Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die täglichen Büroabläufe und koordiniere interne Meetings und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Globales Pharmaunternehmen mit einem respektierten Ruf in Basel.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, hohe Eigenverantwortung und enge Zusammenarbeit mit Führungsteams.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern und Karriereentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte ein professionelles Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Mehrjährige Erfahrung im Office Management und fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 75000 € pro Jahr.
Über unseren Kunden
Für ein globales Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Office Manager (m/w/d).
Stellenbeschreibung
- Verwaltung der täglichen Büroabläufe und Sicherstellung eines effizienten administrativen Prozesses
- Koordination von Büroeinrichtungen, Wartung, Arbeitsplatzmanagement und Lieferantenbeziehungen
- Primärer Ansprechpartner für externe Dienstleister, Gebäudeverwaltung und Lieferanten
- Organisation interner Meetings, Workshops, Führungsbesuche und Unternehmensveranstaltungen
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Führungskräfte und Abteilungsleiter nach Bedarf
- Koordination von Reisevorbereitungen, Unterkunftsbuchungen und Meeting-Logistik
- Verwaltung von Bürobudgets im Zusammenhang mit Verbrauchsmaterialien, Einrichtungen und Verwaltungsdiensten
- Überwachung der Bestellung und des Bestandsmanagements von Büromaterialien, Catering und Ausrüstung
- Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Verträgen und Archivierungsprozessen
- Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeiter und Hilfe bei mitarbeiterbezogenen Verwaltungsaufgaben
- Koordination mit globalen Teams und Stakeholdern in mehreren Ländern und Zeitzonen
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Büroprozesse und Implementierung von Best Practices
- Sicherstellung einer professionellen, organisierten und einladenden Umgebung für Mitarbeiter und Besucher
Der erfolgreiche Bewerber
- Mehrere Jahre Erfahrung in einer administrativen, Büroverwaltungs-, Executive Assistant- oder ähnlichen Rolle
- Frühere Erfahrung in der Pharma-, Lebenswissenschafts-, Gesundheits- oder stark regulierten Branche ist stark bevorzugt
- Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind unerlässlich; Französisch wird als Vorteil angesehen
- Exzellente organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten mit einer proaktiven und lösungsorientierten Denkweise
- Starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten
- Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und konkurrierende Prioritäten effektiv zu managen
- Hohe Diskretion, Professionalität und Aufmerksamkeit für Details
- Serviceorientierte Persönlichkeit mit einem praktischen Ansatz und einer positiven Einstellung
- Erfahrung in der Koordination externer Anbieter und im Management von Büroeinrichtungen
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office 365, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams
Was wird angeboten
- Eine senior und hochsichtbare Unterstützungsrolle im Büro innerhalb einer angesehenen Pharmaorganisation
- Ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten mit erheblichem Maß an Autonomie und Eigenverantwortung
- Gelegenheit, eng mit Führungsteams und internationalen Stakeholdern zusammenzuarbeiten
Office Manager (m/w/d) 80-100% Arbeitgeber: Michael Page
Michael Page ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Zürich nicht nur ein attraktives Vergütungspaket bietet, sondern auch ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld, das die persönliche und berufliche Weiterentwicklung fördert. Die Unternehmenskultur legt großen Wert auf Teamarbeit und Vielfalt, was es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Fähigkeiten in der Vermögensverwaltung optimal einzubringen und zu erweitern, während sie bedeutende Beziehungen zu wohlhabenden Kunden aus der Golfregion aufbauen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) 80-100% erhalten könnten
✨Nutze die Branchenevents!
Schau dir lokale Pharma-Messen und Konferenzen an. Diese Events sind perfekt, um Kontakte zu knüpfen und von den neuesten Trends in der Branche zu erfahren. Außerdem hast du die Chance, direkt mit Vertretern von Michael Page zu sprechen!
✨Engagiere dich in Fachgruppen!
Such nach Online-Communities oder Foren, die sich auf Pharma spezialisiert haben. Hier kannst du dein Wissen zeigen und dir einen Namen machen. Wenn du Fragen oder interessante Diskussionen teilst, könnte das sogar das Interesse von Michael Page wecken!
