Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Vertragsverwaltung und Rechnungsstellung.
- Unternehmen: Internationaler Auftragnehmer mit einem dynamischen Büro in Darmstadt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Gelegenheit für Karrierewachstum in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Proaktive Einstellung, gute Kommunikationsfähigkeiten und MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir arbeiten an einer fantastischen Gelegenheit, für einen großen internationalen Auftragnehmer in ihrem Büro in Darmstadt zu arbeiten. Als Unterstützung im Büroadministrationsteam sind Sie verantwortlich für:
- Vertragsverwaltung: Vorbereitung finanzieller Daten für Kunden, Verarbeitung von 'Bestätigungen & Rechnungen' im SAP-System des Kunden, Vorbereitung/Konsolidierung und Verfolgung von Kundendokumenten wie Finanzberichten, Protokollen, Arbeitszeittabellen (usw.), Verwaltung/Verarbeitung von Arbeitszeittabellen, Koordination von Kunden-RfOs, Verfolgung und Nachverfolgung von Governance-Anforderungen (z.B. Urlaubsbuchungen, Serco Essentials-Training, Trainingsplan), BERs, Bearbeitung von Überstundenanträgen.
- Rechnungslegung und -bearbeitung: Vorbereitung von Verkaufsrechnungen (unter Verwendung von SOUT) und Gutschriften (in SAP), Versand von Verkaufsrechnungen an Kunden (per E-Mail-Anhang oder im Kundensystem), Unterstützung von RTR während der Monatsabschlussvorbereitungen für nicht fakturierte Einnahmen.
- Unterstützung bei Angeboten: Ausfüllen von Stellenbeschreibungen für die Rekrutierung usw.
- Allgemeine Unterstützung: Unterstützung der täglichen Vertragsverwaltungsaktivitäten in Deutschland, allgemeine Bürokommunikation und Unternehmensvertretung, Organisation und Verwaltung des Empfangsbereichs und des Büros, einschließlich Bürobedarfsmanagement, Empfang und Betreuung unserer Gäste und Kunden, Beschaffungsmanagement einschließlich Qualitätsbewertungen, Ausgabenverfolgung und Berichterstattung sowie Erstellung von Bestellungen für Büromaterial und Hardware, Bestellung und Verwaltung von Mobiltelefonen, Verwaltung von Firmenwagen, Bearbeitung und Protokollierung eingehender und ausgehender Korrespondenz, z.B. Post, Rechnungen, Liefernotizen, Hochladen von Dokumenten in Docusign.
Erfolgreicher Kandidat: Glauben Sie, dass Sie der Kandidat sind, den wir suchen? Sehen Sie unten, welche Erfahrungen oder Kenntnisse Sie mitbringen sollten:
- Die Position erfordert eine proaktive Person mit hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, einem akribischen Auge fürs Detail und einer praktischen Mentalität. Da die Position mit dem deutschen Managementteam zusammenarbeitet, ist es wichtig, ein guter Teamplayer zu sein.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich.
- Computerkenntnisse und gute MS Excel- und Word-Kenntnisse (Microsoft 365) sind für die Position erforderlich.
- Sie sollten über einen guten Bildungshintergrund sowie über nachweisliche Erfahrungen in einer administrativen Assistenz- oder ähnlichen Rolle verfügen.
- Ein gewisses finanzielles/geschäftliches Verständnis und entsprechende IT-Kenntnisse in Kombination mit der Fähigkeit, schnell zu lernen und neue Dinge zügig zu verarbeiten, sind wichtiger als der berufliche/bildungstechnische Hintergrund.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung für die Position.
Support Office Administartor Arbeitgeber: Micro IT Global
Unser Unternehmen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt und umfassende Sozialleistungen bietet, sondern auch eine inspirierende Arbeitsumgebung in Bremen, die Innovation und Teamarbeit fördert. Mit einem klaren Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildungsmöglichkeiten, insbesondere im Bereich Export Compliance, schaffen wir eine Kultur des Wachstums und der Zusammenarbeit. Zudem unterstützen wir Umzüge, um sicherzustellen, dass neue Talente sich schnell in unser dynamisches Team integrieren können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Support Office Administartor erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von Micro IT Global zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Support Office Administartor mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei Micro IT Global bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Micro IT Global vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
