Executive Assistant - (18 Month - Fixed Term Contract)

Sind Sie leidenschaftlich daran interessiert, Führungskräfte zu unterstützen und strategische Initiativen in der Organisation voranzutreiben? Verfügen Sie über außergewöhnliche organisatorische, kommunikative und problemlösende Fähigkeiten? Blühen Sie in einer dynamischen, schnelllebigen und kollaborativen Umgebung auf? Wenn ja, könnten Sie der perfekte Kandidat für die Rolle des Executive Assistant bei Microsoft sein.

Als Executive Assistant bieten Sie hochrangige administrative Unterstützung für den Sales Enablement & Operations (SE&O) Lead / COO und den Global Partner Solutions (GPS) Lead und fungieren als vertrauenswürdiger Partner und Berater für beide. Sie verwalten komplexe Kalender, koordinieren Reisevorbereitungen, organisieren Meetings und Veranstaltungen und gehen mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret um. Außerdem arbeiten Sie mit internen und externen Stakeholdern zusammen, nutzen Ihr umfangreiches Netzwerk und unterstützen die Business Support-Community.

Diese Position ist eine Vollzeitstelle mit einer festen Laufzeit von 18 Monaten.

• Zu glauben, dass die Fähigkeiten jedes Einzelnen durch Bildung, Training, Lernen und harte Arbeit verbessert werden können, mit einem Fokus darauf, besser zu werden, anstatt gut zu sein.
• Multitasking zu betreiben und die Richtung in Reaktion auf ein schwankendes, manchmal mehrdeutiges Arbeitsumfeld zu ändern.
• Rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, gesundes Urteilsvermögen auszuüben und mit Integrität und Professionalität zu arbeiten.
• Selbstmotiviert und unabhängig zu sein mit hervorragenden Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
• Solide Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten zu besitzen.
• Bedürfnisse zu priorisieren und vorherzusehen, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.
• Über eine nachgewiesene Erfolgsbilanz in Bezug auf Verantwortlichkeit, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und eine positive Einstellung zu verfügen.
• Ein starker Teamplayer zu sein, der Antrieb und Initiative zeigt und einen positiven und professionellen Ansatz hat.
• Eine Leidenschaft und den Antrieb zu teilen, um unser Mitarbeitererlebnis einfach, aufschlussreich und vertrauenswürdig zu gestalten.

• Unabhängige Kalenderverwaltung einschließlich Planung und Kontrolle von kurzfristigen und langfristigen Terminen nach Priorität.
• Unabhängige Reiseplanung und zeitnahe Spesenabrechnung.
• Vorbereitung der wöchentlichen Leadership Team-Meetings in enger Zusammenarbeit mit dem Segment Business Manager.
• Kommunikation über abteilungsrelevante Themen im Team.
• Budgetverwaltung für Team-Offsites.
• Zwischengenehmigung des PO-Prozesses, Abschluss und Rechnungsprüfung.
• Lieferantenerstellung oder -reaktivierung.
• Vorbereitung und Unterstützung aller bevorstehenden Geschäfts- und Kundenmeetings.
• Koordination und Vorbereitung von Präsentationen, z.B. für monatliche Town Hall-Meetings.
• Überwachung von Compliance-Prozessen und -richtlinien innerhalb der Abteilung.
• Unterstützung der Managementteams in administrativen Prozessen und Richtlinien.
• Unabhängige Identifizierung, Initiierung und Verwaltung von Verwaltungsprojekten.
• OPEX (Betriebsausgaben) Controlling.
• Vorbereitung und Protokollierung wesentlicher Inhalte sowie Nachverfolgung der wichtigsten Maßnahmen und nächsten Schritte für die Führungsteams.
• Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Projekten.
• Verwaltung des Marketingmusterlagers.
• Unsere Kultur und Werte verkörpern.

• Mindestens einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich oder gleichwertige Jahre an Erfahrung in entsprechenden Rollen.
• Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Gruppenadministration, Projektmanagement oder Geschäftsoperationen.
• Nachgewiesene Problemlösungsfähigkeiten und starke Detailgenauigkeit.
• Hoher Grad an Unabhängigkeit.
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Vertraulichkeit und Loyalität.
• Nachgewiesene Fähigkeit, die Richtung in Reaktion auf sich ändernde Arbeitssituationen zu ändern.
• Fähigkeit, Arbeitsstile und Perspektiven unterschiedlicher Personen zu berücksichtigen.
• Fähigkeit, die eigene Arbeit und Ressourcen zu priorisieren, um Projekte rechtzeitig abzuschließen und Routineprobleme effektiv zu lösen.
• Kenntnisse in MS Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und unserem Copilot-Stack.
• Fließend in Deutsch und Englisch.

Microsoft ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. In Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erhalten alle qualifizierten Bewerber unabhängig von Alter, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Hautfarbe, Familien- oder medizinischer Pflegezeit, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, genetischen Informationen, Einwanderungsstatus, Familienstand, medizinischem Zustand, nationaler Herkunft, körperlicher oder geistiger Behinderung, politischer Zugehörigkeit, geschütztem Veteranen- oder Militärstatus, Rasse, Ethnie, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), sexueller Orientierung oder einer anderen durch geltende lokale Gesetze, Vorschriften und Verordnungen geschützten Eigenschaft Berücksichtigung für eine Anstellung.