✨Sei proaktiv bei Kurzzeitjobs!
Wenn es um befristete Stellen geht, ist Timing alles. Halte Ausschau nach aktuellen Ausschreibungen und sei schnell mit deiner Bewerbung. Diese Positionen können oft schnell besetzt werden, also warum nicht direkt auf unserer Website nachschauen?
✨Nutz deine Hochschule!
Wenn du noch studierst oder gerade frisch graduiert hast, vergiss nicht, die Karriereplattform deiner Uni zu nutzen. Viele Pharmaunternehmen, wie Michael Page, schalten dort spezielle Praktika oder befristete Stellen für Studenten und Graduierte!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) 80-100% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Fokussier dich auf deinen pharmazeutischen Background:Wenn du dich für die befristete Stelle bei Michael Page als Office Manager (m/w/d) 80-100% bewirbst, solltest du deinen pharmazeutischen Werdegang richtig zur Geltung bringen. Ein starkes Fundament an relevantem Wissen und praktische Erfahrungen in der Branche können entscheidend sein. Liste spezifische Projekte oder Praktika auf, die zeigen, dass du fit für das Fachgebiet bist!
Zeig deine Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit:Da es sich um eine befristete Anstellung handelt, ist es besonders wichtig zu zeigen, dass du bereit bist, schnell zu lernen und dich anzupassen. In deinem Motivationsschreiben kannst du Beispiele anführen, wie du in der Vergangenheit einen schnellen Lernerfolg erzielt hast oder flexibel auf Veränderungen reagiert hast. Das überzeugt Michael Page von deinem Potenzial!
Belege deine Kenntnisse mit relevanten Zertifikaten:In der Pharmaindustrie sind spezifische Qualifikationen oft ein Pluspunkt. Wenn du Zertifikate oder Schulungen hast, die deine Fachkenntnisse belegen, solltest du diese unbedingt in deinen Unterlagen erwähnen. Das zeigt, dass du die nötigen Standards kennst und auch einhältst!
Keine Scheu vor Fachsprache:Nutze die Fachsprache der Pharmaindustrie in deinem Lebenslauf und Bewerbungsschreiben! Das hilft nicht nur, deine Erfahrung zu unterstreichen, sondern zeigt auch dein Engagement für das Feld. Gestalte deine Unterlagen so, dass sie thematisch zu Michael Page passen und deine Kenntnisse hervorheben. Und vergiss nicht: Bewerbungen über unsere Website haben immer Vorrang!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page vorbereitet
✨Vertrautheit mit regulatorischen Anforderungen
In der pharmazeutischen Industrie sind regulatorische Richtlinien ein großes Thema. Mach dich mit den wichtigsten Vorschriften wie GxP (Good Practice) vertraut, damit du in deinem Interview mit Michael Page zeigen kannst, dass du die Bedeutung für den Entwicklungsprozess verstehst.
✨Falls verfügbar: Praktische Beispiele
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, können Beispiele aus vorherigen Praktika oder Projekten besonders hilfreich sein. Bringe spezifische Erfahrungen mit, bei denen du relevante Fähigkeiten wie Laborarbeit, Datenauswertung oder Teamarbeit in der Forschung gezeigt hast. Das untermauert deine Lernbereitschaft und Praxisnähe.
✨Softskills im Interview betonen
Die Pharma-Branche legt großen Wert auf Teamarbeit und Kommunikation. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du im Team gearbeitet hast oder Konflikte gelöst hast. Überlege dir, wie diese Fähigkeiten bei der Arbeit bei Michael Page nützlich sein könnten.
✨Begriffe und Technologien auffrischen
Bei einem Interview in der Pharma-Branche, sei es für eine befristete Stelle oder nicht, kann es sein, dass du mit spezifischen Technologien und Tools konfrontiert wirst. Mach dich mit gängigen Softwarelösungen wie LIMS (Laborinformationen-Management-System) vertraut, um bei technischen Fragen souverän auftreten zu können.
