig in einer Rolle, die viel Kundenkontakt erfordert.
