Executive Assistant to GM

Über unseren Kunden: Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.

Stellenbeschreibung:

• Executive Support
  • Verwaltung des Kalenders des General Managers, um eine effektive Priorisierung von Meetings, Terminen und geschäftlichen Verpflichtungen sicherzustellen.
  • Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visa, Transport und Reiseplänen.
  • Vorbereitung von Meeting-Agenden, Präsentationen, Berichten, Informationsdokumenten und Korrespondenz.
  • Screening und Verwaltung eingehender Kommunikation, um zeitnahe Antworten und Nachverfolgungsmaßnahmen sicherzustellen.
  • Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchster Diskretion.
• Meeting & Event Coordination
  • Organisation interner und externer Meetings, einschließlich Vorbereitung von Materialien, Meeting-Logistik und Nachverfolgungsmaßnahmen.
  • Teilnahme an Meetings nach Bedarf, Protokollführung und Verfolgung von Aktionspunkten bis zur Fertigstellung.
  • Koordination von Führungstreffen, Managementausschüssen und Geschäftsüberprüfungen.
  • Unterstützung bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen, Kundenmeetings, Off-Sites und Besuchen von Führungskräften.
• Stakeholder Management
  • Als wichtige Schnittstelle zwischen dem General Manager und internen/externalen Stakeholdern fungieren.
  • Aufbau effektiver Beziehungen zwischen Abteilungen und externen Partnern.
  • Förderung der Kommunikation und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung wichtiger Geschäftsinitiativen.
• Business & Administrative Support
  • Vorbereitung von Berichten, Präsentationen, Dashboards und Executive Summaries.
  • Überwachung von Fristen und Sicherstellung der Nachverfolgung strategischer Projekte und wichtiger Ergebnisse.
  • Unterstützung bei der Budgetüberwachung, Ausgabenverwaltung und Rechnungsbearbeitung, wo erforderlich.
  • Pflege genauer Ablagesysteme und Geschäftsdokumente.
  • Unterstützung bei Aktivitäten zur Unternehmensführung und Dokumentenmanagement.
• Project Coordination
  • Unterstützung strategischer Initiativen durch Verfolgung von Meilensteinen, Fristen, Risiken und Maßnahmen.
  • Koordination funktionsübergreifender Projekte und Sicherstellung der Abstimmung zwischen den Stakeholdern.
  • Überwachung des Fortschritts und Vorbereitung von Statusupdates für die Führungsebene.

Der erfolgreiche Bewerber:

• Qualifikationen & Erfahrung
  • Bildung: Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Gastgewerbe oder gleichwertige Erfahrung.
  • Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Senior Administrative Assistant, der Führungskräfte auf Executive-Ebene unterstützt.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen und schnelllebigen Umfeld.
  • Erfahrung in multinationalen Organisationen ist sehr wünschenswert.
• Fähigkeiten & Kompetenzen
  • Technische Fähigkeiten: Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
  • Starke Präsentations- und Dokumentenvorbereitungsfähigkeiten.
  • Erfahrung mit ERP-, Ausgabenmanagement- und Kollaborationstools ist von Vorteil.
• Persönliche Eigenschaften
  • Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
  • Starke Detailgenauigkeit und Engagement für Qualität.
  • Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Hoher Grad an Professionalität, Integrität und Vertraulichkeit.
  • Proaktiv, lösungsorientiert und belastbar unter Druck.
  • Starke Multitasking- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Sprachen
  • Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich.

Was wird angeboten:

• Vollzeitstelle.
• 1 Tag Homeoffice pro Woche.