Team Assistenz Wiesbaden (m/w/d)

Michels Trenchless GmbH in Wiesbaden ist Teil der familiengeführten Michels Group of Companies aus Brownsville, Wisconsin, mit 8.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von ca. 4 Milliarden USD. Michels plant und baut (großangelegte) Projekte für die Energieinfrastruktur der Zukunft und verpflichtet sich, die sichersten und zuverlässigsten Lösungen für die wachsenden Energie- und Infrastrukturbedürfnisse der Welt bereitzustellen.

Wir suchen einen erfahrenen, proaktiven Fachmann zur Unterstützung unseres Führungsteams und zur Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts in unserem Büro. Der ideale Kandidat hat etwa fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, gedeiht in einem schnelllebigen Umfeld und ist in der Lage, hochvolumige Kalender, E-Mails und konkurrierende Prioritäten zu verwalten.

• Executive Assistant (50%)
  • Bereitstellung von hochwertiger administrativer Unterstützung für die Geschäftsführung, einschließlich komplexer Kalenderverwaltung, Koordination von Meetings und Reisevorbereitungen.
  • Verwaltung hoher E-Mail-Volumina, Priorisierung, Kennzeichnung und Nachverfolgung nach Bedarf, um zeitnahe Antworten und einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherzustellen.
  • Als vertrauenswürdiger Partner agieren, indem Bedürfnisse antizipiert, Probleme proaktiv gelöst und Führungskräfte unterstützt werden, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.
  • Koordination der internen und externen Kommunikation im Namen der Führungskräfte, um Professionalität und Klarheit sicherzustellen.
• Büromanagement (50%)
  • Überwachung der täglichen Büroabläufe, um ein reibungsloses, organisiertes und einladendes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.
  • Verwaltung von Büromaterialien, Ausrüstung und Facility-Bedürfnissen, einschließlich Wartung, Lieferungen und Raumplanung.
  • Als zentrale Anlaufstelle für Büroanbieter, Lieferanten und Gebäudeverwaltung fungieren.
  • Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, einschließlich Verteilung, Protokollierung und Koordination mit Kurierdiensten.

• 3-5+ Jahre Erfahrung in einer ähnlichen, anspruchsvollen EA-Rolle in einem relevanten, schnelllebigen professionellen Umfeld.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Druck zu bewältigen, effektiv zu multitasken und in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
• Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
• Selbstbewusster, direkter Kommunikator, der die Prioritäten des Executives bei Bedarf vertreten und schützen kann.
• Proaktiv, zuverlässig und in der Lage, Vertraulichkeit und Professionalität jederzeit aufrechtzuerhalten.
• Kenntnisse in Microsoft 365, einschließlich Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint.
• Vertrautheit mit Adobe-Tools (z.B. Acrobat) und fundierte Kenntnisse in SharePoint und anderen Kollaborationsplattformen.

In unserem Standort in Wiesbaden erwartet Sie ein internationales Team von deutschen und US-Kollegen. Wir arbeiten eng zusammen, schätzen unterschiedliche Perspektiven und pflegen eine offene, kollegiale Atmosphäre, in der Sie sich schnell willkommen fühlen.

• Wir bieten die Möglichkeit, flexible Arbeitszeiten zu vereinbaren, einschließlich der Option, von zu Hause aus zu arbeiten, sowie 30 Tage Jahresurlaub.
• Überdurchschnittliche Vergütung.
• Dynamische und kreative Arbeitsatmosphäre, in der Ideen und Vorschläge geschätzt werden.
• Zusammenarbeit an innovativen und spannenden Projekten in einem familiengeführten Unternehmen.
• Vielfältige Aufgaben in einem internationalen Team sowie die Möglichkeit zur beruflichen und persönlichen Entwicklung.
• Respektvolle und wertschätzende Zusammenarbeit, begleitet von flachen Hierarchien.
• Gelegenheit zur beruflichen Weiterentwicklung.